Hướng dẫn sử dụng

Chức năng này giúp người dùng phòng mua hàng thực hiện trả hàng cho NCC, quản lý được các đơn trả hàng theo đơn hoặc không theo đơn.

1.7.1. Trả hàng theo đơn

Để thực hiện trả hàng theo đơn, người dùng thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Người dùng vào menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Đơn mua hàng, người dùng chọn những đơn hàng ở trạng thái Đơn mua hàng và có phiếu nhập kho ở trạng thái Hoàn thành.

• Bước 2: Tại phiếu nhập kho, người dùng kích TRẢ HÀNG >> hệ thống hiển thị màn hình thông tin sản phẩm trong phiếu nhập kho.

+ Người dùng nhập số lượng trả vào cột số lượng. Với những sản phẩm không có nhu cầu trả, người dùng kích vào biểu tượng thùng rác để xoá khỏi phiếu trả hàng.

+ Tích vào cột Cập nhật số lượng trên SO/PO nếu muốn cập nhật lại số lượng đã nhận trên đơn sau khi hoàn thành trả hàng, ngược lại nếu không muốn cập nhật thì người dùng bỏ tích.

+ Địa điểm hàng trả lại: hệ thống tự động điền địa chỉ trả hàng cho phiếu trả hàng là địa điểm nhà cung cấp.

• Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng kích TRẢ HÀNG để xác nhận số lượng cần trả lại. Trường hợp không xác nhận thông tin sản phẩm cần trả, người dùng kích HỦY.

• Bước 4: Hệ thống tạo 1 phiếu xuất kho, thông tin của trường Tài liệu gốc là thông tin của phiếu nhập kho.

+ Người dùng kích SỬA và thực hiện nhập số lượng hoàn thành. Đối với các sản phẩm được quản truy vết theo lô/lot, người dùng cần nhập thêm số lô/lot tương ứng của sản phẩm. 

+ Kích nút XÁC NHẬN để xác nhận xuất hàng và chuyển trạng thái phiếu xuất kho sang Hoàn thành. Lúc này hệ thống gắn phiếu xuất kho và đơn hàng và cập nhật lại số lượng nhận trong đơn mua tương ứng nếu trước đó người dùng tích vào “Cập nhật số lượng trên SO/PO”.

• Lưu ý:  Hình thức trả hàng theo đơn sẽ không làm thay đổi công nợ với NCC, vì vậy sau khi trả hành thành công, để giảm công nợ với NCC, người dùng cần thực hiện tạo các hóa đơn âm tương ứng.

1.7.2. Trả hàng không theo đơn

Để trả hàng không theo đơn, người dùng thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Người dùng chọn menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Trả hàng NCC.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở form trả hàng.

• Bước 3: Nhập các thông tin trả hàng:

+ Chọn NCC cần trả hàng.

+ Ngày đặt hàng sẽ lấy ngày thao tác và người dùng có thể sửa.

+ Nhập mã NCC nếu có.

+ Chọn hợp đồng mua hàng nếu muốn trả hàng theo hợp đồng.

+ Tiền tệ sẽ mặc định lấy theo tiền tệ của NCC và người dùng có thể sửa.

+ Nhập thông tin các sản phẩm trả trong tab Sản phẩm: sản phẩm, mô tả, số lượng trả, đơn giá.

+ Nhập các thông tin khác của đơn hàng trong tab Thông tin khác.

• Bước 4: Sau khi nhập xong các thông tin, kích nút LƯU để lưu đơn trả hàng.

• Bước 5: Kích XÁC NHẬN ĐƠN TRẢ để xác nhận trả hàng. Lúc này hệ thống sẽ tạo ra một phiếu xuất kho tương ứng và gắn với đơn hàng.

• Bước 6: Thực hiện xuất kho trả hàng.

+ Người dùng kích vào ô Dịch chuyển để mở phiếu xuất kho tương ứng.

+ Người dùng kích SỬA và thực hiện nhập số lượng hoàn thành sau đó kích XÁC NHẬN để thực hiện xuất kho. Đối với các sản phẩm được quản truy vết theo lô/lot, người dùng cần nhập thêm số lô/lot tương ứng của sản phẩm. Các thao tác này giống với trường hợp trả hàng theo đơn.

• Bước 7: Lên hóa đơn giảm công nợ NCC. Sau khi xuất kho thành công, người dùng thực hiện quay lại đơn trả hàng và kích nút LÊN HÓA ĐƠN để tạo hóa đơn giảm công nợ. Các thao tác trên hóa đơn trả hàng, người dùng làm tương tự như với việc lên hóa đơn tại đơn mua hàng.