Thành phần, vai trò của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp

Quyết tâm của tất cả các cá nhân trong tổ chức chính là chìa khóa giúp quy trình triển khai ERP trong thực tế được thông suốt. Tổ chức của bạn có thể đã chọn được phần mềm thích hợp nhưng nếu những người tham gia quá trình này không sẵn sàng  cho việc thay đổi thì việc triển khai ERP cũng không thể thành công. Để đảm bảo sự thành công trong triển khai phần mềm ERP thì có một số bộ phận dưới đây cần tham gia quá trình triển khai: 

I. Thành phần của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp

1. Bộ phận quản lý

Mọi dự án ERP thành công đều có sự cam kết của ban quản lý cấp cao. Ban lãnh đạo cần sẵn sàng chịu trách nhiệm trong việc định hướng ở tầm vĩ mô cho những thay đổi nội bộ. Họ không chỉ là người khởi động dự án mà còn phải là thành viên tham gia xuyên suốt quá trình triển khai.

Điều quan trọng là phải có người quản lý đảm trách quá trình triển khai ERP. Thành viên này sẽ là người có hiểu biết về cách thức vận hành của doanh nghiệp.

Người quản lý này cần là một lãnh đạo trách nhiệm, tham gia vào tất cả quá trình triển khai và đưa ra các quyết định quan trọng trường hợp có khó khăn phát sinh. Họ không chỉ đóng góp tiếng nói vào dự án mà còn phải tích cực hỗ trợ các thành viên tham gia quá trình triển khai phần mềm ERP. Trách nhiệm của họ là việc cam kết thành công của quá trình triển khai hệ thống ERP.

Xem thêm: Vai trò của lãnh đạo trong triển khai ERP

Vai trò của người quản trị dự án ERP trong doanh nghiệp

2. Bộ phận IT

Để đảm bảo sự thành công của việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, bộ phận IT cần được trao quyền để chịu trách nhiệm cũng như được trợ giúp khi cần thiết. Đội ngũ IT đóng vai trò quan trọng không chỉ trong giai đoạn triển khai mà còn trong quá trình duy trì hệ thống ERP.

Quản trị dự án cần đảm bảo nhóm IT đang triển khai đúng quy trình và tiến độ. Để thực hiện tốt điều này thì hai bên cần có quá trình giao tiếp và phối hợp nhịp nhàng. Ngoài ra, việc triển khai ERP, đội ngũ IT còn cần nỗ lực đưa ra những đề xuất để gia tăng tính hiệu quả cho dự án.

Nếu đội ngũ IT của bạn thiếu kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để xử lý các công việc trong quá trình triển khai dự án thì doanh nghiệp cần tạo cơ hội đào tạo để nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

3. Bộ quận quản lý thay đổi

Tất cả sự thay đổi  lớn đều kéo theo nhiều khó khăn. Hầu hết khi triển khai phần mềm quản trị hệ thống ERP, doanh nghiệp đều sẽ mong đợi nhiều sự thay đổi tích cực. Và các tổ chức cần phải có một bộ phận nhằm khuyến khích, hỗ trợ các nhân viên khác trong quá trình triển khai ERP. Người này nên là người quản lý dự án có kinh nghiệm, trung thực, có khả năng lãnh đạo nhóm quản lý dự án và có tinh thần trách nhiệm cũng như là người có quyền kiểm soát hệ thống triển khai.

Họ là người chịu trách nhiệm về kết quả dự án ERP cho tổ chức. Người này rất tích cực trong việc truyền đạt thông điệp từ ban lãnh đạo xuống nhân viên trong một tổ chức. Họ hiểu hệ thống ERP sẽ đem đến nguồn lợi ích gì cho tổ chức đồng thời truyền năng lượng tích cực và sự hào hứng tới các nhân viên trong quá trình triển khai.

Xem thêm: Triển khai ERP: 5 Lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi

Tận dụng quản lý thay đổi để tăng ROI khi triển khai ERP như thế nào?

4. Bộ phận đào tạo

Bộ phận quản lý thay đổi  là thành viên của nhóm chịu trách nhiệm đào tạo. Bộ phận này thường sẽ am hiểu toàn bộ hệ thống ERP. Để việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thành công, nhân viên không chỉ cần biết thay đổi họ cũng phải biết cách tận dụng tối đa hệ thống. Và để có được điều này thì việc đào tạo rất quan trọng.

Họ là người tổ chức các cuộc hội thảo, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để đảm bảo nhân viên có thể vận hành phần mềm ERP. Những người này không thể thay thế các chuyên gia đào tạo từ nhà cung cấp nhưng sẽ giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn để các nhân viên khác có thể tiếp cận nhanh nhất.

5. Chuyên viên ERP

Doanh nghiệp có thể nhờ đến một bên tư vấn triển khai hệ thống ERP độc lập. Nhờ vào kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp phong phú, họ sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết các xu hướng hoặc rủi ro, tập trung vào các phần quan trọng thay vì bị quấn theo các đầu việc nhỏ nhặt.

Thông thường, các nhóm triển khai ERP trong doanh nghiệp có thể sẽ gặp những sai lầm dù nhiều kinh nghiệm bởi thế giới phần mềm ERP luôn không ngừng thay đổi. Một chuyên viên vấn triển khai hệ thống ERP có thể giúp điều hướng những vấn đề về phần mềm và cả con người. Hơn thế, để gia tăng trải nghiệm thực tế, các nhà quản lý có thể đăng ký dùng thử tại đây cũng như liên hệ hotline 096 4578 234  để nhận được tư vấn chi tiết từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

II. Vai trò của đội triển khai ERP

Từ những thành phần của đội triển khai ERP kể trên, có thể thấy những vai trò chủ chốt của đội nhóm này bao gồm:

Quản lý dự án: Nhóm triển khai ERP giám sát dự án triển khai, quản lý các mốc thời gian, nguồn lực và ngân sách để đảm bảo triển khai thành công.

Thu thập yêu cầu: Nhóm làm việc với các bên liên quan để hiểu nhu cầu, quy trình và mục tiêu của tổ chức, thu thập các yêu cầu để định cấu hình hệ thống ERP.

Cấu hình hệ thống: Nhóm triển khai tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của tổ chức, cấu hình các mô-đun, quy trình công việc và vai trò của người dùng.

Di chuyển dữ liệu: Họ quản lý việc di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và chuyển đổi dữ liệu suôn sẻ.

Kiểm tra và đảm bảo chất lượng: Nhóm tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động như mong đợi, xác định và giải quyết mọi vấn đề hoặc lỗi.

Quản lý đào tạo và thay đổi: Họ cung cấp đào tạo cho người dùng cuối, giúp họ thích nghi với hệ thống và quy trình mới, đồng thời hỗ trợ các nỗ lực quản lý thay đổi.

Hỗ trợ đưa vào sử dụng và sau khi triển khai: Nhóm giám sát giai đoạn đưa vào sử dụng, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và cung cấp hỗ trợ sau khi triển khai để giải quyết các mối lo ngại của người dùng và tối ưu hóa hiệu suất hệ thống.

Cải tiến liên tục: Họ thu thập phản hồi, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và cộng tác với nhà phát triển hoặc nhà cung cấp để triển khai các bản cập nhật và chức năng mới nhằm cải tiến hệ thống liên tục.

Hãy nhớ rằng, con người là chìa khóa để quá trình triển khai ERP thành công!

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP