5 yếu tố ưu tiên để bắt đầu dự án triển khai ERP

Một trong những mốc quan trọng nhất của bất kỳ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số nào là thời điểm doanh nghiệp quyết định thay thế các hệ thống cũ của mình và cân nhắc đến các phương án triển khai ERP tối ưu hơn.

Trong giai đoạn lựa chọn phần mềm của một dự án, doanh nghiệp có thể có nhiều cơ hội để đánh giá và lựa chọn các hệ thống tiềm năng, khiến công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Tổ chức có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ các đơn vị tư vấn giải pháp ERP để lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất, đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp.

Sự hào hứng và kỳ vọng về phần mềm mới có thể tạo động lực cho tổ chức. Tuy nhiên điều quan trọng là doanh nghiệp phải lên được kế hoạch vững chắc về cách thức phối hợp triển khai hiệu quả. Thông thường, các công ty cho phép các dự án đẩy nhanh tiến độ thực hiện mà không thông qua quá trình khảo sát đánh giá ban đầu để lên một bản kế hoạch thực tế, chuẩn bị tài nguyên trước khi thực sự bắt đầu triển khai.

Để giúp các tổ chức triển khai thành công ERP, dưới đây là năm yếu tổ nên làm trước khi bắt đầu:

1. Xác định phạm vi và thời gian triển khai

Một khi bạn đã quyết định được giải pháp phần mềm tốt nhất cho tổ chức của bạn, điều quan trọng là xác định phạm vi và thời gian triển khai trước khi chính thức đặt bút ký hợp đồng. Thông thường, các doanh nghiệp thường bắt gặp sự khác biệt giữa phần mềm demo và phần mềm sử dụng thực tế. Hãy chắc chắn rằng bạn đang mua đúng các module chứa đựng đầy đủ các tính năng cần thiết.

Một trong những cách thức triển khai thông minh là doanh nghiệp lựa chọn đúng tính năng cần thiết với từng giai đoạn cụ thể. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thương lượng với đơn vị cung ứng về thời gian triển khai từng module để đảm bảo khớp với nhu cầu và thực tế triển khai. Doanh nghiệp cũng có thể tranh thủ sự giúp đỡ từ một đơn vị tư vấn ERP độc lập để làm rõ các vấn đề về hợp đồng và điều hướng hợp đồng theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Các đơn vị tư vấn EPR độc lập sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra cái nhìn khách quan về giá, tính năng và so sánh giữa các phần mềm khác nhau để giúp doanh nghiệp có đủ thông tin đưa ra quyết định. Điều này thường khó có thể tìm thấy nếu doanh nghiệp nhận sự tư vấn trực tiếp từ đơn vị cung cấp giải pháp mà không thông qua tư vấn của bên thứ ba.

2. Lên kế hoạch phân bổ tài nguyên dự án

Đại diện bán hàng của nhà cung cấp phần mềm có thể muốn bạn bắt đầu dự án ngay lập tức vì làm như vậy sẽ tối ưu hóa khoản doanh thu của họ. Tuy nhiên, đứng trước sự lựa chọn đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo nguồn lực nhân sự của mình để triển khai ERP đã sẵn sàng, các vấn đề về quy trình kinh doanh, nền tảng CNTT, nhu cầu quản trị trên ERP đã được xác định rõ ràng. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải xác định được vai trò của các thành viên tham gia triển khai: từ quản trị dự án, giám sát thực hiện, hỗ trợ thực hiện, người dùng cuối cùng. Hãy tìm ra một phương án hợp tác có lợi cho doanh nghiệp.

3. Xây dựng chiến lược và kế hoạch thực hiện dự án

Việc triển khai phần mềm ERP đòi hỏi sự tập trung, nỗ lực và khả năng dự đoán các tình huống có thể phát sinh trong quá trình triển khai, thấu hiểu đầy đủ về các tính năng nhà cung cấp có thể cung cấp. Kế hoạch triển khai cần đảm bảo đáp ứng đủ các yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công. Các yếu tố này có thể đến từ nhà cung cấp phần mềm đã có sẵn, hoặc được đề xuất bổ sung vào kế hoạch. Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý tốt thay đổi tổ chức, cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý dự án, ba yếu tố này thường dễ bị bỏ qua. Hãy đảm bảo các thông tin tư vấn bạn nhận được là khách quan.

4. Chủ động từ phía tổ chức

Mặc dù hầu hết các dự án triển khai ERP đều vượt quá kế hoạch, mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến, tuy nhiên, thông thường các chậm trễ này không đến từ các sự cố kỹ thuật hoặc phần mềm mà đến từ các vấn đề của tổ chức. Các vấn đề dẫn đến chậm trễ thường bao gồm: nhân sự, quy trình kinh doanh, dữ liệu. Các vấn đề này thường khiến dự án triển khai ERP trở nên chậm trễ và tạo ra chi phí vượt quá so với phần mềm. Vậy nên, điều quan trọng là tập trung vào các vấn đề có thể gây chậm trễ đến từ phía tổ chức: chẳng hạn như đồng nhất dữ liệu, lên kế hoạch thay đổi tổ chức và cải tiến các quy trình kinh doanh trước thời điểm triển khai.

5. Xác định các khoản mục triển khai trong dự án

Điều cuối cùng cần thực hiện sau công đoạn chuẩn bị là xác định cấu trúc quản lý dự án rõ ràng. Hãy đảm bảo bạn đã sắp xếp nhân sự ở các vị trí trọng yếu và các thành viên đều nắm rõ quy trình. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa các tài nguyên và ROI khi triển khai dự án. Sau đó, doanh nghiệp cần chính thức hóa các kế hoạch bằng thông báo và quyết định chính thức, đồng thời tổ chức các buổi họp để giải đáp thắc mắc của quản lý và người dùng hệ thống trong tương lai.

Hệ thống ERP luôn có sự thay đổi và biến động theo thời gian, vì vậy, sự tư vấn của một đơn vị uy tín là một trong những điều doanh nghiệp cần thực hiện trước khi quyết định triển khai, thay thế phần mềm ERP.

Liên hệ hotline 096 4578 234 để nhận tư vấn chính xác về quá trình triển khai ERP!

ERPViet (Nguồn Panorama)