Quản lý kỳ vọng của doanh nghiệp trong triển khai ERP

Làm thế nào để quản lý kỳ vọng thực tế?

Cách xác định kỳ vọng thực tế
 

Rất khó để xác định chi phí cần chi trả cho phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Doanh nghiệp không nên cho rằng phần mềm ERP đến từ các nhà cung cấp nhỏ hơn sẽ có giá rẻ hơn so với các nhà cung cấp lớn. Chi phí nhìn chung phụ thuộc vào mức độ tuỳ chỉnh. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không nên cho rằng giải pháp Cloud ERP sẽ rẻ hơn giải pháp On – premises ERP. Ban đầu, Cloud ERP sẽ ít tốn chi phí hơn nhưng theo thời gian, giải pháp này sẽ tốn kém hơn On-premises ERP.

Thời gian triển khai dự án cũng là một trong những yếu tố khó xác định chính xác. Đôi khi, phải mất rất nhiều năm doanh nghiệp mới có thể nhìn thấy được các lợi ích kinh doanh. Giai đoạn lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể mất đến sáu tháng.

Quá trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trở nên khó khăn hơn do ngân sách và thời gian đều không phải là các yếu tố cố định. Trong suốt quá trình triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ trải qua rất nhiều thay đổi không lường trước được. Doanh nghiệp nên lập các khoản dự phòng cho các thay đổi này.

Mặc dù khó dự đoán nhưng một số thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách và dòng thời gian có thể tránh được. Dự trù trước các biến động có thể phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tốt thời gian và chi phí triển khai. Dưới đây là các hoạt động cần đưa vào kế hoạch triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP:

• Định lượng các lợi ích cụ thể mà bạn hy vọng đạt được, chẳng hạn như khả năng hiển thị dữ liệu vào thời gian thực, khả năng xem chéo dữ liệu của các phòng ban chức năng khác, giảm lượng hàng tồn kho, giảm ngày đóng dự án.
• Phát triển chiến lược quản lý dữ liệu tổng thể và chiến lược dịch chuyển dữ liệu
• Tiến hành đánh giá sự sẵn sàng về nguồn lực của tổ chức trước khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
• Phát triển và thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức
• Xác định nhu cầu nhân sự cho từng giai đoạn của dự án, và có thể bổ sung nhân sự bằng các nguồn lực bên ngoài
• Làm việc với những người đứng đầu các phòng ban chức năng để đồng nhất quy trình kinh doanh hiện tại với quy trình trong tương lai và xác định các vấn đề tồn đọng.
• Làm việc với người đứng đầu phòng ban chức năng chính để xác định các yêu cầu và lên lịch trình cho các buổi demo phần mềm quản trị doanh nghiệp
• Tuyển dụng nhân sự từ các phòng ban, đơn vị kinh doanh trong tổ chức để xác định rõ các yêu cầu.
• Hướng dẫn tổ chức các hội thảo để thu thập nhu cầu về hệ thống phần mềm ERP từ nhân sự các phòng ban, hỗ trợ triển khai sát thực tế
• Phân loại thứ tự ưu tiên của các yêu cầu chức năng thành ba loại (bắt buộc, cần có, nên thêm vào)
• Cân bằng nhu cầu tùy biến phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP với chi phí đào tạo
• Hướng dẫn cách sử dụng ERP cho các nhân viên
• Tổ chức các buổi trao đổi định kỳ với nhà cung cấp giải pháp

Tại sao bạn cần đặt ra các kỳ vọng?

Các doanh nghiệp triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thường chỉ tập trung vào công nghệ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thiết lập kỳ vọng thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất chính là con người và quy trình trong quá trình triển khai. Những yếu tố này chắc chắn sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, tiền và nguồn lực.

Doanh nghiệp nên phát triển một mô hình kinh doanh mẫu để hình dung về ROI và lợi ích kinh doanh doanh nghiệp có thể đạt được, thời gian ước tính để có thể nhận thấy lợi ích sau triển khai. Quan trọng nhất, tổ chức cần hiểu tại sao cần triển khai phần mềm  quản trị doanh nghiệp ERP, điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định tốt phạm vi triển khai.

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP