Chìa khóa quản lý thời gian, chi phí, rủi ro khi triển khai ERP

Hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu rằng triển khai phần mềm ERP mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí và nhiều rủi ro. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân và biện pháp phòng tránh để doanh nghiệp của bạn không bị rơi vào cái bẫy nhiều doanh nghiệp khác đang gặp phải.

Theo báo cáo của Panorama năm 2018, 64% các tổ chức triển khai phần mềm ERP chi vượt ngân sách và 79% vượt quá dự kiến trong quá trình triển khai ERP. Cũng theo báo cáo, có đến hơn 50% số doanh nghiệp được hỏi cho biết họ đã trải qua sự gián đoạn sau go-live.

Tin tốt là mặc dù việc triển khai ERP vô cùng khó khăn, nhiều doanh nghiệp vẫn triển khai thành công. Thành công này đến từ quá trình tiếp cận có chiến lược, giúp doanh nghiệp tránh được nhiều cạm bẫy và rủi ro. Dựa trên nghiên cứu năm 2018 và trải nghiệm của Panorama, dưới đây 5 yếu tố hàng đầu - chìa khóa chính giúp doanh nghiệp quản lý thời gian, chi phí, rủi ro trong quá trình triển khai ERP.

1. Liên kết với chiến lược kinh doanh tổng thể 

Sự lệch hướng giữa các tính năng trong hệ thống phần mềm và chiến lược tổng thể của một tổ chức là một trong những thách thức phổ biến nhất - và khó vượt qua nhất – trong quá trình triển khai ERP. Ví dụ, một công ty đang thúc đẩy chuyển đổi số để gia tăng năng lực cạnh tranh với các đối thủ khác. 

Mục tiêu trọng tâm là tập trung vào cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, khi triển khai, doanh nghiệp lại tập trung vào tối ưu và sắp xếp lại các chức năng văn phòng thay vì tập trung vào các cải tiến trải nghiệm của khách hàng. Sự lệch hướng này dẫn đến chi phí dự án cao hơn và kết quả triển khai không đáp ứng được mong đợi của doanh nghiệp.

2. Xác định kỳ vọng thực tế trong quá trình lên kế hoạch triển khai

Các doanh nghiệp thường đặt quá nhiều kỳ vọng vào phần mềm ERP, dẫn tới sự thất bại của dự án ngay từ những ngày đầu tiên. Khi kỳ vọng vượt quá thực tế, doanh nghiệp dễ rơi vào cảm giác thất vọng, dẫn tới tình trạng kém hiệu quả trong phối hợp với đơn vị cung ứng, gia tăng sự nghi ngờ đối với mức độ thành công của dự án. 

Xem thêm: 9 kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam

3. Tập trung vào con người & quản lý thay đổi tổ chức 

Theo Báo cáo ERP 2018 của Panorama, các vấn đề về tổ chức và con người là nguyên nhân chính khiến quá trình triển khai ERP mất nhiều thời gian và tiền bạc hơn dự kiến. Đánh giá và kiểm soát đúng mức sẽ giúp các tổ chức giảm thiểu tối đa chi phí và tránh được nhiều rủi ro trong quá trình triển khai. 

Xem thêm: Triển khai ERP: 5 Lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi

4. Quản lý quy trình nghiệp vụ hiệu quả và mạnh dạn cải tiến quy trình

Một trong những sai lầm lớn nhất (và phổ biến nhất) của doanh nghiệp trong quá trình triển khai phần mềm ERP là chưa thống nhất quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai. Điều này dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình triển khai, ảnh hưởng đến thành công của dự án. 

Đảm bảo rằng, tổ chức của bạn đã làm việc với các chuyên gia tư vấn và các trưởng bộ phận để làm rõ quy trình kinh doanh trước thời điểm chính thức đặt bút ký hợp đồng triển khai ERP. 

5. Quản lý & kiểm soát dự án

Quản lý và kiểm soát dự án kém có thể phá hủy hoàn toàn quá trình triển khai ERP. Để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ, không vượt quá kế hoạch và chạy theo đúng ngân sách, doanh nghiệp cần thực hiện quản lý và kiểm soát tốt các mốc deadline trong quá trình triển khai phần mềm. Theo đó, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần thống nhất được: 

• Nhân sự tham gia triển khai, vai trò trong dự án

• Nhân sự phụ trách quản lý và kiểm soát dự án

• Phạm vi, giai đoạn và timeline dự án sát thực tế

• Xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, rõ ràng để mọi nhân sự đều có thể bám sát và thực hiện được

Mọi doanh nghiệp cần thực hiện đủ và đúng 5 yếu tố cốt lõi trong bài viết, phân chia tỷ trọng để đầu tư thời gian và nguồn lực phù hợp. Ngoài ra để triển khai thành công, doanh nghiệp cần tìm hiểu và quản lý tốt rủi ro, dự đoán và nhận biết tốt vấn đề, đảm bảo minh bạch trong quá trình triển khai,... 

Xem thêm: Dự án ERP là gì? Quy trình triển khai dự án ERP hiệu quả, tránh rủi ro cho doanh nghiệp

Liên hệ hotline 096 4578 234 để nhận tư vấn về quá trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. 

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP