7 mẹo để xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi

Xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức rất quan trọng bởi việc này sẽ quyết định sự thành bại của quá trình chuyển đổi dù lớn nhỏ khác nhau trong cả chặng dài phát triển.

Các loại thay đổi trong tổ chức: Có hai loại thay đổi chính có thể xảy ra trong một tổ chức: tăng trưởng và chuyển đổi. Điều quan trọng là phải hiểu những thay đổi mà công ty của bạn sẽ triển khai.

Thay đổi theo hướng gia tăng

Thay đổi gia tăng dựa trên trạng thái hiện tại và được thực hiện để cải thiện cách thức hiện tại. Mức thay đổi này dễ thực hiện hơn sự chuyển đổi số. Một ví dụ về thay đổi gia tăng là môi trường sản xuất sửa đổi các quy trình vận hành tiêu chuẩn, chẳng hạn như nhân viên sử dụng một công cụ khác trên dây chuyền sản xuất.

Thay đổi chuyển đổi số

Thay đổi chuyển đổi khó thực hiện hơn bởi vì cần có thời gian để thực hiện và thường gặp phải sự không ủng hộ của nhân viên vì tập trung vào thay đổi văn hóa tổ chức và cách thức hoạt động. Một ví dụ về chuyển đổi là công ty trải qua một cuộc xác định lại luồng thông tin của bộ phận.

Kế hoạch quản lý thay đổi là gì?

Kế hoạch quản lý thay đổi là một phác thảo thông báo việc sử dụng các quy trình và công cụ để quản lý phía người thay đổi. Tầm quan trọng của quản lý thay đổi nằm ở chỗ nhân viên của bạn - hoặc người dùng cuối - quyết định sự thành công của dự án.
Một số khía cạnh quan trọng của kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả bao gồm kế hoạch truyền thông, lộ trình tài trợ, kế hoạch quản lý khi triển khai, kế hoạch quản lý việc triển khai, kế hoạch đào tạo. Cụ thể hơn, một kế hoạch quản lý thay đổi cần đáp ứng các mục đích sau:

• Cung cấp một trường hợp để thay đổi
• Tạo điều kiện giao tiếp
• Quản lý các rào cản khi triển khai
• Quản lý việc triển khai
• Hiển thị tiến độ
• Cung cấp cốt thép

➡️ Top xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số sẽ thống trị năm 2020

7 mẹo để xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi

1. Đánh giá kế hoạch thay đổi với các mục tiêu kinh doanh

Điều này rất quan trọng để đảm bảo tính liên kết giữa các thay đổi của tổ chức và các mục tiêu kinh doanh cùng chiến lược kỹ thuật số. Nói cách khác, những thay đổi sẽ hỗ trợ cho các mục tiêu tài chính, chiến lược của doanh nghiệp bạn.

2. Xác định thời gian chặt chẽ

Bạn cần phải xác định chi tiết người đảm nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, thời điểm chuyển đổi, cách thức chuyển đổi với thời gian cụ thể.  Và ai và cái gì sẽ bị ảnh hưởng?

3. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi nên có một mục tiêu duy nhất: để đảm bảo các mục tiêu chuyển đổi rõ ràng và có sự trao đổi giữa ban lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên. Kế hoạch cần nêu rõ các vấn đề sẽ thay đổi cùng nguyên do cần thay đổi.

4. Cần có các buổi đào tạo

Điều quan trọng là cần có các buổi đào tạo cho người quản lý và nhân viên để có thể hiểu các quy trình, công nghệ mới. Việc đào tạo về chuyển đổi như chuyển đổi số hay ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cần có đội ngũ đào tạo bên ngoài có kinh nghiệm.

5. Chọn người quản lý việc thay đổi

Doanh nghiệp cần lựa chọn người quản lý việc thay đổi. Nhà quản trị nên chọn những người trong nhóm quản lý của mình, người luôn ủng hộ các mục tiêu của dự án, là những người giao tiếp rõ ràng và mong muốn chia sẻ một thông điệp tích cực với nhân viên.

6. Đo lường hiệu quả của kế hoạch

Điều quan trọng là xác định KPI quản lý thay đổi mà bạn có thể sử dụng để đo lường hiệu quả liên tục của quy trình quản lý thay đổi.

7. Không nên lo lắng về sự thay đổi

Các nhà quản lý dự án phải nhận thức được sự thay đổi sẽ có tác động đối với nhân viên của họ. Và xây dựng bản kế hoạch quản lý thay đổi kèm các yếu tố về lý trí và tình cảm để giúp nhân viên giảm thiểu lo lắng của nhân viên về sự thay đổi lớn.
Sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu nhân viên làm việc với nhiều năng lượng tích cực, không lo lắng hay áp lực về việc thay đổi lớn để hoàn thành công việc.
Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.

➡️ ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

ERPViet