Hướng dẫn sử dụng

Chức năng này quản lý tất cả kế hoạch mua hàng mà nhân viên tạo ra, từ đó nhân viên có thể lên kê hoạch mua hàng chính xác nhất.

1. Lập kế hoạch mua hàng.

• Bước 1: Người dùng đi đến menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Kế hoạch mua hàng.

• Bước 2: Kích nút TẠO để mở form thông tin kế hoạch:

• Bước 3: Nhập các thông tin của kế hoạch mua hàng. 

+ Nhập Tên kế hoạch mua hàng, Người tạo, Từ ngày, Đến ngày. Chọn loại Tiền tệ tự động sinh ra Tỷ giá tương ứng (Có thể thay đổi Tỷ giá với phân quyền Kế toán trưởng).

+ Kích Thêm một dòng để nhập sản phẩm, số lượng sản phẩm yêu cầu, đơn giá (dự kiến nếu có)

+ Hoặc kích Tải tệp tin mẫu để tải file excel mẫu sản phẩm.

+ Kích Tải lên tập tin của bạn để nhập thông tin sản phẩm từ file excel tải lên.

+ Kích Tệp tin đính kèm -> Thêm một dòng -> Tệp tin đính kèm để tải các tệp tin đính kèm liên quan đến kế hoạch mua hàng.

• Bước 4: Kích Lưu để lưu lại kế hoạch mua hàng.

• Bước 5: Gửi yêu cầu lên Ban lãnh đạo để phê duyệt. Kích Gửi duyệt. Lúc này kế hoạch mua hàng chuyển sang trạng thái Chờ duyệt.

2. Phê duyệt kế hoạch mua hàng.

Ban lãnh đạo nhận được yêu cầu được gửi lên và thực hiện phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu:

• Kích Duyệt nếu đồng ý duyệt kế hoạch mua hàng. Sau khi phê duyệt, Kế hoạch mua hàng chuyển sang trạng thái Đã duyệt.

• Kích Hủy nếu không phê duyệt kế hoạch mua hàng. Đồng thời hệ thống sẽ yêu cầu nhập lý do từ chối.

Ban lãnh đạo nhập lý do từ chối sau đó kích Xác nhận để xác nhận việc từ chối này. Kết quả sau đó, kế hoạch chuyển sang trạng thái Hủy bỏ.

Đối với các kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt và đang thực hiện nhưng có sự điều chỉnh thông tin, hệ thống cho phép người dùng có thể điều chỉnh và phê duyệt lại kế hoạch. Các thao tác thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Người dùng đi đến menu: Mua hàng >> Đơn hàng >> Kế hoạch mua hàng.

• Bước 2: Chọn kế hoạch mua hàng ở trạng thái Đã duyệt >> Kích Điều chỉnh để chuyển kế hoạch về trạng thái Điều chỉnh và có thể sửa.

• Bước 3: Thực hiện điều chỉnh kế hoạch.

+ Kích vào từng dòng sản phẩm muốn thay đổi, có thể điều chỉnh Số lượng ĐC, Đơn giá ĐC, Ngày ĐC

+ Kích Thêm một dòng để thực hiện thêm sản phẩm trong Điều chỉnh kế hoạch.

+ Kích Xác nhận nếu muốn điều chỉnh kế hoạch mua hàng. Hệ thống sẽ tự động gửi Kế hoạch mua hàng đã điều chỉnh lên Ban lãnh đạo. Khi đó Kế hoạch mua hàng ở trạng thái Điều chỉnh. Lịch sử điều chỉnh sẽ hiển thị trong tab Lịch sử điều chỉnh ở trạng thái Chờ duyệt.

+ Kích Hủy nếu không muốn điều chỉnh kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng vẫn ở trạng thái Đã duyệt và không có thay đổi.

• Bước 4: Ban lãnh đạo phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng. Ban lãnh đạo thực hiện phê duyệt hoặc từ chối tương tự như với các thao tác đã trình bày tại mục trên:

+ Nếu phê duyệt: kế hoạch chuyển sang trạng thái Đã duyệt đồng thời ghi nhận thông tin điều chỉnh vào kế hoạch, lịch sử điều chỉnh cũng được chuyển sang trạng thái Đã duyệt.

+ Nếu không phê duyệt: hệ thống sẽ yêu cầu nhập lý do từ chối; kế hoạch chuyển sang trạng thái Đã duyệt nhưng không ghi nhận thông tin điều chỉnh vào kế hoạch mà giữ thông tin cũ, lịch sử điều chỉnh cũng được chuyển sang trạng thái Từ chối.