Tại sao con người là nhân tố quan trọng nhất trong kế hoạch triển khai ERP?

Quyết tâm của tất cả các cá nhân trong tổ chức chính là chìa khóa giúp quá trình triển khai ERP được thông suốt. Tổ chức của bạn có thể đã chọn được phần mềm thích hợp nhưng nếu những người tham gia quá trình này không sẵn sàng cho việc thay đổi thì việc triển khai ERP cũng không thể thành công. Để đảm bảo sự thành công trong triển khai phần mềm ERP thì có một số bộ phận dưới đây cần tham gia quá trình triển khai:

1. Bộ phận quản lý

Mọi dự án triển khai giải pháp ERP thành công đều có sự cam kết của ban quản lý cấp cao. Ban lãnh đạo cần sẵn sàng chịu trách nhiệm trong việc định hướng ở tầm vĩ mô cho những thay đổi nội bộ. Họ không chỉ là người khởi động dự án mà còn phải là thành viên tham gia xuyên suốt quá trình triển khai.

Điều quan trọng là phải có người quản lý đảm trách quá trình triển khai ERP. Thành viên này sẽ là người có hiểu biết về cách thức vận hành của doanh nghiệp.
Người quản lý này cần là một lãnh đạo trách nhiệm, tham gia vào tất cả quá trình triển khai và đưara các quyết định quan trọng trường hợp có khó khăn phát sinh. Họ không chỉ đóng góp tiếng nói vào dự án mà còn phải tích cực hỗ trợ các thành viên tham gia quá trình triển khai phần mềm ERP. Trách nhiệm của họ là việc cam kết thành công của quá trình triển khai hệ thống ERP.

2. Bộ phận IT

Để đảm bảo sự thành công của việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, bộ phận IT cần được trao quyền để chịu trách nhiệm cũng như được trợ giúp khi cần thiết. Đội ngũ IT đóng vai trò quan trọng không chỉ trong giai đoạn triển khai mà còn trong quá trình duy trì hệ thống ERP.

Quản trị dự án cần đảm bảo nhóm IT đang triển khai đúng quy trình và tiến độ. Để thực hiện tốt điều này thì hai bên cần có quá trình giao tiếp và phối hợp nhịp nhàng. Ngoài ra, việc triển khai ERP, đội ngũ IT còn cần nỗ lực đưa ra những đề xuất để gia tăng tính hiệu quả cho dự án.

Nếu đội ngũ IT của bạn thiếu kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để xử lý các công việc trong quá trình triển khai dự án thì doanh nghiệp cần tạo cơ hội đào tạo để nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

3. Bộ quận quản lý thay đổi

Tất cả sự thay đổi lớn đều kéo theo nhiều khó khăn. Hầu hết khi triển khai phần mềm quản trị hệ thống ERP, doanh nghiệp đều sẽ mong đợi nhiều sự thay đổi tích cực. Và các tổ chức cần phải có một bộ phận nhằm khuyến khích, hỗ trợ các nhân viên khác trong quá trình triển khai ERP. Người này nên là người quản lý dự án có kinh nghiệm, trung thực, có khả năng lãnh đạo nhóm quản lý dự án và có tinh thần trách nhiệm cũng như là người có quyền kiểm soát hệ thống triển khai.

Họ là người chịu trách nhiệm về kết quả dự án ERP cho tổ chức. Người này rất tích cự trong việc truyền đạt thông điệp từ ban lãnh đạo xuống nhân viên trong một tổ chức. Họ hiểu hệ thống ERP sẽ đem đến nguồn lợi ích gì cho tổ chức đồng thời truyền năng lượng tích cực và sự hào hứng tới các nhân viên trong quá trình triển khai.

4. Bộ phận đào tạo

Bộ phận quản lý thay đổi là thành viên của nhóm chịu trách nhiệm đào tạo. Bộ phận này thường sẽ am hiểu toàn bộ hệ thống ERP. Để việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thành công, nhân viên không chỉ cần biết thay đổi họ cũng phải biết cách tận dụng tối đa hệ thống. Và để có được điều này thì việc đào tạo rất quan trọng.

Họ là người tổ chức các cuộc hội thảo, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để đảm bảo nhân viên có thể vận hành phần mềm ERP. Những người này không thể thay thế các chuyên gia đào tạo từ nhà cung cấp nhưng sẽ giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn để các nhân viên khác có thể tiếp cận nhanh nhất.

5. Người tư vấn triển khai hệ thống ERP

Doanh nghiệp có thể nhờ đến một bên tư vấn triển khai hệ thống ERP độc lập. Nhờ vào kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp phong phú, họ sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết các xu hướng hoặc rủi ro, tập trung vào các phần quan trọng thay vì bị quấn theo các đầu việc nhỏ nhặt.

Thông thường, các nhóm triển khai ERP trong doanh nghiệp có thể sẽ gặp những sai lầm dù nhiều kinh nghiệm bởi thế giới phần mềm ERP luôn không ngừng thay đổi. Một nhà tư vấn triển khai hệ thống ERP có thể giúp điều hướng những vấn đề về phần mềm và cả con người. Hơn thế, để gia tăng trải nghiệm thực tế, các nhà quản lý có thể đăng ký dùng thử tại đây cũng như liên hệ hotline 096 4578 234 để nhận được tư vấn chi tiết từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Hãy nhớ rằng, con người là chìa khóa để quá trình triển khai ERP thành công!

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

Nguồn: Panorama