Case study ứng dụng phần mềm ERP thành công trong ngành Nội thất

Cùng với sự phát triển của công nghệ và sự cạnh tranh ngày một khốc liệt, các doanh nghiệp nội thất đang tìm cách tối ưu hóa các quy trình sản xuất và quản lý, gia tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất. Trong đó, áp dụng phần mềm ERP đã trở thành một trong những giải pháp quan trọng giúp cải thiện hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp. 

Trong chủ đề này, chúng ta sẽ cùng điểm qua case study ERP trong ngành nội thất và các tính năng đặc thù giúp cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này tối ưu quản lý và sản xuất để phát triển doanh nghiệp.

I. Thực trạng quản lý ngành nội thất hiện nay

Chuyển đổi kỹ thuật số

Ngành nội thất đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, với nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ để hợp lý hóa hoạt động. Điều này bao gồm các hệ thống quản lý hàng tồn kho, thị trường trực tuyến, phòng trưng bày ảo và các công cụ thực tế tăng cường (AR) hoặc thực tế ảo (VR) để trực quan hóa đồ đạc trong môi trường thế giới thực.

Thực hành bền vững và thân thiện với môi trường

Ngày càng có nhiều người chú trọng đến các thực hành quản lý đồ nội thất bền vững và thân thiện với môi trường. Người tiêu dùng ngày càng lo ngại về tác động môi trường của việc sản xuất và thải bỏ đồ nội thất, dẫn đến nhu cầu lớn hơn đối với các vật liệu có nguồn gốc bền vững, sản phẩm có thể tái chế và quy trình sản xuất có trách nhiệm.

Thương mại điện tử và bán lẻ trực tuyến

Doanh số bán đồ nội thất trực tuyến đang gia tăng và đại dịch COVID-19 càng đẩy nhanh xu hướng này khi mọi người chuyển sang mua sắm trực tuyến do các biện pháp phong tỏa và giãn cách xã hội. Các nền tảng thương mại điện tử và thị trường trực tuyến đã trở thành các kênh thiết yếu để các nhà sản xuất và bán lẻ nội thất tiếp cận khách hàng và quản lý hàng tồn kho của họ.

Tùy chỉnh và Cá nhân hóa

Khách hàng đang ngày càng tìm kiếm các lựa chọn đồ nội thất được cá nhân hóa phục vụ cho thị hiếu và sở thích cá nhân của họ. Các hệ thống quản lý nội thất đang được phát triển để đáp ứng nhu cầu tùy biến, cho phép khách hàng lựa chọn từ nhiều phương án thiết kế, vật liệu, màu sắc và kích cỡ khác nhau.

Mô hình cho thuê và đăng ký

Dịch vụ cho thuê và đăng ký nội thất đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Những mô hình này cung cấp cho khách hàng sự linh hoạt trong việc tiếp cận đồ nội thất mà không cần cam kết mua hàng. Các công ty cho thuê nội thất quản lý hàng tồn kho, hậu cần và bảo trì để đáp ứng nhu cầu về các giải pháp nội thất tạm thời hoặc linh hoạt.

II. Case study doanh nghiệp ngành nội thất ứng dụng ERP thành công

1. NESTA

Công ty TNHH Nesta được thành lập vào năm 2014 và là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất tại Hưng Yên. Với phong cách thiết kế hiện đại, được lấy cảm hứng từ Italia, Nesta luôn tìm kiếm những giải pháp riêng biệt cho mỗi căn nhà và sáng tạo, đổi mới công năng để tạo ra những sản phẩm chất lượng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Vào sáng ngày 20/04/2018, Tổ Dự án IZISolution kết hợp với Công ty Nesta đã chính thức khởi động dự án ERP sau khi hoàn tất giai đoạn demo và khảo sát hiện trạng doanh nghiệp. Dự án Nesta sẽ được triển khai theo các giai đoạn chính, bao gồm:

• Giai đoạn 1: Triển khai phần sản xuất, gồm quản lý BOM, nguyên vật liệu, quy trình sản xuất,...

• Giai đoạn 2: Triển khai phần nhân sự, gồm quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương,...

Sau khi hoàn thành các tính năng, đại diện Tổ Dự án IZISolution đã chỉ ra các yếu tố cần thiết để giúp hệ thống ERP triển khai thành công và sẵn sàng đi vào vận hành ngay lập tức:

• Thông suốt tư tưởng lãnh đạo từ trên xuống dưới

• Cố định nguồn lực vận hành dự án và hạn chế sự thay đổi

• Thống nhất các yêu cầu trước khi triển khai, giảm thiểu các thay đổi trong quá trình triển khai

• Tuân thủ đúng các mốc timeline, tiến hành điều chỉnh ngay khi có sự thay đổi. 

• Nếu cần thiết, hai bên sẽ họp trực tiếp hoặc trực tuyến để thống nhất và giải quyết các vấn đề. 

2. BAYA

BAYA - Thương hiệu nội thất có tiếng ứng dụng ERP thành công. Trước khi đổi tên vào năm 2019, BAYA có tên gọi là UMA. Đây là một thương hiệu nội thất được thành lập từ năm 2006 và đã trở thành thương hiệu nội thất phổ biến tại Việt Nam. Những ngày đầu thành lập, BAYA đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS).

Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng của công ty, phần mềm ngày càng không đáp ứng được các nhu cầu quản lý. Các tính năng không được tùy chỉnh để phù hợp và không được bổ sung để giúp quản lý các hoạt động như bán hàng trực tuyến, quản lý sản phẩm, chương trình khuyến mãi và quản lý chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết.

Nhận thấy khó khăn trong việc quản lý, BAYA đã triển khai dự án Odoo ERP được chia thành bốn giai đoạn như sau:

• Giai đoạn 1: Quản lý sản phẩm, tích hợp với bán hàng trực tuyến, quản lý điểm bán hàng (POS) (thay thế hệ thống POS cũ).

• Giai đoạn 2: Tích hợp với website thương mại điện tử, hoàn thiện các chức năng của chuỗi cung ứng bao gồm mua hàng, xuất hóa đơn và thanh toán.

• Giai đoạn 3: Các chức năng hành chính, quản lý nhân sự liên quan đến nhân sự (nhân viên, hợp đồng, chấm công, tích hợp với máy chấm công vân tay…)

• Giai đoạn 4: Cập nhật website thương mại điện tử (với Magento).

Các tính năng chủ đạo bao gồm:

• Tích hợp đầy đủ với trang web thương mại điện tử (dựa trên nền tảng Magento)

• Chương trình khuyến mãi đa dạng và quản lý khách hàng thân thiết

• Thực hiện thuật toán để tối ưu hóa chức năng của chuỗi cung ứng

• Các phân hệ Odoo gốc được tùy chỉnh và tinh chỉnh một cách cao độ.

Sau khi triển khai ERP, BAYA đã có những bước chuyển mình vượt bậc trong công tác quản lý. Nhờ đó, hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Theo chia sẻ của bà Ulli Wingardh, ERP đã mang lại những kết quả tích cực như sau:

“Chúng tôi có khoảng 100 người dùng trong hệ thống từ người dùng POS trong cửa hàng cho đến người trong kho, văn phòng. So với hệ thống cũ chúng tôi từng sử dụng, tôi thấy ERP rất thân thiện với người dùng. Nó cũng rất tuyệt vời khi tìm kiếm các dữ liệu khác nhau và có thể tập hợp bất kỳ báo cáo nào để lấy thông tin từ hệ thống. Điều này thực sự hữu ích với chúng tôi. Tôi thường xuyên đi lại giữa Thuỵ Điển và Việt Nam, tôi có thể làm việc từ xa với ERP và kiểm tra bất cứ thứ gì tôi cần kiểm tra”.

III. Giải pháp ERP đặc thù cho ngành nội thất

Dưới đây là một số tính năng đặc thù ở hệ thống ERP cho ngành nội thất:

1. Quản lý cấu trúc nhà máy và nguồn lao động

 Mô-đun này giúp tổ chức và quản lý cấu trúc nhà máy, bao gồm các phòng ban, máy trạm và nguồn lao động khác nhau. Nó tạo điều kiện phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch năng lực, theo dõi giờ lao động và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

2. Quản lý chi tiết thông tin nhà cung cấp và thông tin khách hàng

Tính năng này cho phép quản lý toàn diện thông tin khách hàng và nhà cung cấp. Nó bao gồm các tính năng như duy trì chi tiết liên hệ, quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn, theo dõi tương tác và liên lạc cũng như quản lý hợp đồng và thỏa thuận.

3. Quản lý đơn hàng

Mô-đun quản lý đơn hàng cho phép xử lý, theo dõi và thực hiện đơn hàng hiệu quả. Nó bao gồm các tính năng như nhập đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng, lên lịch đơn hàng, quản lý thay đổi đơn hàng và tạo các tài liệu liên quan đến đơn hàng như ghi chú giao hàng và hóa đơn.

4. Quản lý sản xuất

Mô-đun này tập trung vào việc quản lý quá trình sản xuất. Nó bao gồm các chức năng như tạo và quản lý lịch trình sản xuất, theo dõi tiến độ công việc, quản lý yêu cầu vật liệu và hàng tồn kho, đảm bảo kiểm soát chất lượng, giám sát chi phí và hiệu quả sản xuất.

5. Quản·lý tài chính

Khía cạnh này bao gồm các chức năng tài chính khác nhau như sổ cái chung, tài khoản phải trả và phải thu, lập ngân sách, chi phí, báo cáo tài chính và phân tích. Nó giúp theo dõi các giao dịch tài chính, quản lý ngân sách, tạo báo cáo tài chính và cung cấp thông tin chuyên sâu về tình hình tài chính của doanh nghiệp nội thất.

6. Quản lý kho

Mô-đun quản lý kho tạo điều kiện quản lý hiệu quả hàng tồn kho và mức độ tồn kho. Nó bao gồm các chức năng như theo dõi hàng tồn kho, bổ sung hàng tồn kho, chọn và đóng gói, quét mã vạch, quản lý bố trí kho hàng và tích hợp với các mô-đun khác như quản lý đơn hàng và quản lý sản xuất.

7. Báo cáo thống kê

Các giải pháp ERP cho ngành nội thất thường bao gồm khả năng báo cáo và phân tích tích hợp sẵn. Những công cụ này cho phép người dùng tạo báo cáo thống kê và phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của họ, chẳng hạn như hiệu quả sản xuất, hiệu suất bán hàng, mức tồn kho và chỉ số tài chính.

Các giải pháp ERP cụ thể cho ngành nội thất có thể có các tính năng hoặc mô-đun bổ sung phù hợp với các yêu cầu riêng của ngành. Các tổ chức có thể chọn các hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách kinh doanh cụ thể của họ.Xem thêm: 

➡️ Triển khai phần mềm cần làm gì? Vai trò các bên tham gia cùng cách thức triển khai để thành công 

➡️ Các thành viên cốt lõi của dự án triển khai ERP 

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

• • Mô hình ERP mở rộng là gì? Khi nào doanh nghiệp cần đến một mô hình ERP mở rộng?
• • 6 cách giảm thiểu rủi ro trong triển khai ERP