Các tổ chức sản xuất thường không đánh giá đúng tầm quan trọng của quá trình quản lý thay đổi tổ chức trong quá trình triển khai ERP. Các tổ chức thấu hiểu điều này sẽ dễ đạt được thành công hơn so với các tổ chức không chú trọng đến quá trình giao tiếp với các bên liên quan và chưa cung cấp chương trình đào tạo bài bản dành cho người dùng cuối cùng.
Lý do các doanh nghiệp cần phải quản lý thay đổi tổ chức rất đơn giản: sự hỗ trợ của người dùng cuối trong quá trình triển khai càng nhiều thì doanh nghiệp càng nhận được nhiều lợi ích từ quá trình triển khai ERP. Các tổ chức thường không nhận ra một nhân viên có thể tác động đến hiệu quả sử dụng hệ thống ERP, lợi nhuận thực tế và ROI. Sự hỗ trợ trực tiếp của doanh nghiệp với người dùng cuối trong quá trình triển khai có thể gia tăng lợi nhuận thực tế. Các tổ chức thiếu vắng sự hỗ trợ sẽ khá chật vật trong quá trình triển khai ERP từ trên xuống dưới.
Các tổ chức có thể tận dụng các kiến thức của một bên thứ ba để đơn giản hóa quá trình chuyển đổi khó khăn này.Với kinh nghiệm triển khai và kiến thức chuyên ngành sâu sắc, các chuyên gia phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức sát với thực tế, đảm bảo thành công. Quá trình tư vấn hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa các cơ hội để thu hút người dùng cuối và hạn chế nhu cầu đào tạo.
Các tổ chức sản xuất có thể đạt được nhiều lợi ích từ việc quản lý thay đổi tổ chức trong triển khai ERP. Bên cạnh năng suất và hiệu quả kinh doanh, sự tham gia tích cực của người dùng cuối sẽ đem đến cho doanh nghiệp ngày càng nhiều giá trị hơn trong tương lai.
Doanh nghiệp cần chủ động xem xét các mối quan tâm của người dùng cuối. Hiểu nhu cầu của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra được hình thức truyền thông hiệu quả, giúp quá trình tiếp nhận hệ thống của các cá nhân trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn.
Nhiều tổ chức chưa đầu tư thời gian để phát triển một kế hoạch truyền thông nội bộ chính thức. Việc truyền thông giúp người dùng hiểu hơn về mục đích triển khai, đối tượng tham gia, thời gian và vai trò trách nhiệm của từng cá nhân trong tập thể. Đồng thời thông qua truyền thông, doanh nghiệp có thể truyền đạt các thay đổi liên quan đến cải tiến quy trình kinh doanh.
Quá trình truyền thông đạt được thành công khi tất cả mọi cá nhân đều hiểu mục đích quá trình triển khai, tích cực phối hợp triển khai. Biểu đồ dưới đây cho thấy sự tiến triển điển hình trong cảm xúc của người dùng cuối về một hệ thống ERP theo thời gian triển khai.
Thay đổi quy trình và vai trò là những thách thức chính của tổ chức sản xuất khi quyết định đưa ERP vào sử dụng. Để hệ thống ERP được triển khai thành công, doanh nghiệp cần làm rõ các vai trò công việc của tất cả các vị trí trong tổ chức, từ nhân viên bán hàng, quản lý kho đến giám đốc tài chính. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải tính đến sự khác biệt về văn hóa giữa các bộ phận và giúp nhân viên hiểu rõ được vai trò trong một kế hoạch truyền thông chi tiết. Theo đó, doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi: hệ thống ERP giải quyết được nhu cầu nào của từng đối tượng khác nhau trong công việc.
Quá trình chuyển đổi từ triển khai sang go-live có thể tạo ra nhiều thách thức đối với các nhân sự chưa được chuẩn bị kỹ càng. Tổ chức không thể mong đợi nhân viên của mình tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống mới ngay sau thời điểm go-live.
Việc cung cấp các khóa đào tạo trước thời điểm go-live để giúp người dùng cuối hiểu về hệ thống và các thao tác trên hệ thống. Đào tạo nên được duy trì ngay cả sau thời điểm go-live để đảm bảo nhân viên của doanh nghiệp luôn được hỗ trợ trong quá trình làm việc với hệ thống.
Một yếu tố quan trọng trong triển khai ERP là sự thân thiện của hệ thống đối với người dùng cuối. Tổ chức có thể cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách lựa chọn hệ thống ERP với giao diện người dùng thân thiện. Điều này không chỉ giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc sử dụng hệ thống mà còn hỗ trợ tăng năng suất và hiệu quả lao động. Lựa chọn một hệ thống ERP với màn hình và bảng điều khiển trực quan có thể giúp người dùng cảm thấy thoải mái khi ứng dụng hệ thống ERP vào các công việc thường này của họ.
Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo ERP cho người dùng hệ thống tại doanh nghiệp
Các nhà cung cấp ERP như Infor và các hệ thống ERP sản xuất hàng đầu khác, cung cấp trải nghiệm người dùng lấy cảm hứng từ việc sử dụng các công cụ hỗ trợ của người dùng. Vì thế giao diện người dùng rất dễ sử dụng, hỗ trợ tối đa người dùng cuối. Với giao diện thân thiện này, người dùng cuối có thể đặt câu hỏi, tìm câu trả lời, đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện công việc của họ hiệu quả hơn.
Bài viết trên đây của ERPViet đã giúp bạn hiểu rõ về hiệu quả của quản lý thay đổi tổ chức trong triển khai ERP ngành sản xuất. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để bạn có kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp sắp tới.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Tòa nhà Hoàng Ngọc, Số 4, Ngõ 82, Phố Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
contact@izisolution.vn
0936 468 469
