Nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu ERP bằng một câu hỏi rất thực tế: triển khai hết bao nhiêu tiền? Nhưng khi xin báo giá, con số nhận về từ mỗi nhà cung cấp thường chênh nhau đáng kể, vì chi phí triển khai ERP không chỉ gồm tiền phần mềm. Bên cạnh phí sử dụng hoặc bản quyền, doanh nghiệp còn phải tính đến tư vấn triển khai, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, phần cứng và chi phí vận hành sau khi hệ thống đi vào hoạt động, những khoản dễ bị bỏ sót nên thường được gọi là chi phí ẩn. Nếu doanh nghiệp còn muốn phát triển thêm tính năng theo nghiệp vụ riêng, chi phí phát triển phần mềm cũng cần được tính vào ngân sách ngay từ đầu. Bài viết này giúp bạn nhìn rõ các khoản chi, những yếu tố làm chi phí tăng giảm và cách tối ưu ngân sách mà không đánh đổi hiệu quả của dự án.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhu cầu thường tập trung vào một số phân hệ cốt lõi như bán hàng, mua hàng, kho và kế toán, số chi nhánh không nhiều và quy trình tương đối chuẩn. Vì phạm vi hẹp, nhóm doanh nghiệp này thường chọn giải pháp đóng gói hoặc trên đám mây, trả theo tháng hoặc theo năm thay vì bỏ ra một khoản lớn ngay từ đầu. Chi phí khi đó chủ yếu gồm phí sử dụng phần mềm, công khảo sát và cấu hình, chuyển đổi dữ liệu ban đầu và đào tạo người dùng.
ERPViet giới thiệu hướng tiếp cận tích hợp nhiều tính năng trong một giải pháp, giúp tiết kiệm chi phí triển khai và không cần mua bản quyền. Doanh nghiệp có thể xem mức giá theo báo giá ERPViet, trong đó giá được trình bày theo tháng, và đăng ký dùng thử trước khi quyết định. Cách tiết kiệm nhất thường là bắt đầu với vài phân hệ đang cần nhất rồi mở rộng dần khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Xem thêm: Tham khảo bảng giá phần mềm ERP online
Doanh nghiệp lớn thường có nhiều pháp nhân, chi nhánh và phòng ban, quy trình phức tạp, yêu cầu phân quyền chặt chẽ, hợp nhất báo cáo và kết nối với nhiều hệ thống khác. Do phạm vi rộng như vậy, phần chi phí dịch vụ gồm khảo sát, tùy chỉnh, tích hợp, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo diện rộng và quản lý dự án thường lớn hơn đáng kể so với doanh nghiệp nhỏ, và dự án thường kéo dài qua nhiều giai đoạn.
Chia dự án thành từng giai đoạn là cách phổ biến để phân bổ ngân sách theo thời gian và kiểm soát rủi ro. ERPViet từng khởi động triển khai chuyển đổi số giai đoạn 3 cho CTCP Thống Nhất Hà Nội, cho thấy các dự án quy mô lớn thường được triển khai nối tiếp thay vì làm một lần. Vì mỗi doanh nghiệp lớn có yêu cầu riêng, mức chi phí cụ thể nên được xác định sau giai đoạn khảo sát.
Mỗi loại hình doanh nghiệp cần một bộ phân hệ khác nhau. Doanh nghiệp sản xuất thường cần thêm định mức nguyên vật liệu (BOM), lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát chất lượng, trong khi doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ tập trung nhiều hơn vào bán hàng, kho và chăm sóc khách hàng. ERPViet có các dòng sản phẩm riêng cho thương mại, dịch vụ và sản xuất, nên phạm vi và chi phí sẽ khác nhau theo từng dòng.
Quy mô cũng quyết định khối lượng công việc triển khai: số phòng ban, chi nhánh, kho, quy trình phê duyệt và lượng dữ liệu cần chuyển đổi. Quy trình càng phức tạp thì càng tốn thời gian khảo sát, cấu hình và kiểm thử. Doanh nghiệp quan tâm đến mảng sản xuất có thể tham khảo giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất, còn doanh nghiệp phân phối có thể xem giải pháp ERP cho doanh nghiệp phân phối.
Theo thông tin ERPViet công bố, giá phần mềm tăng theo số lượng người dùng cần sử dụng hệ thống, bên cạnh số lượng module được dùng. Đây là biến số dễ thấy nhất trong báo giá, đặc biệt với mô hình thuê bao theo tháng hoặc theo năm, vì chi phí lặp lại đều đặn và cộng dồn theo thời gian.
Người dùng còn kéo theo chi phí gián tiếp như đào tạo, phân quyền và hỗ trợ. Vì vậy, thay vì cấp tài khoản cho tất cả mọi người, doanh nghiệp nên rà soát ai thực sự cần thao tác thường xuyên trên hệ thống, ai chỉ cần xem báo cáo hoặc phê duyệt, rồi trao đổi với nhà cung cấp để chọn cách tính phù hợp nhất cho từng nhóm.
Chi phí dịch vụ gồm tư vấn và khảo sát quy trình, cấu hình hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ sau triển khai và phát triển thêm tính năng nếu cần. Nhiều doanh nghiệp chỉ lên ngân sách cho phần mềm mà quên các khoản này, trong khi chúng thường là phần chi phí khó dự đoán nhất. ERPViet cung cấp các dịch vụ triển khai trọn gói, đào tạo sử dụng và tùy chỉnh theo yêu cầu.
Về phần cứng, doanh nghiệp cần tính máy chủ và hạ tầng mạng nếu tự vận hành hệ thống, cùng các thiết bị đầu cuối. Với nghiệp vụ kho, phân hệ kho của ERPViet hỗ trợ thiết bị cầm tay như PDA và máy quét mã vạch, nên nếu muốn thao tác quét phiếu và mã hàng nhanh, doanh nghiệp cần dự trù thêm khoản này. Mô hình đám mây giúp giảm đáng kể phần đầu tư hạ tầng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho ERPViet
Phí license là khoản trả để được quyền sử dụng phần mềm, có thể tính theo người dùng, theo module hoặc theo gói, và được trả một lần hoặc theo kỳ thuê bao. Với các hệ thống ERP của nước ngoài, ngoài chi phí triển khai doanh nghiệp thường còn phải trả phí tư vấn và tiền bản quyền, nên cần hỏi rõ từng khoản ngay từ khi nhận báo giá.
Khi so sánh, doanh nghiệp nên nhìn vào tổng chi phí qua nhiều năm chứ không chỉ năm đầu: phí gia hạn, phí nâng cấp phiên bản và phí hỗ trợ hằng năm đều ảnh hưởng đến con số cuối cùng. ERPViet giới thiệu lợi thế là tiết kiệm chi phí triển khai, không cần mua bản quyền và doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào đơn vị cung ứng phần mềm.
Có ba hình thức triển khai phổ biến là On-premise, đám mây (Cloud) và kết hợp (Hybrid). On-premise đặt hệ thống tại hạ tầng của doanh nghiệp nên đi kèm chi phí bảo trì, nâng cấp và cần nhân sự IT vận hành. Cloud không đòi hỏi đầu tư phần cứng nên chi phí ban đầu thấp hơn và có thể truy cập từ nhiều thiết bị, còn Hybrid kết hợp cả hai mô hình theo nhu cầu.
Mô hình nào cũng có đánh đổi: On-premise cho quyền kiểm soát cao nhưng đầu tư lớn hơn, Cloud linh hoạt nhưng chi phí thuê bao tăng theo người dùng và module. ERPViet có dịch vụ cho thuê Cloud ERP với lộ trình gồm demo theo nhu cầu, báo giá các gói dịch vụ, đào tạo theo kế hoạch và hỗ trợ triển khai trực tuyến.
Chi phí dễ phình ra khi doanh nghiệp muốn làm tất cả cùng lúc. Cách hiệu quả hơn là liệt kê các quy trình đang gây tốn kém hoặc chậm trễ nhất, phân loại yêu cầu thành bắt buộc, nên có và có thì tốt, rồi triển khai trước những phân hệ giải quyết vấn đề cấp bách. Ngân sách cũng nên có khoản dự phòng cho phát sinh, đồng thời cần sự tham gia của ban lãnh đạo chứ không chỉ bộ phận IT.
ERPViet cung cấp hệ thống nhiều phân hệ, từ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, CRM, kế toán đến nhân sự và dự án, nên doanh nghiệp có thể bắt đầu từ vài phân hệ cần thiết nhất. Trước khi chốt phạm vi, việc đăng ký dùng thử ERPViet giúp bộ phận nghiệp vụ tự đánh giá phân hệ nào thực sự cần.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất ERPViet
Tùy chỉnh phần mềm luôn làm tăng cả chi phí lẫn thời gian triển khai, và các hệ thống ERP viết theo yêu cầu thường có giá khá cao. Nhiều tài liệu về triển khai ERP khuyến nghị theo hướng cải tiến quy trình hiện tại để phù hợp với giải pháp, thay vì sửa hệ thống cho khớp từng thói quen làm việc cũ. Điều này vừa giảm chi phí phát triển phần mềm vừa giúp việc nâng cấp về sau dễ hơn.
Tuy vậy, không phải mọi thứ đều nên dùng chuẩn. Doanh nghiệp nên dành ngân sách tùy chỉnh cho những khâu tạo khác biệt cạnh tranh hoặc đặc thù ngành, và dùng chức năng có sẵn cho phần còn lại. Khi cần phát triển thêm, bạn có thể tham khảo dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và bài viết Lập trình ERP là gì? Tầm quan trọng và các yếu tố cần lưu ý.
Hãy so sánh các báo giá trên cùng một phạm vi công việc, vì hai báo giá có thể chênh nhau chỉ do một bên chưa tính chuyển đổi dữ liệu, đào tạo hay tích hợp. Hợp đồng nên nêu rõ phạm vi, các mốc nghiệm thu, cách xử lý khi phát sinh thay đổi yêu cầu, cùng các khoản như phí hỗ trợ, bảo trì hằng năm và phí tích hợp để tránh chi phí bất ngờ sau go-live.
Với thỏa thuận cấp phép, cần làm rõ loại license, cách tính số người dùng, quyền nâng cấp, thời hạn và điều kiện gia hạn. Doanh nghiệp cũng nên hỏi về quyền truy cập dữ liệu và tài liệu của phần đã tùy chỉnh, để không bị phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị. Đây cũng là điểm ERPViet nhấn mạnh khi giới thiệu giải pháp của mình.
Giải pháp đám mây loại bỏ phần lớn chi phí máy chủ, hạ tầng và nhân sự vận hành hệ thống, nên chi phí ban đầu thấp hơn và dễ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tăng trưởng, đây thường là lựa chọn giúp bắt đầu nhanh mà không phải đầu tư lớn từ đầu.
Tuy nhiên, thuê bao hằng tháng sẽ cộng dồn theo thời gian và tăng theo số người dùng, số phân hệ, nên cần so sánh tổng chi phí sở hữu trong vài năm giữa Cloud và On-premise thay vì chỉ nhìn chi phí khởi điểm. Bạn có thể xem dịch vụ cho thuê Cloud ERP và báo giá ERPViet để tính toán.
Xem thêm: ERP và dịch vụ thuê ngoài (Outsourcing): Giải pháp quản lý toàn diện trong kỷ nguyên số
Nhiều dự án ERP thất bại không phải vì phần mềm mà vì khảo sát nhu cầu chưa kỹ và thiếu sự phối hợp giữa đơn vị cung cấp với đơn vị sử dụng. Khi người dùng không được đào tạo bài bản, họ dễ nhập sai dữ liệu, quay lại làm thủ công hoặc liên tục nhờ hỗ trợ, tất cả đều trở thành chi phí sau triển khai. Đầu tư đào tạo ngay từ đầu thường rẻ hơn nhiều so với việc sửa lỗi về sau.
Quản lý thay đổi gồm việc chọn những người dùng chủ chốt ở từng phòng ban, truyền thông rõ lý do triển khai và có sự cam kết của lãnh đạo. ERPViet có dịch vụ đào tạo sử dụng phần mềm cùng bộ hướng dẫn sử dụng để người dùng làm quen nhanh hơn và giảm phụ thuộc vào hỗ trợ trực tiếp.
Chi phí triển khai ERP là tổng của nhiều khoản: phần mềm hoặc license, dịch vụ triển khai, phần cứng, tùy chỉnh, đào tạo và vận hành sau go-live. Doanh nghiệp càng hiểu rõ từng khoản và các yếu tố làm chi phí thay đổi thì càng dễ so sánh báo giá, đặt ngân sách thực tế và tránh phát sinh. Không có con số chung cho mọi doanh nghiệp, vì mức chi phí phụ thuộc vào quy mô, số người dùng, phạm vi phân hệ và mô hình triển khai.
Nếu bạn đang cần ước tính ngân sách cho dự án, hãy xem báo giá ERPViet, đăng ký dùng thử hoặc liên hệ đội ngũ ERPViet để được tư vấn phương án phù hợp với hiện trạng doanh nghiệp.
| ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI ERPVIET |
| Chuyển đổi số doanh nghiệp với giải pháp công nghệ của IZISolution! Đăng ký ngay để nhận sự tư vấn chuyên sâu, đội ngũ chuyên gia tận tâm của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và khám phá những cơ hội đầy tiềm năng trong thế giới số. ĐĂNG KÝ NGAY |
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Tòa nhà Hoàng Ngọc, Số 4, Ngõ 82, Phố Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
[email protected]
0936 468 469
