Hướng dẫn sử dụng

i. Số dư tài khoản.

Để đổ số dư tài khoản, người dùng thao tác như sau:

• Bước 1: Truy cập danh mục Kế toán >> Cấu hình >> Số dư tài khoản >> Số dư tài khoản. Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả dữ liệu số dư đã được chốt và đổ vào hệ thống.

• Bước 2: Thực hiện nhập số dư tài khoản.

Tại bước này, ERPViet cho phép người dùng nhập số dư bằng 2 cách:

• Cách 1: Nhập thủ công từng đầu tài khoản:

+ Kích nút TẠO để trên màn hình hiển thị dòng nhập liệu.

+ Nhập dữ liệu vào các cột thông tin: tài khoản, nợ, có, đối tác (nếu có), tiền tệ, số tiền theo tiền tệ, bộ phận chịu chi phí (nếu có), khoản mục chi phí (nếu có), tài khoản đối ứng (mặc định là tài khoản nhập số dư ban đầu được cấu hình khi thiết lập công ty), sổ nhật ký (mặc định là sổ nhật ký nhập số dư ban đầu được cấu hình khi thiết lập công ty).

+ Kích nút LƯU để lưu lại thông tin. Hệ thống tự động ghi sổ và sinh ra 1 bút toán tương ứng với thông tin số dư vừa nhập.

• Cách 2: Import số dư tài khoản bằng file excel:

+ Kích nút NHẬP để mở màn hình import dữ liệu.

+ Tạo file excel dữ liệu chốt số dư với mẫu như hình dưới.

+ Kích nút NẠP TẬP TIN >> chọn file dữ liệu đã tạo >> kích OPEN để dữ liệu trong file đổ ra màn hình.

+ Kích nút KIỂM THỬ để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu. Khi hệ thống hiển thị thông báo “Tất cả dường như hợp lệ”, kích NHẬP để nhập dữ liệu vào hệ thống.

+ Dữ liệu được hệ thống tự động lưu lại và sinh ra các bút toán tương ứng.

ii. Số dư công nợ phải trả.

Để đổ số dư công nợ phải, người dùng thao tác như sau:

• Bước 1: Truy cập danh mục Kế toán >> Cấu hình >> Số dư tài khoản >> Số dư công nợ phải trả. Trên màn hình sẽ hiển thị tất cả dữ liệu số dư công nợ đã được chốt và đổ vào hệ thống.

• Bước 2: Nhập dữ liệu số dư công nợ.

Tương tự như với việc đổ số dư tài khoản, tại đây người dùng cũng có thể nhập dữ liệu bằng 2 cách là nhập từng dữ liệu số dư hoặc import bằng file excel.

• Cách 1: Nhập thủ công từng dữ liệu:

+ Người dùng kích nút TẠO để hiển thị dòng nhập liệu.

+ Nhập dữ liệu vào các cột: đối tác (bắt buộc), tài khoản, nợ, có, tiền tệ, số tiền theo tiền tệ, bộ phận chịu chi phí (nếu có), khoản mục chi phí (nếu có), tài khoản đối ứng (mặc định là tài khoản nhập số dư ban đầu được cấu hình khi thiết lập công ty), chọn lại sổ nhật ký là công nợ NCC (hệ thống đang mặc định là sổ nhật ký nhập số dư ban đầu được cấu hình khi thiết lập công ty).

+ Sau khi nhập xong kích nút LƯU để lưu lại thông tin số dư. Hệ thống ghi nhận dữ liệu vừa nhập, đồng thời sinh ra 1 hóa đơn NCC tương ứng để ghi nhận công nợ với NCC đó.

• Cách 2: Import dữ liệu bằng file excel: Người dùng thực hiện các thao tác tương tự như với import số dư tài khoản ở mục (i).

iii. Số dư công nợ phải thu.

Để đổ số dư cônh nợ phải thu, người dùng truy cập danh mục Kế toán >> Cấu hình >> Số dư tài khoản >> Số dư công nợ phải thu và thực hiện các thao tác tương tự như với việc đổ số dư công nợ phải trả (mục ii).

Như vậy chỉ bằng 3 tính năng, chúng ta đã hoàn thành việc chốt và đổ số dư đầu kỳ trên hệ thống ERPViet rồi. Chúc các bạn thực hiện thành công!