Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP hiệu quả trong thực tế

Triển khai ERP là một quá trình quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tài nguyên. Tuy nhiên, nếu không triển khai đúng cách, việc triển khai ERP có thể gây ra nhiều hạn chế và chi phí không đáng kể cho doanh nghiệp. Do đó, quy trình triển khai ERP cần phải được thực hiện một cách hiệu quả và bảo đảm tính tổng thể của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình triển khai phần mềm ERP trong thực tế hiệu quả.

I. Triển khai ERP là gì?

Triển khai ERP đề cập đến quá trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong một tổ chức. Hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm tích hợp các quy trình kinh doanh và phòng ban khác nhau vào một hệ thống tập trung, cho phép quản lý hiệu quả và luồng dữ liệu trong toàn tổ chức.

II. Xác định rủi ro

1. Tiến hành đánh giá Stage Gate

• Xem xét và đánh giá quy trình cổng giai đoạn để tìm những lỗ hổng hoặc điểm yếu.

• Đánh giá các tiêu chí và dữ liệu được sử dụng để ra quyết định.

• Xem xét sự tham gia và truyền thông của các bên liên quan.

• Học hỏi từ các quyết định trong quá khứ dẫn đến kết quả tiêu cực.

2. Đánh giá quản lý dự án và mô hình quản trị khi triển khai ERP

• Đánh giá các thực tiễn và phương pháp quản lý dự án hiện có.

• Đánh giá kỹ năng và năng lực của đội ngũ quản lý dự án.

• Xem xét các quy trình quản lý dự án và xác định các hạn chế.

• Phân tích các dự án ERP trong quá khứ để tìm ra những thách thức hoặc thất bại trong quản lý dự án.

3. Chú trọng vào quản lý thay đổi tổ chức

• Xác định các bên liên quan và đánh giá sự sẵn sàng thay đổi của họ.

• Đánh giá tác động của văn hóa tổ chức đối với việc áp dụng thay đổi.

• Xem xét các chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi.

• Phân tích phản hồi từ các sáng kiến ​​thay đổi trước đó.

4. Chú trọng vào quá trình tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ

• Đánh giá các quy trình nghiệp vụ hiện tại và sự liên kết với khả năng của ERP.

• Xác định khả năng kháng cự hoặc chống đối.

• Đánh giá sự hiểu biết và tài liệu về các quy trình hiện có.

• Xem xét tác động đối với vai trò và trách nhiệm.

• Phân tích kết quả tái cấu trúc quy trình trong quá khứ.

5. Đánh giá kế hoạch chuyển dữ liệu của doanh nghiệp

• Xem xét các yêu cầu truyền dữ liệu và đánh giá mức độ phức tạp.

• Xác định các rủi ro liên quan đến mất dữ liệu, tính toàn vẹn hoặc không tương thích.

• Đánh giá các chiến lược sao lưu và kế hoạch dự phòng.

• Đánh giá tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu.

• Phân tích các dự án truyền dữ liệu trong quá khứ để tìm ra những thách thức.

6. Đánh giá mức độ tùy chỉnh của doanh nghiệp

• Đánh giá các yêu cầu tùy chỉnh và liên kết với hệ thống ERP.

• Đánh giá khả năng tương thích với các bản nâng cấp trong tương lai và hỗ trợ của nhà cung cấp.

• Xem xét tài liệu và hiểu biết về các tùy chỉnh.

• Xác định các rủi ro liên quan đến bảo trì, hỗ trợ và chi phí.

• Phân tích các trường hợp thách thức tùy chỉnh trong quá khứ.

Xem thêm: 6 mẹo để đánh giá rủi ro khi triển khai ERP

III. Quy trình triển khai ERP trong thực tế

1. Lập kế hoạch: Đánh giá các yêu cầu, xác định phạm vi và các mô-đun chức năng cụ thể sẽ được đưa vào, thiết lập các mốc thời gian, phân bổ tài nguyên.

2. Xác định nhân sự tham gia: Thành lập một nhóm dự án chuyên dụng với vai trò và trách nhiệm được giao. Bao gồm các cá nhân từ các bộ phận và chức năng khác nhau, những người sẽ đóng vai trò chính trong quá trình thực hiện.

3. Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín: Nghiên cứu và đánh giá chuyên môn, hồ sơ theo dõi và khả năng tương thích của họ với các yêu cầu của tổ chức.

4. Triển khai ERP: Tùy chỉnh quy trình công việc, di chuyển dữ liệu từ các hệ thống hiện có và tiến hành thử nghiệm toàn diện là những khía cạnh quan trọng của quy trình triển khai. 

5. Nghiệm thu và đánh giá: Thử nghiệm chấp nhận của người dùng được tiến hành để đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu và chức năng của tổ chức như mong đợi.

6. Tổ chức đào tạo cho nhân viên: Các chương trình đào tạo được xây dựng nhằm hướng dẫn nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống ERP. Các nhóm người dùng khác nhau có thể yêu cầu các buổi đào tạo phù hợp dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ.

7. Bảo trì và nâng cấp hệ thống: Theo dõi thường xuyên hiệu suất hệ thống, giải quyết các vấn đề hoặc lỗi và áp dụng các bản vá hoặc cập nhật cần thiết là một phần của bảo trì hệ thống.

Xem thêm: Các bước trong quy trình triển khai dự án ERP 

IV. Kinh nghiệm chọn phần mềm ERP phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp đòi hỏi phải đánh giá và cân nhắc cẩn thận dựa trên các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của một tổ chức. Dưới đây là một số kinh nghiệm để quy trình triển khai hệ thống ERP diễn ra suôn sẻ:

• Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư cho dự án ERP 

• Tối ưu lại quy trình quản lý doanh nghiệp

• Xác định rõ ràng nhu cầu và kỳ vọng thực tế 

• Lựa chọn đơn vị triển khai ERP

• Xem xét kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP

• Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia dự án ERP

• Luôn bám sát quy trình triển khai ERP

• Quản lý thời gian hợp lý

• Đào tạo và triển khai hệ thống với đội ngũ nhân sự

Xem thêm: Những kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam

V. Cách đánh giá nhà cung cấp ERP

Tiêu chí 1: Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm của nhà cung cấp với các yêu cầu cụ thể của bạn. Tìm kiếm các chức năng, khả năng mở rộng và các tùy chọn tùy chỉnh dành riêng cho ngành.

Tiêu chí 2: Khả năng mở rộng của sản phẩm

Đánh giá khả năng cung cấp giải pháp ERP toàn diện của nhà cung cấp có thể hỗ trợ nhu cầu phát triển và tăng trưởng của tổ chức bạn. Xem xét tính khả dụng của các mô-đun, chức năng và tùy chọn khả năng mở rộng bổ sung để phù hợp với việc mở rộng trong tương lai.

Tiêu chí 3: Kinh nghiệm thực tiễn

Tìm kiếm các nghiên cứu các case study điển hình của nhà cung cấp đã triển khai thành công, tài liệu tham khảo của khách hàng và chuyên môn trong ngành để đảm bảo họ có thành tích cung cấp các giải pháp hiệu quả.

Tiêu chí 4: Đội ngũ chuyên gia, chuyên viên triển khai

Xem xét trình độ, chứng chỉ và kinh nghiệm của các chuyên gia triển khai của họ. Một đội ngũ có kiến ​​thức và kỹ năng là rất quan trọng để thực hiện suôn sẻ và thành công.

Tiêu chí 5: Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Xem xét các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm khả năng đáp ứng, tính sẵn có và chất lượng. Đảm bảo họ cung cấp tài nguyên đào tạo và có các kênh hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ.

Tiêu chí 6: Chi phí và rủi ro

Đánh giá tổng chi phí sở hữu, bao gồm phí cấp phép, chi phí triển khai và chi phí liên tục. Đánh giá sự ổn định tài chính, khả năng tồn tại lâu dài và uy tín của nhà cung cấp.

Tiêu chí 7: Cam kết đảm bảo chất lượng

Tìm kiếm các quy trình kiểm soát chất lượng đã được thiết lập, các giao thức thử nghiệm và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động hiệu quả và hiệu quả.

Xem thêm: Cách xếp hạng các nhà tư vấn triển khai phần mềm ERP

VI. KPI đánh giá dự án thành công

1. Thời gian thực hiện: Đo lường thời gian thực hiện để hoàn thành dự án. Thời gian thực hiện ngắn hơn cho thấy hiệu quả và giao hàng kịp thời.

2. Dự báo nhu cầu chính xác: Đánh giá mức độ chính xác của dự báo nhu cầu. Nếu dự án thành công trong việc dự đoán và đáp ứng nhu cầu, nó chứng tỏ việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

3. Tuân thủ lịch trình: Đánh giá xem dự án có tuân thủ lịch trình đã định trước hay không. Các mốc thời gian và thời hạn đáp ứng cho thấy việc quản lý dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

4. Sự hài lòng của khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng với kết quả của dự án. Phản hồi, khảo sát và lời chứng thực có thể cung cấp thông tin chi tiết về mức độ dự án đáp ứng mong đợi của khách hàng.

5. Lợi ích mang lại cho người lao động: Đo lường tác động tích cực của dự án đối với người lao động. Điều này có thể bao gồm những cải tiến về năng suất, hiệu quả, sự hài lòng trong công việc hoặc giảm khối lượng công việc. Phản hồi của nhân viên và số liệu hiệu suất có thể giúp đánh giá những lợi ích này.

Xem thêm: Thế nào là giải pháp phần mềm ERP thành công? Đánh giá ngay dựa trên chỉ số KPI cụ thể

Liên hệ ngay ERPViet để được tư vấn triển khai hệ thống ERP cụ thể cho từng doanh nghiệp. Hoặc đăng ký dùng thử dịch vụ của ERPViet theo link dưới đây:

Đăng ký dùng thử ERPViet: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/ 

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/ 

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet