Hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Hỗ trợ người dùng quản lý các thông tin hạch toán liên quan đến hoạt động bán hàng như quản lý hóa đơn/công nợ của khách hàng, hóa đơn trả hàng từ khách hàng, quản lý thanh toán, quản lý biên bản xác nhận công nợ khách hàng,…

i. Hóa đơn khách hàng

Để quản lý các hóa đơn mua hàng của khách hàng, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Khách hàng >> Hóa đơn.

• Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả hóa đơn bán hàng cho khách hàng đang có trên hệ thống ở dạng danh sách. 

           Kích vào một bản ghi để xem thông tin chi tiết của hóa đơn.

• Bước 3: Để tạo một hóa đơn kích nút TẠO. Lúc này màn hình hiển thị giao diện tạo mới hóa đơn.

• Bước 4: Người dùng nhập các thông tin chính của hóa đơn:

+ Khách hàng.
+ Mã phiếu.
+ Ngày hóa đơn.
+ Chọn các điều khoản thanh toán.

• Bước 5: Nhập chi tiết hóa đơn: Tại chi tiết hóa đơn, kích Thêm một dòng và nhập các thông tin:

+ Sản phẩm.
+ Tài khoản (tự động lấy ra tài khoản doanh thu được cấu hình trong nhóm sản phẩm của sản phẩm được chọn).
+ Bộ phận (nếu có).
+ Tài khoản phân tích (nếu có).
+ Số lượng.
+ Giá sản phẩm tự lấy theo bảng giá của khách hàng được chọn, tuy nhiên nếu có sự thay đổi, người dùng vẫn có thể chỉnh sửa thành giá khác.
+ Chiếu khấu (nếu có).
+ Thuế (nếu có).

• Bước 6: Kích nút LƯU để lưu thông tin hóa đơn Nháp.

• Bước 7: Kích nút VÀO SỔ để xác nhận và vào sổ hóa đơn. Lúc này hệ thống ghi nhận tăng công nợ cho khách hàng trên hóa đơn.

Lúc này, hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã vào sổ và hệ thống sinh ra các bút toán phát sinh liên quan.

Và ghi sổ nhật ký chung.

ii. Hóa đơn trả hàng.

Để quản lý các hóa đơn trả hàng từ khách hàng, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Khách hàng >> Công nợ âm.

• Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả hóa đơn trả hàng của khách hàng đang có trên hệ thống ở dạng danh sách. 

           Kích vào một bản ghi để xem thông tin chi tiết của hóa đơn.

• Bước 3: Để tạo một hóa đơn trả hàng kích nút TẠO. Lúc này màn hình hiển thị giao diện tạo mới hóa đơn.

• Bước 4: Người dùng nhập các thông tin chính của hóa đơn tương tự như với thao tác khi tạo hóa đơn bán hàng.

• Bước 5: Nhập chi tiết hóa đơn tương tự như với thao tác khi tạo hóa đơn bán hàng.

• Bước 6: Kích nút LƯU để lưu thông tin hóa đơn Nháp.

• Bước 7: Kích nút VÀO SỔ để xác nhận và vào sổ hóa đơn. Lúc này hệ thống ghi nhận giảm công nợ cho khách hàng trên hóa đơn và chuyển trạng thái thành Đã vào sổ.

Các bút toán phát sinh.

iii. Quản lý công nợ khách hàng

Để quản lý công nợ nhà cung cấp, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Khách hàng >> Công nợ khách hàng. Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả khách hàng đang có công nợ với công ty.

• Bước 2: Kích vào một khách hàng để xem thông tin chi tiết công nợ, hóa đơn đã thanh toán và các lần thanh toán của khách hàng đó.

+ Các hóa đơn.

      + Các hóa đơn đã thanh toán.

        + Các lần thanh toán.

• Tương tự như với việc quản lý công nợ nhà cung cấp, tại màn hình quản lý công nợ của khách hàng, người dùng cũng có thể xuất phiếu đối chiếu và xác nhận công nợ của khách hàng bằng cách kích vào các nút tương ứng.

      + Kích nút PHIẾU ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ >> nhập khoảng thời gian muốn đối chiếu >> kích XUẤT EXCEL.

=> Hệ thống tải phiếu đối chiếu tương ứng về PC của người dùng.
 

  
       + Kích nút PHIẾU XÁC NHẬN CÔNG NỢ.

=> Hệ thống tải phiếu xác nhận công nợ tương ứng về PC của người dùng.

iv. Thanh toán của khách hàng

Tương tự với thanh toán cho nhà cung cấp, để thanh toán công nợ của khách hàng, người dùng thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Có 2 cách để người dùng có thể truy cập vào chức năng thanh toán cho nhà cung cấp.

+ Cách 1: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Khách hàng >> Thanh toán của khách hàng và kích nút TẠO.

+ Cách 2: Truy cập vào đường dẫn Kế toán >> Khách hàng >> Công nợ khách hàng , kích vào nhà cung cấp muốn thực hiện thanh toán và kích nút THANH TOÁN.

• Bước 2: Trên màn hình sẽ hiển thị giao diện thanh toán như hình, cho phép người dùng nhập các thông tin thanh toán:

• Đối tác

•  Sổ nhật ký tài khoản.

• Tổng thanh toán.

• Ngày kế toán.

• Ngày tài liệu.

• Chọn loại thanh toán là Thanh toán của KH

• Người nộp

• Địa chỉ

• Diễn giải

• Các thông tin khác như bộ phận, Khoản mục phí, Đối tượng THCP.

• Chọn nhân viên kinh doanh. Thao tác này giúp hệ thống xác định nhân viên được hưởng doanh số, phục vụ cho việc thống kê doanh số kinh doanh.

• Bước 3: Lựa chọn loại phân bổ: tương tự như đối với thanh toán cho nhà cung cấp, thanh toán của khách hàng cũng có 2 lựa chọn:

+ Thanh toán thủ công:

• Khi chọn hình thức thanh toán thủ công, Hệ thống sẽ lấy ra các hóa đơn cần thanh toán của nhà cung cấp đó. 

• Người dùng kích vào thanh toán hết, tổng tiền thanh toán sẽ lấy ra hết số tiền của hóa đơn đó (nếu số tiền hóa đơn < Số tiền chưa đối soát)

• Người dùng có thể nhập số tiền muốn thanh toán cho từng hóa đơn.

+ Thanh toán tự động:

• Khi người dùng chọn thanh toán tự động, hệ thống sẽ tự lấy ra hóa đơn có ngày đến hạn gần nhất để thanh toán.

• Hệ thống sẽ tự động phân bổ tổng tiền cho các hóa đơn.

• Bước 4: Kích nút LƯU để lưu thanh toán ở trạng thái Nháp.

• Bước 5: Người dùng kích XÁC NHẬN để xác nhận thanh toán. Lúc này thanh toán chuyển sang trạng thái Đã được đối soát. 

 Hệ thống tự động đối soát thanh toán với các hóa đơn được thanh toán ở chi tiết và sinh ra một bút toán như hình.