Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết, khả thi

I. Các yếu tố trong kế hoạch triển khai ERP

Khi phát triển một kế hoạch triển khai ERP, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Dưới đây là một số yếu tố chính cần đưa vào kế hoạch của bạn:

Yêu cầu kinh doanh: Xác định rõ ràng các nhu cầu và mục tiêu kinh doanh cụ thể của tổ chức bạn mà hệ thống ERP nên giải quyết. Xem xét các yếu tố như tự động hóa quy trình, quản lý dữ liệu, báo cáo và phân tích, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính và tuân thủ quy định.

Phạm vi dự án: Xác định phạm vi triển khai ERP, bao gồm các mô-đun phân hệ và chức năng sẽ được đưa vào giai đoạn đầu. Xác định mọi yêu cầu tùy chỉnh hoặc tích hợp với các hệ thống hiện có.

Xem thêm: Các phân hệ của ERP

Thời gian của dự án: Thiết lập một dòng thời gian thực tế để triển khai, xem xét mức độ phức tạp của hệ thống ERP, sự sẵn có của các nguồn lực và bất kỳ sự phụ thuộc nào vào các dự án hoặc sáng kiến ​​khác. Chia nhỏ dòng thời gian thành các giai đoạn và cột mốc cụ thể.

Phân bổ nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai, bao gồm nhân viên nội bộ, nhà tư vấn hoặc nhà cung cấp bên ngoài, phần cứng, giấy phép phần mềm và cơ sở hạ tầng. Phân bổ nguồn lực dựa trên sự sẵn có, kỹ năng và chuyên môn của họ.

Quản lý thay đổi: Nhận ra rằng việc triển khai hệ thống ERP liên quan đến thay đổi tổ chức quan trọng. Phát triển chiến lược quản lý thay đổi bao gồm sự tham gia của các bên liên quan, kế hoạch truyền thông, chương trình đào tạo và hỗ trợ liên tục để đảm bảo việc áp dụng suôn sẻ và giảm thiểu phản kháng.

Di chuyển dữ liệu: Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu từ các hệ thống hiện có sang hệ thống ERP mới. Đánh giá chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu, xác định các yêu cầu chuyển đổi và ánh xạ dữ liệu, đồng thời thiết lập các quy trình để làm sạch và xác thực dữ liệu.

Kiểm tra và Đảm bảo Chất lượng: Xác định chiến lược kiểm tra toàn diện để đảm bảo phần mềm ERP hoạt động như dự định. Tiến hành thử nghiệm đơn vị, thử nghiệm tích hợp và thử nghiệm chấp nhận của người dùng để xác định và giải quyết mọi vấn đề hoặc lỗi trước khi triển khai.

Đào tạo và chấp nhận người dùng: Xây dựng kế hoạch đào tạo để giáo dục người dùng cuối về cách sử dụng hiệu quả hệ thống ERP. Cung cấp các buổi đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ liên tục để đảm bảo người dùng chấp nhận và tối đa hóa lợi ích của hệ thống.

Quản lý rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và thách thức có thể phát sinh trong quá trình triển khai. Phát triển các chiến lược giảm thiểu và kế hoạch dự phòng để giải quyết những rủi ro này và giảm thiểu tác động của chúng đối với sự thành công của dự án.

Quản trị và Quản lý dự án: Thiết lập cơ cấu quản trị với vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền ra quyết định rõ ràng. Chỉ định một người quản lý dự án hoặc một nhóm quản lý dự án để giám sát việc thực hiện, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro và đảm bảo thực hiện kịp thời.

Cải tiến liên tục: Thực hiện cơ chế giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP sau khi triển khai. Thu thập phản hồi từ người dùng, theo dõi các chỉ số hiệu suất chính và định kỳ xem xét và tối ưu hóa các quy trình để tối đa hóa giá trị thu được từ hệ thống ERP.

II. Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết nhất

1. Xác định mục tiêu

• Xác định các mục tiêu và kết quả cụ thể mà bạn muốn đạt được khi triển khai ERP.

• Xem xét các yếu tố như hiệu quả được cải thiện, giảm chi phí, quy trình hợp lý hóa, ra quyết định tốt hơn, v.v.

• Đảm bảo các mục tiêu phù hợp với các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức bạn.

2. Phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp

• Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình, hệ thống và cơ sở hạ tầng kinh doanh hiện tại của bạn.

• Xác định các điểm khó khăn, tắc nghẽn và các khu vực cần cải thiện.

• Ghi lại các quy trình công việc, cấu trúc dữ liệu và điểm tích hợp hiện có.

3. Xây dựng đội ngũ tham gia dự án ERP

• Tập hợp một nhóm đa chức năng đại diện cho các bộ phận và các bên liên quan khác nhau.

• Bao gồm các đại diện từ CNTT, tài chính, vận hành, nhân sự và các bộ phận liên quan khác.

• Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm.

Xem thêm: Thành phần, vai trò của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp

4. Xác định ngân sách triển khai ERP

• Ước tính chi phí liên quan đến giấy phép phần mềm ERP, cơ sở hạ tầng, phần cứng, đào tạo, dịch vụ tư vấn, v.v.

• Xem xét chi phí bảo trì và hỗ trợ liên tục.

• Có được sự chấp thuận cần thiết và đảm bảo ngân sách phù hợp với nguồn tài chính của tổ chức.

Xem thêm: Tất tần tật các loại chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp

5. Tìm hiểu các đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín trên thị trường

• Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau dựa trên yêu cầu của tổ chức bạn.

• Xem xét các yếu tố như chức năng, khả năng mở rộng, dễ sử dụng, giải pháp dành riêng cho ngành, danh tiếng của nhà cung cấp và đánh giá của khách hàng.

• Danh sách rút gọn một số nhà cung cấp và yêu cầu các bản trình diễn hoặc thời gian dùng thử để đánh giá mức độ phù hợp của họ.

Xem thêm: Cách xếp hạng các nhà tư vấn triển khai phần mềm ERP

6. Thiết kế và phát triển kế hoạch quản lý thay đổi hệ thống ERP

• Xác định chiến lược quản lý thay đổi toàn diện để giải quyết tác động về văn hóa, tổ chức và hoạt động của việc triển khai ERP.

• Xác định các bên liên quan chính, các kênh truyền thông và nhu cầu đào tạo.

• Phát triển một mốc thời gian và các mốc quan trọng cho các giai đoạn thực hiện khác nhau.

7. Di chuyển dữ liệu

• Lập kế hoạch chiến lược di chuyển dữ liệu, bao gồm làm sạch dữ liệu, ánh xạ và chuyển đổi.

• Xem xét các yêu cầu về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu.

• Thực hiện kế hoạch di chuyển theo cách tiếp cận theo từng giai đoạn, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và sự gián đoạn hoạt động ở mức tối thiểu.

8. Đánh giá và chỉnh sửa kế hoạch trước khi triển khai

• Xem xét kế hoạch triển khai ERP một cách chi tiết, xem xét đầu vào từ các bên liên quan và các thành viên trong nhóm.

• Xác định bất kỳ lỗ hổng, rủi ro hoặc phụ thuộc nào cần được giải quyết.

• Sửa đổi kế hoạch để kết hợp thông tin phản hồi và đảm bảo tính đầy đủ của nó.

9. Hỗ trợ

• Thiết lập các cơ chế hỗ trợ sau triển khai, bao gồm các dịch vụ trợ giúp và bảo trì hệ thống liên tục.

• Đào tạo người dùng cuối sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả.

• Theo dõi hiệu suất của hệ thống và giải quyết mọi vấn đề hoặc lỗi phát sinh.

Nếu bạn có thắc mắc về việc triển khai phần mềm của mình, hãy tìm tới các chuyên gia giàu kinh nghiệm từ các nhà cung cấp uy tín để có các giải pháp hợp lý nhất.

Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234  ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.

Xem thêm:

➡️ Quản lý kỳ vọng của doanh nghiệp trong triển khai ERP 

➡️ 5 điều doanh nghiệp cần thực hiện trước khi triển khai ERP

➡️ 4 mẹo để quản lý thay đổi thành công

➡️ 10 vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai hệ thống ERP 

➡️  4 mẹo bảo mật dữ liệu khi triển khai phần mềm ERP 

➡️  Quản lý hiệu quả quá trình triển khai ERP với 3 lời khuyên vàng

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

Từ khóa liên quan: trien khai erp