Hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Hỗ trợ người dùng quản lý các thông tin hạch toán liên quan đến tài sản, công cụ dụng cụ hay doanh thu/chi phí trả trước; hỗ trợ tính toán khấu hao theo nhiều phương thức khác nhau; kiểm soát lịch sử của tài sản,…

i. Khai báo tài sản hình thành

Để khai báo/hình thành tài sản, người dùng có nhiều cách để thao tác:

        • Cách 1: Khai báo thủ công:

• Bước 1: Truy cập đường dẫn Kế toán >> Tài sản - CCDC >> Quản lý TS/CCDC >> Tài sản.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở giao diện tạo mới tài sản.

• Bước 3: Nhập các thông tin của tài sản:
  + Tên tài sản: bắt buộc nhập.
  + Mã tài sản: bắt buộc nhập.
  + Giá trị thực:

  • Giá trị thực: có thể tự nhập hoặc lấy theo giá trị bút toán mua. 

  • Ngày sử dụng: mặc định ngày hiện tại.

            + Giá trị hiện tại:

• Bước 4: Kích nút LƯU, hệ thống ghi nhận tài sản ở trạng thái Nháp.
  
  • Cách 2:  Xuất hình thành tài sản sử dụng chức năng Phiếu xuất khác:

  • Các thao tác tạo phiếu xuất khác tương tự như các bước đã trình bày tại mục 4.4.1. Trong quá trình thao tác, người dùng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đối với các khoản là doanh thu chưa thực hiện, người dùng khai báo trong menu Kế toán >> Tài sản - CCDC >> Quản lý TS/CCDC >> Doanh thu chưa thực hiện.

• Đối với các khoản là chi phí trả trước, người dùng khai báo trong menu Kế toán >> Tài sản - CCDC >> Quản lý TS/CCDC >> Chi phí trả trước.

ii. Khấu hao định kỳ

Để thực hiện tính toán khấu hao cho tài sản, người dùng có thể thực hiện bằng 2 cách:

• Cách 1: Kích nút XÁC NHẬN để chuyển trạng thái của tài sản sang Đang chạy.

+ Hệ thống tính toán các tháng và giá trị khấu hao theo cấu hình của tài sản và hiển thị thông tin này ở mục Bảng khấu hao ở trạng thái Nháp.

+ Đối với các tài sản có ngày bắt đầu khấu hao là ngày đã qua, sau khi tính toán khấu hao xong, người dùng cần chủ động vào ghi sổ các bút toán khấu hao cho các tháng cũ.

• Cách 2: Kích nút TÍNH KHẤU HAO.

Hệ thống tạm tính giá trị khấu hao các kỳ theo thông tin cấu hình của tài sản và hiển thị thông tin này ở tab Bảng khấu hao ở trạng thái Nháp.

Trong đó: Giá trị khấu hao/kỳ = Giá trị tính khấu hao/n

+ Đối với các tài sản được cấu hình cố định ngày khấu hao, số kỳ khấu hao = n + 1.

>> Giá trị khấu hao/kỳ = Giá trị tính khấu hao/(n+1).

Trong đó: 

• Giá trị kỳ đầu = Giá trị khấu hao/kỳ - (Giá trị khấu hao từ ngày đầu tháng đến ngày bắt đầu tính khấu hao).

• Giá trị kỳ cuối = Giá trị khấu hao/kỳ + (Giá trị khấu hao từ ngày đầu tháng đến ngày bắt đầu tính khấu hao).

+ Đối với các tài sản được cấu hình fix giá trị khấu hao mỗi tháng, số kỳ khấu hao = n.

>> Giá trị khấu hao từ kỳ đầu đến kỳ (n-1) = Giá trị khấu hao mỗi kỳ (người dùng nhập).

Giá trị khấu hao kỳ cuối = Giá trị tính khấu hao – Giá trị đã khấu hao (n-1) tháng trước đó.

• Kích vào bản ghi khấu hao: hiển thị thông tin chi tiết khấu hao, ghi bút toán phát sinh.

• Lưu ý: Khi tài sản ở trạng thái Đang chạy, người dùng có thể thực hiện các hành động liên quan như thiết lập về nháp, điều chỉnh tài sản, tạm dừng/tiếp tục khấu hao.

+ Thiết lập về nháp:

• Tại màn hình hiển thị thông tin của tài sản, người dùng kích nút TRỞ VỀ NHÁP: Hệ thống đưa trạng thái của tài sản về Nháp và cho phép điều chỉnh thông tin.

+ Điều chỉnh tài sản (ghi tăng/giảm tài sản):

• Tại màn hình hiển thị thông tin của tài sản, người dùng kích nút ĐIỀU CHỈNH:

Hệ thống mở màn hình điều chỉnh tài sản và cho phép nhập các thông tin:

• Lý do điều chỉnh.

• Ngày.

• Số lần khấu hao.

• Số tiền khấu hao

• Số tiền không khấu hao

• Hệ thống tính chênh lệch = giá trị điều chỉnh – giá trị tính khấu hao cũ.

• Nếu nhập giá trị điều chỉnh lớn hơn giá trị khấu hao cũ của tài sản: hiển thị thêm thông tin ghi tăng tài sản, bao gồm:

• Tài khoản ghi tăng tài sản: mặc định lấy theo tài khoản nguyên giá của tài sản gốc.

• Tài khoản ghi nhận tăng tài sản.

• Tài khoản phân bổ, tài khoản chi phí: mặc định lấy theo tài khoản của tài sản gốc.

• Đối tác: nếu chọn tài khoản ghi nhận tăng tài sản là 331 thì bắt buộc nhập đối tác.

• Tại màn hình điều chỉnh, sau khi nhập đủ thông tin, người dùng kích nút ĐIỀU CHỈNH: hệ thống ghi nhận việc điều chỉnh tài sản.

• Nếu chênh lệch < 0 (giảm tài sản):

  • Cập nhật giá trị tính khấu hao = giá trị điều chỉnh – giá trị không tính khấu hao (nếu có).

  • Giá trị tài sản = giá trị chưa khấu hao.

  • Ghi bút toán giảm tài sản: N6xx/C241,242.

  • Tính toán lại các bản ghi khấu hao chưa chạy.

• Nếu chênh lệch > 0 (tăng tài sản):

• Tại màn hình thông tin tài sản gốc hiển thị thêm trường Tổng giá trị tăng bằng giá trị chênh lệch.

• Tự động tạo mới 1 tài sản con của tài sản gốc với giá mua (nguyên giá) bằng giá trị chênh lệch, các thông số khấu hao lấy theo tài sản gốc, các thông tin hạch toán lấy theo thông tin đã nhập khi điều chỉnh, trạng thái là Đang chạy.

• Giữ nguyên giá trị tính khấu hao của tài sản gốc.

• Cập nhật giá trị tài sản bằng tổng giá trị chưa khấu hao của tài sản gốc và tài sản con.

• Tại mục Mua liên quan của tài sản con gắn bút toán ghi tăng tài sản.

+ Tạm dừng/Tiếp tục khấu hao:

• Tại màn hình hiển thị thông tin của tài sản, người dùng kích nút TẠM DỪNG KHẤU HAO.

• Hệ thống hiển thị màn hình để nhập ngày tạm dừng. Ngày tạm dừng phải lớn hơn hoặc bằng ngày khấu hao gần nhất.

• Kích nút TẠM DỪNG:

  • Trạng thái tài sản chuyển sang Tạm dừng

  • Hệ thống ẩn tất cả bản ghi khấu hao ở trạng thái Nháp, không chạy khấu hao tại các kỳ tiếp theo.

  • Màn hình hiển thị thêm nút TIẾP TỤC KHẤU HAO.

• ​​​​Để thực hiện khấu hao cho tài sản đang tạm dừng, người dùng kích nút TIẾP TỤC KHẤU HAO: hệ thống mở màn hình giống như trường hợp điều chỉnh tài sản. Người dùng thực hiện nhập thông tin sau đó kích ĐIỀU CHỈNH:

+ Hệ thống chuyển trạng thái của tài sản sang Đang chạy.

+ Hiển thị lại các bản ghi tính khấu hao ở trạng thái Nháp.

+ Tiếp tục chạy khấu hao cho các kỳ tiếp theo.

iii. Luân chuyển tài sản

Để thực hiện luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác, người dùng thao tác như sau:

           • Bước 1: Truy cập đường dẫn Kế toán >> Tài sản - CCDC >> Luân chuyển TS/CCDC.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở màn hình phiếu luân chuyển:

• Bước 3: Nhập các thông tin:

+ Bộ phận chịu chi phí: là bộ phận đang giữ tài sản cần luân chuyển.
+ Bộ phận nhận: bộ phận nhận tài sản.
+ Ngày luân chuyển.
+ Danh sách tài sản và số lượng cần luân chuyển.

• Bước 4: Kích LƯU để lưu phiếu ở trạng thái Dự thảo.

• Bước 5: Kích XÁC NHẬN để xác nhận phiếu luân chuyển và chuyển trạng thái sang Hoàn thành. Lúc này khi kiểm tra lại thông tin tài sản, người dùng sẽ thấy hệ thống cập nhật lại các thông tin bộ phận chi phí và lưu lịch sử luân chuyển như hình.

iv. Kiểm kê tài sản

Để thực hiện kiểm kê tài sản tại các bộ phận, người dùng thao tác như sau:

•  Bước 1: Truy cập đường dẫn Kế toán >> Tài sản - CCDC >> Kiểm kê TS/CCDC.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở màn hình phiếu kiểm kê: 

• Bước 3: Nhập các thông tin kiểm kê:

+ Tên đợt/phiếu kiểm kê.
+ Bộ phận chịu chi phí: bộ phận muốn kiểm kê.
+ Ngày kế toán.
+ Ngày kiểm kê.
+ Mục Tài sản bổ sung: Người dùng có thể nhập thêm các thông tin của các tài sản khác thực tế có tại bộ phận kiểm kê nhưng chưa được khai báo trên hệ thống.

• Bước 4: Kích LƯU để lưu phiếu ở trạng thái Dự thảo.

• Bước 5: Kích XÁC NHẬN để xác nhận phiếu, đồng thời lấy ra danh sách tài sản có trong bộ phận đã chọn tại thời điểm kiểm kê.

• Bước 6: Người dùng thực hiện kiểm kê tại bộ phận sau đó kích SỬA và điều chỉnh lại SL thực tế tại phiếu kiểm kê theo đúng với thực tế.

• Bước 7: Sau khi kiểm kê xong, bộ phận phụ trách kích XÁC NHẬN CỦA BỘ PHẬN để xác nhận phiếu kiểm kê. Lúc này, phiếu chuyển sang trạng thái Bộ phận đã xác nhận.

• Bước 8: Người dùng kiểm kê kích nút XÁC NHẬN để hoàn thành kiểm kê.

+ Hệ thống cập nhật số lượng thực tế vào thông tin tài sản tương ứng.

v. Thanh lý tài sản

Hệ thống ERPViet cung cấp cho người dùng 2 hình thức thanh lý tài sản:

• Bán tài sản:

• Bước 1: Trước khi thực hiện bán, người dùng cần tạo bút toán ghi nhận doanh thu N11x/C711,3331 (giá trị thanh lý cho khách hàng).

• Bước 2: Tạo màn hình thông tin tài sản, kích nút BÁN HOẶC TIÊU HỦY >> Chọn hành động Bán.

• Bước 3: Nhập tài khoản lỗ (811) và gắn hóa đơn công nợ khách hàng (bút toán bán tài sản đã tạo ở bước 1). Khi gắn hóa đơn, nếu hóa đơn có nhiều dòng chi tiết, hệ thống sẽ hiển thị thêm trường để chọn chi tiết hóa đơn.

• Bước 4: Kích nút BÁN: 

+ Hệ thống kiểm tra tài sản đang được chọn có tài sản con hay không, nếu có đưa ra cảnh báo không được cập nhật trạng thái nhật ký cho tài sản đã gộp, phải chọn sang tiêu hủy.

+ Sau đó hệ thống tạo bút toán phát sinh ở trạng thái Nháp.

• Ghi nợ tài khoản khấu hao và N811 (giá trị còn lại).

• Ghi có tài khoản giá trị nguyên giá tài sản.

+ Gắn bút toán ghi giảm tài sản vào mục Liên kết giảm và bảng khấu hao.

+ Gắn bút toán bán tài sản vào tài sản.

+ Trạng thái tài sản chuyển sang Đã đóng.
 

• Tiêu hủy tài sản:

• Bước 1: Tạo màn hình thông tin tài sản, kích nút BÁN HOẶC TIÊU HỦY >> Chọn hành động Tiêu hủy.

• Bước 2: Nhập tài khoản lỗ (811).

• Bước 3: Kích nút HỦY: Hệ thống tạo bút toán tiêu hủy ở trạng thái Nháp. 

+ Ghi nợ tài khoản giá trị đã khấu hao và N811 (giá trị còn lại).

+ Ghi có tài khoản giá trị nguyên giá tài sản.

+ Gắn bút toán ghi giảm tài sản vào mục Liên kết giảm và bảng khấu hao.

+ Đối với tài sản có tài sản con: hệ thống sinh thêm bút toán giảm cho tài sản con.

+ Trạng thái tài sản chuyển sang Đã đóng.