Nhiều tổ chức bắt đầu quá trình chuyển đổi thông qua phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP với kỳ vọng hệ thống sẽ mang lại nhiều lợi ích kinh doanh khác dễ dàng. Tuy nhiên, sau đó, họ nhanh chóng nhận ra rằng quá trình chuyển đổi thực sự phức tạp hơn rất nhiều so với dự kiến. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Triển khai dự án ERP đòi hỏi đầu tư tài chính đáng kể từ doanh nghiệp. Việc chuẩn bị một ngân sách phù hợp và xác định rõ nguồn vốn sẽ giúp đảm bảo rằng dự án có đủ tài nguyên để hoàn thành. Khi xây dựng ngân sách, cần xem xét các yếu tố như chi phí phần mềm ERP, phí triển khai, phí tư vấn, phí huấn luyện, cấu hình phần cứng và các chi phí khác liên quan đến dự án. Đảm bảo rằng ngân sách đủ rộng để đáp ứng tất cả các yêu cầu của dự án và để tránh tình trạng thiếu nguồn lực trong quá trình triển khai.
Rất khó để xác định chi phí cần chi trả cho phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Doanh nghiệp không nên cho rằng phần mềm ERP đến từ các nhà cung cấp nhỏ hơn sẽ có giá rẻ hơn so với các nhà cung cấp lớn. Chi phí nhìn chung phụ thuộc vào mức độ tùy chỉnh. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không nên cho rằng giải pháp Cloud ERP sẽ rẻ hơn giải pháp On – premises ERP. Ban đầu, Cloud ERP sẽ ít tốn chi phí hơn nhưng theo thời gian, giải pháp này sẽ tốn kém hơn On-premises ERP.
Xem thêm: Tất tần tật các loại chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Trước khi triển khai ERP, làm việc trên việc tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp hiện tại là cần thiết. Dự án ERP cung cấp cơ hội để xem xét và cải thiện các quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận và các nhân viên khác nhau để hiểu rõ hơn về quy trình công việc hiện tại và xác định các vấn đề và cơ hội cải thiện. Sau đó, hãy xác định các quy trình tối ưu hóa mà hệ thống ERP có thể hỗ trợ và tăng cường. Bằng cách làm điều này, doanh nghiệp có thể tận dụng hết tiềm năng của dự án ERP và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động tổng thể.
Đội ngũ triển khai cần tiếp xúc với các bộ phận và người dùng cuối để hiểu rõ các yêu cầu kinh doanh và mong đợi từ hệ thống ERP. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP được tùy chỉnh và cấu hình đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, cần có một cái nhìn thực tế về những gì dự án ERP có thể đạt được trong phạm vi ngân sách và thời gian. Điều này giúp tránh sự thất vọng và xây dựng một kế hoạch triển khai thích hợp với các mục tiêu cụ thể.
Một khi đã xác định được nhu cầu và kỳ vọng thực tế khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, bạn có thể bắt đầu bằng việc phát triển một mô hình kinh doanh mẫu. Một số tổ chức sử dụng các mô hình kinh doanh mẫu để lý giải vì sao họ lựa chọn giải pháp ERP này thay vì các giải pháp ERP khác. Một số khác sử dụng mô hình kinh doanh để ước tính ROI sau khi tiến hành triển khai phần mềm ERP. Dù được sử dụng với mục đích gì, doanh nghiệp cần đặt ra các kỳ vọng thực tế.
Bằng cách so sánh với các dự án triển khai phần mềm ERP tương tự của các tổ chức cùng ngành, doanh nghiệp sẽ biết được các mục tiêu của mình có tính thực tế hay không? Tất cả các thành viên của tổ chức đều cần phải hiểu rõ về thời gian, ngân sách, nguồn lực và lợi nhuận kỳ vọng thực tế. Khi một vấn đề phát sinh, tất cả các thành viên đều cần được thông tin về sự thay đổi để điều chỉnh kỳ vọng.
Để lựa chọn đúng đơn vị triển khai, cần xem xét các yếu tố như kinh nghiệm của công ty triển khai trong lĩnh vực tương tự, khả năng tùy chỉnh và cấu hình giải pháp ERP, hỗ trợ sau triển khai, và đội ngũ chuyên gia và nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao. Nên tham khảo các dự án triển khai trước đó mà đơn vị đã thực hiện, đánh giá độ tin cậy và hiệu quả của họ.
Quyết định lựa chọn đơn vị triển khai ERP thông minh sẽ giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ triển khai ERP tại Việt Nam đang dần chiếm được lòng tin của doanh nghiệp. Bởi sự phù hợp với tình hình và chính sách kinh doanh tại Việt Nam cũng như tính hiệu quả cao mà nó mang lại.
Xem thêm: Cách xếp hạng các nhà tư vấn triển khai phần mềm ERP
Một trong những lợi ích của dự án ERP là khả năng tùy chỉnh giải pháp để phù hợp với nhu cầu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá mức tùy chỉnh có thể gây ra sự phức tạp và tăng chi phí triển khai. Kinh nghiệm triển khai ERP là trước khi thực hiện bất kỳ tùy chỉnh nào, cần xem xét kỹ lưỡng và đánh giá xem liệu có thể sử dụng các tính năng và quy trình tiêu chuẩn của giải pháp ERP mà không cần tùy chỉnh quá nhiều. Điều này giúp giảm rủi ro và đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống trong tương lai.
Cần lựa chọn những thành viên đội ngũ có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về ERP, hiểu rõ quy trình kinh doanh và khả năng làm việc tập thể. Đội ngũ triển khai cần có sự đa dạng trong các vai trò như quản lý dự án, chuyên gia công nghệ thông tin, nhân viên kỹ thuật và người dùng cuối để đảm bảo mọi khía cạnh của dự án được quản lý và triển khai một cách hiệu quả. Đồng thời, đảm bảo rằng nhân sự được đào tạo đầy đủ về hệ thống ERP và quy trình kinh doanh để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả sau triển khai.
Xem thêm: Xây dựng đội ngũ nhân viên triển khai ERP thành công
Quy trình triển khai ERP cung cấp một khuôn khổ chi tiết để thực hiện dự án một cách hợp lý. Việc bám sát quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi giai đoạn và công việc được hoàn thành đúng thời gian và theo yêu cầu. Đội ngũ triển khai cần theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án, đảm bảo rằng mọi bước được hoàn thành theo thứ tự và không bỏ qua bất kỳ yếu tố nào. Việc bám sát quy trình giúp đảm bảo tính chính xác và đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Đội ngũ triển khai cần xác định một lịch trình cụ thể và thực hiện việc quản lý thời gian một cách cẩn thận. Điều này bao gồm xác định các mốc thời gian quan trọng, phân công công việc cho các thành viên trong đội ngũ, và theo dõi tiến độ thực hiện. Quản lý thời gian hợp lý giúp tránh sự trễ tiến độ và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hẹn.
Thời gian triển khai dự án cũng là một trong những yếu tố khó xác định chính xác. Đôi khi, phải mất rất nhiều năm doanh nghiệp mới có thể nhìn thấy được các lợi ích kinh doanh. Giai đoạn lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể mất đến sáu tháng.
Xem thêm: Chìa khóa quản lý thời gian, chi phí, rủi ro khi triển khai ERP
Đào tạo và triển khai hệ thống với đội ngũ nhân sự là một bước quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống ERP được sử dụng một cách hiệu quả sau khi triển khai. Đội ngũ triển khai cần đảm bảo rằng các người dùng cuối và các bộ phận liên quan được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống, quy trình kinh doanh mới và các tính năng của ERP. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và đảm bảo rằng hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong cải thiện hiệu suất và quy trình công việc của doanh nghiệp.
Để triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công, công nghệ không đóng vai trò trung tâm. Con người và quy trình là những yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần đặt trọng tâm. Trước khi lựa chọn nền tảng ERP phù hợp, tổ chức cần xác định chiến lược công ty, công nghệ và tái cấu trúc các quy trình kinh doanh. Điều đó đồng nghĩa với vai trò và nhiệm vụ của nhân viên sẽ thay đổi.
Các doanh nghiệp triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thường chỉ tập trung vào công nghệ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trên thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất chính là con người và quy trình trong quá trình triển khai. Những yếu tố này chắc chắn sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, tiền và nguồn lực.
Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp thành công nhờ xây dựng đội ngũ nhân lực số phù hợp với hệ thống ERP
Trên đây là những kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam mà bạn nên biết. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để bạn có kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp sắp tới.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
