Chức năng này giúp người dùng quản lý hoạt động bán hàng trên hệ thống, từ đó có thể quản lý được các đơn hàng, doanh thu và khách hàng của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các chính sách bán hàng hợp lý. Để tạo đơn hàng, người dùng thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Người dùng chọn menu Bán hàng >> Các hoạt động >> Đơn bán hàng >> Tạo để mở màn hình đơn hàng.
Bước 2: Nhập các thông tin của đơn hàng:
+ Khách hàng: Nếu khách hàng được chọn có hợp đồng nguyên tắc còn hiệu lực, hệ thống tự động lấy ra thông tin hợp đồng, bảng giá và điều khoản thanh toán theo hợp đồng đã ký. Người dùng vẫn có thể lựa chọn lại các thông tin này.
+ Hợp đồng nguyên tắc đã ký với khách hàng.
+ Ngày báo giá.
+ Mục Chi tiết đơn hàng: kích Thêm sản phẩm để thêm các sản phẩm muốn bán cho khách hàng.
Tip: Tại màn hình bán hàng, người dùng có thể check luôn được số lượng tồn kho của sản phẩm đang được chọn bán bằng cách kích vào biểu tượng chữ i bên cạnh cột số lượng.
Nếu chữ i có màu đỏ có nghĩa là tồn kho sản phẩm không đủ để đáp ứng số lượng bán.
Nếu chữ i có màu xanh có nghĩa là tồn kho sản phẩm đủ để đáp ứng số lượng bán.
+ Mục Sản phẩm tùy chọn: Kích Thêm một dòng để thêm các sản phẩm tùy chọn (gợi ý bán) cho khách hàng. Các sản phẩm này chỉ mang tính chất tham khảo cho khách hàng, không tính vào giá trị của đơn hàng.
+ Mục Thông tin khác: chứa các thông tin về nhóm bán hàng, nhân viên chăm sóc, thông tin lên hóa đơn, giao hàng (kho xuất hàng, ngày giao, chính sách giao hàng) hay các thông tin tham chiếu khác liên quan (chiến dịch, kênh, nguồn,…).
+ Mục Chữ ký của khách hàng: chứa thông tin về chữ ký xác nhận của khách hàng.
+ Mục Chương trình khuyến mại: chứa thông tin về các chương trình khuyến mại được áp dụng cho đơn hàng.
Bước 3: Kích Lưu để lưu đơn hàng trạng thái Báo giá.
Bước 4: Áp dụng chương trình khuyến mại. Người dùng kích nút Áp dụng khuyến mại tại màn hình đơn hàng, tích chọn vào chương trình muốn áp dụng sau đó kích nút Xác nhận để áp dụng chương trình cho đơn hàng.
Chương trình được áp dụng sẽ được hiển thị tại mục Chương trình khuyến mại. Và tại Chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị thêm các dòng khuyến mại.
Nếu không muốn áp dụng chương trình khuyến mại nữa, người dùng kích nút Xóa chương trình khuyến mại.
Bước 5: Xác nhận đơn hàng, kích Xác nhận >> Đơn chuyển sang trạng thái Đơn bán hàng.
Bước 6: Tạo hóa đơn công nợ:
+ Người dùng kích nút Tạo hóa đơn >> chọn hình thức lên hóa đơn để tạo hóa đơn công nợ cho đơn hàng ở trạng thái Nháp.
+ Kích Vào sổ để xác nhận hóa đơn công nợ >> hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã vào sổ.
Bước 7: Xuất kho bán hàng.
+ Người dùng kích vào biểu tượng giao hàng trên đơn hàng để mở phiếu giao hàng của đơn. Lúc này phiếu giao hàng sẽ ở trạng thái Chờ (như hình).
+ Tại phiếu giao hàng: kích nút Kiểm tra khả dụng để kiểm tra xem tại kho đang chọn có đủ hàng để xuất cho khách hàng hay không. Nếu không đủ tồn, phiếu kho vẫn ở trạng thái Chờ. Nếu đủ, phiếu kho sẽ chuyển sang trạng thái Sẵn sàng và các sản phẩm đủ điều kiện xuất đi sẽ được hiển thị tại mục Hoạt động chi tiết như hình.
+ Kích nút Sửa sau đó nhập số lượng Hoàn thành và lưu lại. Người dùng cũng có thể chọn lại số Lô/sê-ri khác của sản phẩm xuất đi nếu cần xuất lô khác.
+ Kích nút Xác nhận để xác nhận xuất hàng >> phiếu xuất kho Hoàn thành.
