Các phương pháp triển khai ERP: Chìa khóa thành công cho dự án ERP

Có nhiều phương pháp triển khai ERP khác nhau. Trong đó có bốn phương pháp được sử dụng nhiều nhất gồm: Big bang, Phased rollout, Agile, Parellel. Phương pháp triển khai ERP được xem là chìa khoá thành công của các dự án ERP. Vậy, đâu là phương pháp triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hiểu rõ về ưu/nhược điểm của từng phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn.

A. Tại sao doanh nghiệp cần lựa chọn Phương pháp triển khai ERP phù hợp?

Phương pháp triển khai ERP tạo ra cơ sở vững chắc và thành công cho quá trình chuyển đổi và triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp. Đóng vai trò quyết định trong việc xác định cách mà hệ thống ERP sẽ được triển khai và tích hợp vào môi trường làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Phương pháp triển khai ERP xác định quy trình, thời gian, tài nguyên và cách tiếp cận triển khai. Nó đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và thành công của quá trình chuyển đổi. Phương pháp triển khai chính xác sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất hệ thống, cải thiện quy trình kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Có thể hiểu rõ hơn như sau:

• Tối ưu hóa quá trình chuyển đổi: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng và yêu cầu khác nhau về triển khai hệ thống ERP. Lựa chọn phương pháp phù hợp giúp tối ưu hóa quá trình chuyển đổi bằng cách đáp ứng đúng nhu cầu và mong đợi của doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng: Phương pháp triển khai ERP phù hợp sẽ mang lại tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Doanh nghiệp có thể thay đổi yêu cầu và ưu tiên trong quá trình triển khai, đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

• Giảm thiểu rủi ro: Lựa chọn phương pháp triển khai ERP phù hợp giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển đổi. Phương pháp được điều chỉnh để đảm bảo tính nhất quán, tính chính xác và tính ổn định của hệ thống trong quá trình triển khai, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi hoặc gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.

• Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: Phương pháp triển khai ERP phù hợp giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Bằng cách tận dụng các phương pháp triển khai tối ưu, doanh nghiệp có thể tối đa hóa lợi ích từ hệ thống ERP, cải thiện quy trình kinh doanh và tăng cường năng lực cạnh tranh.

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Lựa chọn phương pháp triển khai ERP phù hợp giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Phương pháp hiệu quả sẽ giúp tối đa hóa sự sử dụng tài nguyên và giảm thiểu thời gian triển khai, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hưởng lợi từ hệ thống ERP mới.

Vậy đâu là phương pháp triển khai phù hợp cho doanh nghiệp? Cùng phân tích từng phương pháp ngay sau đây.

B. Các phương pháp triển khai ERP

I. Phương pháp Big bang

Big Bang là một phương pháp triển khai ERP mà doanh nghiệp chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP trong một lần duy nhất. Thay vì triển khai từng phần hoặc giai đoạn nhỏ, phương pháp Big Bang liên quan đến việc triển khai toàn bộ hệ thống ERP trong cùng một thời điểm.

Trong phương pháp này, toàn bộ quy trình kinh doanh, từ quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý nhân sự, đến quản lý khách hàng, sẽ được chuyển đổi sang hệ thống ERP mới cùng một lúc. Điều này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kế hoạch triển khai cụ thể và tài nguyên đủ lớn để đảm bảo thành công.

Ưu điểm của phương pháp Big bang

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phương pháp triển khai Big Bang là tốc độ triển khai nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể chuyển đổi toàn bộ hệ thống trong một thời gian ngắn, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự hiệu quả. Ngoài ra, việc triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc cũng đảm bảo tính nhất quán và tính tương thích giữa các phần của hệ thống ERP.

Phương pháp Big Bang cũng giúp loại bỏ sự phân mảnh và rào cản thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc triển khai toàn bộ hệ thống ERP cho phép sự tương tác chặt chẽ và chia sẻ thông tin dễ dàng, nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý tổ chức.

Nhược điểm của phương pháp Big bang

Một trong những nhược điểm chính của phương pháp triển khai Big bang đó là rủi ro cao. Việc triển khai toàn bộ hệ thống ERP trong một lần duy nhất đòi hỏi sự chuẩn bị và kiểm soát rủi ro cẩn thận. Nếu không có kế hoạch triển khai tốt, sự cố có thể xảy ra và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Thời gian triển khai cũng có thể là một nhược điểm của phương pháp Big Bang. Việc triển khai toàn bộ hệ thống trong cùng một thời điểm đòi hỏi sự đồng thuận và phối hợp chặt chẽ từ tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc chuẩn bị dữ liệu, huấn luyện nhân viên và đảm bảo sự sẵn sàng của hệ thống có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Phương pháp triển khai ERP Big bang phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phương pháp triển khai Big Bang thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ đến trung bình, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP một cách nhanh chóng và đồng thời.

Ngoài ra, phương pháp này cũng phù hợp cho các doanh nghiệp có sự thay đổi cấu trúc tổ chức hoặc quy trình kinh doanh mạnh mẽ. Đối với những doanh nghiệp muốn tạo ra sự đột phá và sự thay đổi toàn diện, phương pháp triển khai Big Bang có thể là lựa chọn tốt.

Phương pháp này không phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu tính linh hoạt cao. Những doanh nghiệp lớn thường có nhiều phân hệ và quy trình kinh doanh phức tạp, việc triển khai toàn bộ hệ thống trong cùng một thời điểm có thể gây ra sự gián đoạn và khó khăn trong quá trình chuyển đổi.

II. Phương pháp Phased Rollout (Triển khai theo giai đoạn)

Phương pháp triển khai Phased Rollout tiến hành triển khai hệ thống ERP theo từng giai đoạn hoặc phân hạng. Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống trong một lần duy nhất, phương pháp này chia nhỏ quy trình triển khai thành các giai đoạn nhỏ hơn.

Trong mỗi giai đoạn, một phần nhỏ của hệ thống ERP sẽ được triển khai và tích hợp vào môi trường làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Các giai đoạn sau sẽ tiếp tục triển khai các phần khác nhau của hệ thống, cho đến khi toàn bộ hệ thống được triển khai và hoạt động đồng bộ.

Ưu điểm của cách triển khai theo giai đoạn

Phương pháp triển khai Phased Rollout có tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Doanh nghiệp có thể tập trung vào từng phần nhỏ của hệ thống ERP một cách chi tiết và đảm bảo tính ổn định trước khi tiếp tục triển khai các giai đoạn tiếp theo. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và cho phép sự thích ứng trong quá trình triển khai.

Phương pháp Phased Rollout giúp doanh nghiệp tập trung vào các ưu tiên quan trọng nhất và cung cấp giá trị ngay từ những giai đoạn sớm. Việc triển khai từng phần giúp nhân viên và bộ phận quen thuộc và dần dần thích nghi với hệ thống mới, giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc và đảm bảo hiệu suất không bị ảnh hưởng quá nhiều.

Nhược điểm của phương pháp Phased Rollout

Triển khai theo giai đoạn sẽ kéo dài thời gian triển khai. Việc chia nhỏ quy trình triển khai thành các giai đoạn nhỏ hơn có thể kéo dài thời gian triển khai toàn bộ hệ thống ERP. Doanh nghiệp cần kiên nhẫn và quản lý kỹ lưỡng để đảm bảo tính nhất quán và tiến độ đúng hẹn.

Phương pháp triển khai Phased Rollout đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc triển khai từng phần yêu cầu sự hợp tác và thông tin liên tục giữa các bộ phận để đảm bảo tính tương thích và tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.

Phương pháp Phased Rollout phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phased Rollout phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, phức tạp và yêu cầu tính linh hoạt cao. Các doanh nghiệp này thường có nhiều phân hệ và quy trình kinh doanh phức tạp, và việc triển khai toàn bộ hệ thống trong cùng một lúc có thể gây gián đoạn và khó khăn trong quá trình chuyển đổi.

Các doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi từng bước một hoặc có sự thay đổi cấu trúc tổ chức hoặc quy trình kinh doanh lớn cũng có thể cân nhắc lựa chọn phương pháp này. Triển khai từng giai đoạn cho phép sự thích ứng linh hoạt và tạo cơ hội kiểm tra và đánh giá hiệu quả trước khi triển khai toàn bộ hệ thống.

III. Phương pháp triển khai Agile

Phương pháp triển khai Agile tập trung vào việc triển khai theo các giai đoạn ngắn gọi là "Sprints" (chạy nhanh) và tập trung vào sự tương tác và phản hồi liên tục giữa nhóm triển khai và khách hàng. Các giai đoạn triển khai nhỏ được lên kế hoạch và thực hiện theo các chu kỳ ngắn, từ một đến ba tuần, trong đó các tính năng và chức năng mới được phát triển và triển khai.

Phương pháp Agile cho phép doanh nghiệp linh hoạt thay đổi yêu cầu và ưu tiên trong quá trình triển khai. Điều này đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích ứng, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và chính xác các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Ưu điểm của phương pháp Agile

Phương pháp Agile có tính linh hoạt rất cao, đồng nghĩa với khả năng thích ứng nhanh với tình hình mới. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh yêu cầu và ưu tiên dự án theo thời gian thực, dựa trên phản hồi liên tục từ khách hàng. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và tính hợp tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Phương pháp Agile tạo ra sự minh bạch và tương tác trong quá trình triển khai. Việc có các chu kỳ ngắn giúp khách hàng và nhóm triển khai có thể liên tục kiểm tra và đánh giá tiến độ, đảm bảo sự phát triển chính xác và theo đúng hướng.

Nhược điểm của phương pháp triển khai Agile

Nhược điểm chính của phương pháp triển khai Agile là việc yêu cầu sự tương tác và cam kết cao từ phía khách hàng. Doanh nghiệp cần có khả năng tham gia và cung cấp phản hồi liên tục trong quá trình triển khai. Nếu khách hàng không có sự tham gia tích cực hoặc không thể cung cấp phản hồi đúng thời hạn, quá trình triển khai có thể gặp khó khăn.

Thời gian triển khai cũng có thể kéo dài hơn so với các phương pháp khác. Việc triển khai theo chu kỳ ngắn đòi hỏi sự kỹ lưỡng và tập trung từ phía nhóm triển khai. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực dành cho triển khai.

Doanh nghiệp nào phù hợp với phương pháp triển khai Agile?

Phương pháp triển khai Agile thường phù hợp với các doanh nghiệp có môi trường kinh doanh nhanh chóng và thay đổi liên tục. Đối với những doanh nghiệp muốn triển khai nhanh chóng và đáp ứng nhanh các yêu cầu mới, phương pháp Agile mang lại lợi thế lớn.

Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc startup cũng thường ưu tiên phương pháp Agile. Việc triển khai theo chu kỳ ngắn giúp các doanh nghiệp nhỏ có thể kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm trước khi triển khai toàn bộ, giúp giảm rủi ro và tối ưu hóa quá trình phát triển.

Phương pháp Agile không phù hợp cho các doanh nghiệp có yêu cầu và quy trình kinh doanh cố định, yêu cầu tính chính xác và nhất quán cao. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và quy trình phức tạp, phương pháp này có thể gây ra sự khó khăn trong việc quản lý và điều phối quy mô lớn.

IV. Phương pháp triển khai Parallel

Đặc trưng của phương pháp triển khai Parallel đó là hệ thống cũ và hệ thống mới hoạt động song song và song hành với nhau trong một giai đoạn thử nghiệm. Trong quá trình này, dữ liệu và quy trình kinh doanh được chạy song song trên cả hai hệ thống để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Sau khi đánh giá và xác nhận rằng hệ thống mới hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ được loại bỏ và chuyển sang sử dụng toàn bộ hệ thống mới.

Phương pháp Parallel cho phép doanh nghiệp tiếp tục hoạt động thông qua hệ thống cũ trong khi đồng thời triển khai hệ thống mới. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình chuyển đổi.

Ưu điểm của phương pháp triển khai Parallel

Phương pháp triển khai Parallel có tính an toàn và độ tin cậy cao. Doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động thông qua hệ thống cũ trong khi đồng thời kiểm tra và đánh giá hệ thống mới. Điều này đảm bảo tính ổn định và chính xác trong hoạt động kinh doanh.

Phương pháp Parallel giảm thiểu rủi ro và xác minh tính đúng đắn của hệ thống mới trước khi chuyển hoàn toàn sang sử dụng. Việc chạy song song hai hệ thống cho phép so sánh và kiểm tra sự tương thích và tính nhất quán giữa hai hệ thống.

Nhược điểm của phương pháp triển khai Parallel

Phương pháp này yêu cầu tài nguyên và công sức lớn. Việc chạy song song hai hệ thống đòi hỏi nguồn lực, nhân lực và thời gian để duy trì cả hai hệ thống hoạt động một cách song song và kiểm tra tính chính xác.

Thách thức khác là đảm bảo tính nhất quán giữa hai hệ thống. Việc đồng bộ hóa và cập nhật dữ liệu, quy trình kinh doanh và quy tắc là một thách thức đối với doanh nghiệp. Sự chắc chắn và quản lý cẩn thận là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ quá trình triển khai.

Doanh nghiệp nào có thể triển khai ERP theo phương pháp Parallel?

Phương pháp triển khai Parallel sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có tính bảo mật và độ tin cậy cao. Đối với các doanh nghiệp quan trọng và yêu cầu hoạt động liên tục, phương pháp Parallel cho phép hoạt động song song và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chuyển đổi hoàn toàn.

Các doanh nghiệp có quy mô lớn và quy trình kinh doanh phức tạp cũng thích hợp với phương pháp Parallel. Việc chạy song song hai hệ thống và kiểm tra tính nhất quán giữa chúng giúp đảm bảo quy trình kinh doanh không bị ảnh hưởng quá nhiều trong quá trình chuyển đổi.

Doanh nghiệp có thể thấy sự khác biệt rất rõ ràng giữa các phương pháp triển khai ERP hiện nay. Tuy nhiên, để lựa chọn được phương pháp triển khai ERP thực sự phù hợp, tối ưu, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố khác. Hãy để các chuyên gia về ERP trợ giúp doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn này.

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/