Xây dựng đội triển khai ERP thành công

Các tổ chức chọn triển khai ERP vì nhiều lý do, bao gồm cả để tăng năng suất, tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và giảm chi phí. Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể loại bỏ nhiều quy trình dựa trên giấy hoặc bảng tính vì nó cung cấp một bộ công cụ quy trình kinh doanh thống nhất và một cơ sở dữ liệu duy nhất với thông tin từ khắp doanh nghiệp mà mọi người sử dụng.

Nhưng bởi vì một hệ thống ERP ảnh hưởng đến rất nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, việc triển khai phần mềm có thể là một dự án lớn và kéo dài. Việc triển khai thường mất vài tháng và các doanh nghiệp lớn thường mất nhiều thời gian hơn để vận hành, hoạt động. Những sai lầm trong việc lập kế hoạch hoặc thực hiện, chẳng hạn như các mục tiêu hoặc yêu cầu được xác định kém, có thể gây ra sự chậm trễ hơn nữa. Để việc triển khai ERP không kéo dài hoặc thậm chí thất bại, điều quan trọng là phải xây dựng một nhóm triển khai ERP tốt. Dưới đây là những điều bạn cần biết trước khi bắt đầu.

Nhóm triển khai ERP là gì?

Bất kỳ dự án lớn nào cũng đòi hỏi một đội ngũ có kỹ năng, và việc triển khai ERP cũng không ngoại lệ. Một kế hoạch triển khai ERP nên bao gồm một nhóm các thành viên chủ chốt được thu thập từ khắp tổ chức và ở tất cả các cấp độ thâm niên. Điều đó bao gồm giám đốc điều hành, quản lý dự án, chuyên gia từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, người dùng cuối bị ảnh hưởng bởi việc triển khai và nhân viên bộ phận CNTT tham gia vào việc triển khai hoặc tùy chỉnh hệ thống.

Những người này cung cấp thông tin chi tiết về các mẫu người dùng và quy trình kinh doanh cũng như các hỗ trợ thiết thực nhất.

Nhóm triển khai ERP làm gì?

Nói chung, nhóm triển khai ERP có trách nhiệm tuân theo các thực tiễn tốt nhất về triển khai và đảm bảo dự án thành công để hệ thống ERP mới hoạt động như mong đợi. Team tham gia vào dự án ngay từ đầu, giúp chọn một giải pháp phù hợp với các mục tiêu kinh doanh và có thể cung cấp chức năng và khả năng sử dụng mà một tổ chức cần. Nhóm giúp vạch ra các yêu cầu đối với hệ thống ERP, đặt các mốc quan trọng, xác định cách nó sẽ hỗ trợ các quy trình kinh doanh cụ thể và kiểm tra phần mềm mới trước khi đi vào hoạt động.

Điều quan trọng là phải tập hợp đầy đủ nhóm khi bắt đầu dự án, để tất cả các bên liên quan chính có cơ hội được lắng nghe và cảm thấy có trách nhiệm, tạo điều kiện cho việc triển khai thành công ở tất cả các giai đoạn.

Các Thành viên Chính và Trách nhiệm của Nhóm Triển khai ERP

Những người phù hợp trong nhóm triển khai ERP là yếu tố rất quan trọng cho sự thành công của toàn bộ dự án. Mỗi thành viên trong nhóm có những vai trò và trách nhiệm khác nhau đối với việc thực hiện, điều này phải dựa trên lĩnh vực chuyên môn của họ và lượng thời gian họ có thể dành cho dự án. Những trách nhiệm này cần được xác định rõ ràng để mọi người biết ai đang làm gì và không có lỗ hổng trong trách nhiệm.

Nhà tài trợ điều hành

Bởi vì việc triển khai ERP có thể ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh của tổ chức, mọi dự án đều cần một nhà tài trợ điều hành — một người nào đó ở hoặc gần cấp cao nhất của tổ chức, người sẽ chỉ đạo và định hướng chiến lược triển khai. Nhà tài trợ điều hành giúp đánh giá rủi ro và đưa ra kế hoạch hành động, và thường đóng vai trò là người cổ vũ cho công ty và bộ mặt nội bộ của dự án. Trong quá trình thực hiện, nhà tài trợ điều hành nhận được thông tin cập nhật từ người quản lý dự án và đôi khi từ các thành viên cốt lõi trong nhóm.

Nhà tài trợ điều hành thường đưa ra quyết định cuối cùng về dự án, một phần dựa trên thông tin đầu vào từ nhóm thực hiện trong khi vẫn tiếp tục điều chỉnh các nhu cầu kinh doanh của khách hàng. Những quyết định này có thể bao gồm việc có tăng ngân sách dự án hay không, quy trình kinh doanh nào sẽ tự động hóa và có nên thêm hay bớt nhân sự hay không.

Quản lý dự án

Bất kỳ quy trình triển khai ERP nào cũng cần một người chuyên trách đảm bảo đáp ứng các mốc thời gian và dự án nằm trong phạm vi kế hoạch của nó. Người quản lý dự án là người đó. Họ chịu trách nhiệm giữ cho dự án hoạt động trơn tru và trao đổi với nhà tài trợ điều hành và các thành viên trong nhóm về tiến độ và bất kỳ thách thức nào trong quá trình thực hiện.

Người quản lý dự án thường có một số nhiệm vụ. Họ là người chỉ đạo lựa chọn một số nhà cung cấp ERP khác nhau, lên lịch trình bày cho nhóm và tổ chức đánh giá cuối cùng. Họ cũng phối hợp tất cả các bước thực hiện, bao gồm đối chiếu hệ thống với các quy trình kinh doanh và thử nghiệm. Ở mỗi giai đoạn, người quản lý dự án sẽ cập nhật kế hoạch dự án và đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà tài trợ điều hành và các thành viên trong nhóm.

Người dùng cuối

Đôi khi được gọi là siêu người dùng, những người dùng cuối được bao gồm trong nhóm triển khai ERP sẽ nêu lên những mối lo ngại mà bộ phận của họ gặp phải về việc thiết lập hệ thống. Thông thường, họ cũng sẽ khuyến khích áp dụng những tính năng cần thiết vào bộ phận của mình và họ trả lời các câu hỏi phi kỹ thuật từ những người dùng khác về cách sử dụng hệ thống khi nó đi vào hoạt động.

Người dùng cuối cần phải có kỹ năng lãnh đạo để hoàn thành tốt dự án với các đồng nghiệp khác, cũng như kỹ năng kỹ thuật tốt. Họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để đưa ra các mối quan tâm của các bộ phận trong quá trình triển khai và giúp những người dùng khác hiểu hệ thống mới.

Các thành viên cốt lõi trong nhóm đa chức năng

Ngoài người dùng cuối, nhóm sẽ cần các chuyên gia kỹ thuật từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm sản xuất (nếu có liên quan), CNTT và tài chính. Các thành viên trong nhóm này có trách nhiệm giúp thiết kế và cấu hình phần mềm trực tiếp để hỗ trợ các quy trình kinh doanh và xác định các cách để cải thiện các quy trình với hệ thống mới. Họ thường cần tìm hiểu một số khía cạnh kỹ thuật của phần mềm ERP để hiểu rõ hơn về cách nó có thể giải quyết các nhu cầu kinh doanh khác nhau và giúp người dùng giải quyết các vấn đề kỹ thuật.

Nếu tổ chức không sử dụng nhóm dịch vụ của đơn vị cung cấp giải pháp ERP hoặc đối tác bên thứ ba để lãnh đạo việc triển khai, thì thành viên nhóm CNTT cũng sẽ đại diện cho nhân viên CNTT nội bộ chịu trách nhiệm đưa hệ thống vào hoạt động. Điều đó bao gồm việc định cấu hình phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp, cho dù đó là giải pháp ERP đám mây hay ERP tại chỗ. Nếu công ty chọn hệ thống ERP tại chỗ, nhóm CNTT cũng chịu trách nhiệm cài đặt và bảo trì phần cứng và phần mềm.

Người viết báo cáo

Một phần quan trọng làm nên giá trị của hệ thống ERP là khả năng tạo ra các báo cáo phân tích mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Nhóm triển khai ERP thường bao gồm một người viết báo cáo, người tùy chỉnh các báo cáo của phần mềm để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể. Người đó phải phát triển kiến ​​thức chi tiết về các công cụ báo cáo của hệ thống ERP và dữ liệu mà hệ thống lưu trữ.

Trách nhiệm của người viết báo cáo bao gồm phân tích các thủ tục báo cáo hiện có của tổ chức và phát triển các cách để cải thiện chúng bằng giải pháp mới. Họ có thể tiếp tục tham gia vào việc sửa đổi và tạo báo cáo mới sau khi hệ thống hoạt động.

Đối tác triển khai ERP

Các công ty thường sử dụng một đối tác triển khai để xử lý các công việc kỹ thuật liên quan đến việc triển khai hệ thống và đảm nhận một số trách nhiệm của nhóm triển khai ERP. Ví dụ, một đối tác triển khai có thể đóng vai trò là người quản lý dự án và cũng điều phối các khía cạnh kỹ thuật của việc tùy chỉnh và cài đặt hệ thống.

Nói chung, đơn vị cung cấp giải pháp ERP sẽ không đảm nhận mọi vai trò trong nhóm triển khai, nhưng nó có thể dẫn đầu nỗ lực, đảm bảo tuân thủ các mốc thời gian và đảm nhận công việc kỹ thuật đầy thách thức đòi hỏi chuyên môn đặc biệt.

Cách xây dựng nhóm triển khai ERP hoàn hảo

Tóm lại, đây là năm điều cần suy nghĩ khi xây dựng một nhóm triển khai ERP để đảm bảo một dự án thành công:

• Nhận tài trợ điều hành. Một nhà lãnh đạo cấp cao nhất sẽ có giá trị trong việc tập hợp phần còn lại của tổ chức đằng sau việc triển khai ERP.

• Team bao gồm cả người dùng cuối và người dùng đa chức năng trong suốt quá trình triển khai. Điều này sẽ giúp đảm bảo các mối quan tâm của từng bộ phận được giải quyết sớm trong dự án.

• Đảm bảo các thành viên trong nhóm có thời gian để dành cho việc thực hiện. Dự án này sẽ chiếm một khoảng thời gian đáng kể của một số nhân viên, có nghĩa là một số nhiệm vụ khác của họ có thể cần được giao lại.

• Chọn các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và năng lực của họ, không phải chức danh của họ. Thật dễ dàng để chọn các thành viên trong nhóm với các vai trò cấp cao, nhưng nếu một nhân viên cấp dưới hơn có kiến ​​thức và kỹ năng để đóng góp có ý nghĩa vào việc triển khai, họ có thể sẽ phù hợp hơn.

• Xác định rõ ràng các vai trò và trách nhiệm triển khai ERP ngay từ đầu. Bạn sẽ cần thông tin này để chọn các thành viên trong nhóm có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.

Trên đây là các lưu ý khi thành lập đội triển khai ERP. Hãy liên hệ tới đội ngũ chuyên gia ERP IZISolution để trực tiếp trao đổi các giải pháp quản trị doanh nghiệp.