Hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Hỗ trợ người dùng thực hiện kiểm kê và quản lý tồn hàng hóa trong một kho hoặc nhiều kho; tự động ghi nhận và xử lý chênh lệch kiểm kê theo các thiết lập ban đầu.

Để tạo một đợt kiểm kê hàng hóa, người dùng thao tác như sau:

• Bước 1: Truy cập đường dẫn Kho vận >> Hoạt động >> Kiểm kê kho. Trên màn hình hiển thị tất cả các đợt kiểm kê đã hoặc đang thực hiện.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở màn hình tạo đợt kiểm kê mới.

• Bước 3: Nhập các thông tin kiểm kê:

+ Mã, tên đợt kiểm kê.

+ Chọn địa điểm kiểm kê. Người dùng được phép chọn 1 hoặc nhiều địa điểm nội bộ đang được quản lý. Nếu không chọn thông tin này, hệ thống sẽ hiểu rằng người dùng muốn kiểm kê tất cả địa điểm.

+ Chọn sản phẩm kiểm kê. Tương tự như với địa điểm, người dùng được phép chọn 1 hoặc nhiều sản phẩm được quản lý. Nếu không chọn thông tin này, hệ thống sẽ hiểu rằng người dùng muốn kiểm kê tất cả sản phẩm có trên hệ thống.

+ Ngày kế toán.

+ Người dùng có thể kích nút Tải tệp tin mẫu để tải về PC file mẫu danh mục sản phẩm, sau đó chỉnh sửa, chọn và tải lên danh sách sản phẩm cần kiểm kê.

• Bước 4: Kích nút BẮT ĐẦU KIỂM KÊ để hệ thống chuyển sang màn hình kiểm kê, lấy ra thông tin và tính toán số lượng tồn kho của các sản phẩm ứng với các địa điểm kho cần kiểm kê theo thông tin đã nhập trước đó. Lúc này, trạng thái của đợt kiểm kê sẽ là Đang thực hiện.

• Bước 5: Thực hiện kiểm kê và cập nhật số lượng kiểm đếm. Có 2 cách để người dùng thao tác tại bước này:

• Cách 1: Kiểm kê thủ công.

+ Người dùng thao tác kiểm đếm số lượng sản phẩm tại các địa điểm kiểm kê, sau đó nhập số lượng kiểm đếm vào cột Đã đếm tại màn hình kiểm kê. Lúc này hệ thống sẽ tự động tính số lượng chênh lệch bằng số lượng đã đếm trừ thực tế.

+ Sau đó kích nút XÁC NHẬN KIỂM KHO để hoàn thành và ghi sổ đợt kiểm kê. Hệ thống chuyển trạng thái đợt kiểm kê sang Hoàn thành.

• Cách 2: Kiểm kê bằng cách quét mã vạch sản phẩm.

+ Để sử dụng được cách này, hệ thống phải được kích hoạt tính năng quản lý mã vạch, sản phẩm có thông tin mã vạch và máy tính được kết nối với thiết bị quét mã.

+ Tại màn hình chính của đợt kiểm kê, người dùng kích vào biểu tượng mã vạch.

+ Hệ thống sẽ hiển thị màn hình kiểm kê theo dạng quét mã vạch.

+ Người dùng sử dụng thiết bị đã kết nối với máy tính, quét vào mã vạch in trên sản phẩm để hệ thống kiểm đếm số lượng sản phẩm.

+ Sau khi kiểm đếm hết sản phẩm có trong danh sách, kích nút XÁC NHẬN để hoàn thành và ghi sổ đợt kiểm kê. Hệ thống chuyển trạng thái đợt kiểm kê sang Đã xác nhận.

• Bước 6: Kiểm tra truy vết các sản phẩm thiếu thừa. Sau khi đợt kiểm kê được hoàn thành, hệ thống sẽ căn cứ vào số lượng chênh lệch để tạo ra và ghi nhận các phiếu nhập/xuất kho tương ứng để cân kho giữa hệ thống và thực tế. Để kiểm tra, người dùng kích vào nút Truy vết trên màn hình chính.

+ Nếu chênh lệch < 0, có nghĩa là thiếu sản phẩm: Hệ thống tạo ra phiếu nhập sản phẩm với số lượng nhập là số lượng chênh lệch, từ địa điểm thất thoát kiểm kê về địa điểm được kiểm kê.

+ Nếu chênh lệch > 0, có nghĩa là thừa sản phẩm: Hệ thống tạo ra phiếu xuất sản phẩm với số lượng xuất là số lượng chênh lệch, từ địa điểm được kiểm kê đến địa điểm thất thoát kiểm kê.

• Bước 7: Kiểm tra hạch toán kho các sản phẩm thiếu thừa. Sau khi đợt kiểm kê được hoàn thành, hệ thống cũng sẽ tạo ra và ghi sổ các bút toán xử lý thiếu thừa tương ứng. Để kiểm tra các bút toán này, người dùng kích vào nút Bút toán kế toán tại màn hình chính.

+ Nếu thiếu sản phẩm: Hệ thống ghi bút toán nhập kiểm kê: có 156x, nợ 138x.

+ Nếu thừa sản phẩm: Hệ thống ghi bút toán xuất kiểm kê: nợ 156x, có 138x.