Hướng dẫn sử dụng

Sau khi đã lập xong đơn hàng ở trạng thái Y/C báo giá, người dùng sẽ tiến hành xử lý đơn hàng bằng cách thao tác sau:

• Tại màn hình đơn hàng, kích nút GỬI QUA EMAIL để mở form gửi mail gửi yêu cầu báo giá cho NCC.

Tại đây, hệ thống sẽ tự động lấy ra thông tin của NCC có trong đơn hàng vào mục người nhận, gợi ý nội dung mail theo mẫu đã có sẵn và gắn báo giá dạng PDF vào mail. Người dùng có thể sửa hay bổ sung các thông tin này nếu muốn. Sau đó kích nút GỬI tại màn hình gửi mail để tiến hành gửi mail này cho NCC và chuyển trạng thái đơn hàng sang Y/C báo giá đã được gửi. Người dùng vẫn có thể sửa lại đơn hàng và gửi lại email cho NCC đến khi nào đạt được sự thống nhất với nhau.

Sau khi NCC đã gửi lại báo giá theo yêu cầu và đã được thống nhất giữa 2 bên, người dùng kích nút XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG để thực hiện xác nhận và chuyển trạng thái đơn hàng sang Đơn mua hàng. Tại bước này, hệ thống có 2 hướng xử lý đối với 2 trường hợp mua hàng nhập khẩu và mua hàng nội địa.

1.6.1. Đơn hàng nhập khẩu (được tích vào Là nhập khẩu)

Đối với đơn hàng nhập khẩu, sau khi đơn hàng được xác nhận, trên màn hình sẽ hiển thị nút SHIPMENT/PACKING LIST cho phép người dùng tạo các shipment (đợt hàng về) liên quan đến đơn hàng này.

Các thao tác:

• Bước 1: Người dùng kích nút SHIPMENT/PACKING LIST để mở form tạo Shipment/packing list.

• Bước 2: Nhập các thông tin:

+ Các đơn mua hàng: tự động lấy đơn hàng đang thao tác. Người dùng cũng có thể thêm các đơn hàng khác nếu chúng về cùng đợt và cùng NCC.

+ Ngày xuất dự kiến.

+ Thông tin Packing list bao gồm các thông tin: Shipper/Exporter, Notify Party, Port of Loading, Final Destination, Carrier, No.of Invoice, Date of Invoice, Remarks.

+ Chi tiết Packing list bao gồm các thông tin: Pack/Box, Đơn mua hàng, Sản phẩm, SL đặt mua, SL đã nhận, SL hàng về, đơn vị tính, thông tin kích thước (size, net weight, gross weight, volume), Lot No, ngày sản xuất, ngày hết hạn, ghi chú.

+ Người dùng cũng có thể nhập chi tiết Packing list bằng cách import file theo file mẫu mà hệ thống cung cấp bằng cách:

• Kích Tải tệp tin mẫu để tải file mẫu từ hệ thống về PC.

• Nhập thông tin vào file theo mẫu.

• Kích nút TẢI LÊN TỆP TIN CỦA BẠN và chọn file vừa nhập từ PC.

• Kích nút NHẬP để import dữ liệu từ file vào bảng Chi tiết.

• Bước 3: Kích nút ĐÁNH DẤU VIỆC CẦN LÀM để xác nhận Shipment.

• Bước 4: Khi hàng về, người dùng kích nút HOÀN THÀNH để hoàn thành Shipment, đồng thời hệ thống tạo ra một phiếu nhập kho tương ứng với Packing list đang thao tác.

+ Trong phiếu nhập kho được tạo ra sẽ có đầy đủ các thông tin sản phẩm, số lượng hoàn thành, số lô/lot được lấy từ shipment.

+ Shipment và phiếu nhập kho này sẽ được gắn với đơn hàng để người dùng có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra. Người dùng có thể tạo nhiều shipment cho đơn hàng phụ thuộc vào tình trạng giao hàng từ NCC.

• Bước 5: Nhập kho.

+ Người dùng kích vào phiếu nhập kho được gắn vào đơn hàng hoặc gắn với shipment hoặc kích vào nút NHẬN SẢN PHẨM trên đơn hàng để mở phiếu nhập kho.

+ Kích nút XÁC NHẬN để hoàn thành việc nhập kho.

• Bước 6: Lên hóa đơn công nợ: Sau khi đã hoàn thành việc nhập kho, người dùng thực hiện lên hóa đơn công nợ với NCC.

+ Tại màn hình đơn hàng, người dùng kích nút TẠO HÓA ĐƠN để mở form tạo mới hóa đơn. Trong đó, hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin từ đơn hàng để lên hóa đơn như: NCC, sản phẩm, số lượng, đơn giá, thuế,… và người dùng vẫn có thể chỉnh sửa các thông tin này nếu muốn.

+ Kích nút LƯU để lưu hóa đơn ở trạng thái Nháp. Lúc này hóa đơn mới chỉ được khởi tạo nhưng hệ thống chưa ghi nhận công nợ với NCC.

+ Kích nút VÀO SỔ để xác nhận hóa đơn và chuyển trạng thái sang Đã vào sổ. Lúc này hệ thống ghi nhận tổng tiền hóa đơn vào công nợ với NCC.

+ Hóa đơn cũng sẽ được gắn với đơn hàng để người dùng có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra. Người dùng có thể tạo nhiều hóa đơn công nợ với NCC phụ thuộc vào tình hình nhập hàng thực tế.

+ Hệ thống tự động tính toán và hiển thị số lượng sản phẩm đã nhận dựa vào các phiếu nhập kho hoàn thành và số lượng đã có hóa đơn dựa vào các hóa đơn đã được vào sổ.

1.6.2. Đơn hàng nội địa (không được tích vào Là nhập khẩu)

Đối với đơn hàng nội địa, sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống sẽ tự tạo ra một phiếu nhập kho ở trạng thái Sẵn sàng mà không cần thông qua shipment và gắn vào đơn hàng. Tuy nhiên phiếu này sẽ không có thông tin về số lô/lot và số lượng nhập kho của sản phẩm.

• Bước 1: Nhập kho: Người dùng thực hiện nhập kho qua các thao tác tương tự như với đơn hàng nhập khẩu.

+ Người dùng kích vào phiếu nhập kho được gắn vào đơn hàng hoặc kích vào nút NHẬN SẢN PHẨM trên đơn hàng để mở phiếu nhập kho.

+ Kích SỬA và nhập số lượng hoàn thành. Đối với các sản phẩm được quản truy vết theo lô/lot, người dùng cần nhập thêm số lô/lot tương ứng của sản phẩm. Thực hiện lần lượt: kích vào biểu tượng chi tiết tại mỗi dòng sản phẩm >> kích thêm một dòng và nhập các thông tin số lô/sê-ri, số lượng hoàn thành (người dùng có thể thêm nhiều dòng nếu sản phẩm nhập về có nhiều lô/lot) >> kích XÁC NHẬN.

+ Kích nút XÁC NHẬN để hoàn thành việc nhập kho. 

• Bước 2: Lên hóa đơn công nợ: Sau khi đã hoàn thành việc nhập kho, người dùng thực hiện lên hóa đơn công nợ với NCC bằng cách kích nút TẠO HÓA ĐƠN trên đơn hàng. Các thao tác sau đó tương tự như với bước 6 của đơn hàng nhập khẩu.