Hướng dẫn sử dụng

(b) Các danh mục
(i) Nhà cung cấp
- Mục đích: Để xem thông tin nhà cung cấp đã tạo hoặc tạo mới nhà cung cấp
- Bước 1: Tại màn hình “Mua hàng” bạn kích chọn Mua hàng” trên danh mục chọn đến nhà cung cấp. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhà cung cấp đã tạo.

Phần mềm mua hàng
​​​​​​
- Bước 2: Kích chọn 1 NCC ta có thể xem thông tin chi tiết của NCC đó.

Lưu ý: Trên from của một NCC ta có thể nhìn thấy được lịch sử hẹn gặp nhà cung cấp, đơn mua hàng, hóa đơn nhà cung cấp, sổ cái…Ngoài ra ta có thể nhập thông tin bổ sung vào các trường dữ liệu còn trống.
Trong tab “liên lạc và địa chỉ”: Cho phép thêm một liên hệ trực tiếp (là một cá nhân) đối với nhà cung cấp là một công ty, để tiện trao đổi và làm việc.

Phần mềm mua hàng

- Bước 3: Kích vào “Tạo” để tạo mới NCC

Phần mềm mua hàng ERP
  • Check vào ô “Cá nhân”: Nếu nhà cung cấp là một cá nhân
  • Check vào ô “Công ty”: Nếu nhà cung cấp là một công ty
  • Nhập tên của nhà cung cấp: Đây là trường bắt buộc nhập
  • Nhập các thông tin khác của khách hàng: Địa chỉ, Chức vụ, Điện thoại, Birthday, Fax, Thư điện tử,…
  • Trang web: Nhập trang web của đối tác hoặc công ty
(ii) Bảng giá nhà cung cấp
- Bảng giá nhà cung cấp: Được cấu thành từ đơn mua hàng của nhà cung cấp hoặc các cấu hình mua hàng của sản phẩm. Cho phép người dùng có thể tra cứu được bảng giá của các nhà cung cấp theo từng mặt hàng và thời gian nhất định.
Phần mềm mua hàng ERP - bảng giá nhà cung cấp

Dựa trên thông tin ghi nhận chúng ta có thể gom nhóm để so sánh bảng giá của của các nhà cung cấp tại mỗi giai đoạn khác nhau.

Phần mềm mua hàng

(iii) Báo giá và đơn hàng mua
Đối với quy trình mua hàng nhà cung cấp, hoạt động đầu tiên bạn sẽ tạo một yêu cầu chào giá. Yêu cầu chào giá được xem như một đơn hàng dự thảo được tạo ra và chưa qua bước phê duyệt, nó dựa vào nhu cầu hàng hóa để đưa ra số lượng sản phẩm cần cung ứng và một đơn giá tham khảo để gửi cho nhà cung cấp xác định lại việc cung cấp hàng hóa cho công ty mình
- Bước 1: Để tạo 1 yêu cầu báo giá, bạn vào “Mua hàng” sau đó kích chọn “Yêu cầu báo giá”. Hệ thống hiển thị danh sách yêu cầu báo giá đã tạo.

Phần mềm mua hàng

- Bước 2: Kích “Tạo” hệ thống sẽ hiển thị form nhập thông tin yêu cầu báo giá

Phần mềm mua hàng


NSD cần lưu ý một số vấn đề sau:
  • Chọn nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp để mua sản phẩm, trường hợp nhà cung cấp chưa có trong hệ thống bạn có thể tạo mới  nhà cung cấp
  • Ngày đặt hàng: Thời gian chốt để chuyển báo giá thành đơn hàng
  • Ở tab “sản phẩm”, kích chọn “Thêm một hạng mục” để thêm mới một hoặc nhiều sản phẩm trên cùng một đơn hàng vào nhà cung cấp. Lưu ý bạn có thể chỉnh ngày theo kế hoạch để nhà cung cấp sẽ nhìn thấy được ngày giao hàng dự kiến cho công ty bạn.
Phần mềm mua hàng
 
  • Ở tab “Thông tin khác”
    + Ngày theo kế hoạch: Cho phép nhập ngày dự kiến giao hàng
    + Giao tới: Cho phép lựa chọn kho hàng cần nhập
    + Điều khoản thương mại quốc tế: Cho phép lựa chọn điều khoản thương mại
    + Đại diện mua hàng: Là người lập đơn hàng và chịu trách nhiệm với đơn hàng
    + Điều khoản thanh toán: Cho phép chọn điều khoản thanh toán để thanh toán tiền cho nhà cung cấp
   - Bước 3: Click “Lưu để lưu báo giá vừa tạo, lúc này người dùng click vào Gửi qua mail để xác nhận đàm phán với nhà cung cấp.

Phần mềm mua hàng

- Bước 4: Sau khi đàm phán kết thúc người dùng click vào “xác nhận đơn hàng” để chuyển báo giá thành đơn hàng. Khi báo giá được xác nhận, lúc này hệ thống cho phép nhận sản phẩm, tạo hóa đơn nhà cung cấp.
Lưu ý: Việc cấu hình trong sản phẩm lập hóa đơn nhà cung cấp theo số lượng nhận về hay số lượng trên đơn hàng khi hóa đơn sẽ hiển thị số tiền khác nhau nếu số lượng nhận khác nhu cầu ban đầu


Phần mềm mua hàng

 
(iv) Quản lí hàng sắp về
- Mục đích: Cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được việc hàng sắp về, để xem tiến độ khi nhà cung cấp giao hàng, số lượng cũng như lịch sử nhận hàng của nhà cung cấp

Phần mềm mua hàng ERP

 
(v) Hóa đơn nhà cung cấp
- Cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được hóa đơn nhà cung cấp, lịch sử hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.

Phần mềm mua hàng ERP

Phần mềm mua hàng

 

 

Bài viết liên quan
Khách hàng triển khai ERPViet
Vân Đồn
Hạ Long Port
Vạn Hoa
Golden Gate
Sun Group
VMT Group
Biluxury
Gustavo Gano
Menard Việt Nam
Bà Nà Hills
Hạ Long Park
Asia Park
HBG
Amadora Spa
Thịnh Cường
Sakura Vietnam
Nesta
SIV
Tài Phát
Khang Minh
0964 578 234