Tận dụng quản lý thay đổi để tăng ROI khi triển khai ERP như thế nào?

Gia tăng ROI khi triển khai ERP không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Nhiều tổ chức đã lựa chọn đẩy nhanh dự án triển khai phần mềm ERP với các tính năng sẵn có, giảm thiểu thay đổi quy trình và cắt giảm quản lý thay đổi. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn nhưng không có gì để định hướng phát triển dài hạn cho tổ chức.

Vậy làm thế nào để nhà quản trị tối đa hóa ROI khi triển khai ERP mà không vượt  quá ngân sách dự án? Câu trả lời là quản lý thay đổi tổ chức. Nói cách khác, nhân viên sẽ xác định ROI của doanh nghiệp.

I. Các yếu tố xuất phát từ nhân viên sẽ ảnh hưởng đến ROI

Tốc độ áp dụng: Nhân viên áp dụng công nghệ mới, quy trình nghiệp vụ và công việc nhanh như thế nào?

Năng lực và kỹ năng của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả và hiệu quả. Các nhân viên được đào tạo bài bản và có kỹ năng có khả năng hoàn thành công việc nhanh hơn và tạo ra kết quả chất lượng cao hơn, do đó tác động tích cực đến công việc.

Số người sử dụng: Có bao nhiêu nhân viên đang sử dụng hệ thống ERP?

Mức độ hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Làm việc theo nhóm hiệu quả, các kênh liên lạc rõ ràng và khả năng cộng tác suôn sẻ có thể hợp lý hóa các quy trình, giảm lỗi và nâng cao năng suất tổng thể.

Thành thạo: Nhân viên thực hiện công việc với hệ thống ERP ở mức nào? 

Nhân viên có động lực và gắn kết có xu hướng làm việc hiệu quả hơn. Các yếu tố như sự hài lòng trong công việc, sự công nhận, môi trường làm việc tích cực, cơ hội thăng tiến và phát triển có thể góp phần tạo ra động lực và sự gắn kết ở mức độ cao hơn, dẫn đến cải thiện ROI.

Nếu một trong những yếu tố này ảnh hưởng tiêu cực đến dự án ERP, bạn nên tiến hành đánh giá ADKAR (Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng, Củng cố). Đánh giá mức độ, nhu cầu của nhân viên sẽ giúp nhà quản trị phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi, đây là một hoạt động quan trọng trước khi triển khai ERP.

II. Những gì nhân viên cần cho quá trình chuyển đổi

Trong quá trình chuyển đổi, nhân viên có thể yêu cầu một số yếu tố chính để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Dưới đây là một số điều nhân viên thường cần:

• Nhận thức về sự cần thiết phải thay đổi

• Mong muốn thay đổi được thực hiện

• Kiến thức về cách thức thay đổi

• Khả năng tiếp nhận phần mềm 

• Củng cố để phát triển sự thay đổi sau khi nó được triển khai

Mong muốn là một trong những thành phần chính của ADKAR mà các tổ chức thường bỏ qua. Họ coi thay đổi là một nhiệm vụ mà nhân viên sẽ tuân theo dù muốn hay không. Tuy vậy, điều này có thể tạo ra nhiều vấn đề bởi sử dụng phần mềm không phải là mục tiêu cuối cùng. Bởi nhân viên cần hiểu và muốn là một phần của sự thay đổi từ đó họ mới tập trung học để thành thạo phần mềm mới khiến tổ chức gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Điều quan trọng là nhà quản trị cần bắt đầu các hoạt động quản lý thay đổi trước khi lựa chọn ERP, vì vậy bạn có thể chủ động thu thập các đóng góp giữa các nhân viên và cho họ thêm thời gian để xử lý các thay đổi.

Một khía cạnh khác của ADKAR mà nhiều tổ chức quên giải quyết là cần tăng cường nhân viên. Cách tốt nhất để củng cố sự thay đổi là thông qua đào tạo và giao tiếp thường xuyên.

III. Làm thế nào để trở thành người lãnh đạo thay đổi

1. Chuẩn bị cho mình sự thay đổi

Bước này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn bị cá nhân cho sự thay đổi. Điều này bao gồm thu thập kiến ​​thức về lý do thay đổi, tác động tiềm năng của nó và kết quả mong đợi. Bằng cách tự chuẩn bị, người lãnh đạo có thể đạt được những hiểu biết và sự tự tin cần thiết để hướng dẫn người khác trong quá trình thay đổi.

2. Thích ứng với sự thay đổi đang xảy ra

Các nhà lãnh đạo thay đổi phải có khả năng thích ứng và sẵn sàng thay đổi bản thân. Điều này liên quan đến việc đón nhận những ý tưởng mới, sẵn sàng từ bỏ những cách làm việc cũ và thể hiện thái độ tích cực đối với sự thay đổi. Bằng cách mô hình hóa khả năng thích ứng, bạn cũng truyền cảm hứng và khuyến khích những người khác đón nhận sự thay đổi.

Xem thêm: Vai trò của người quản trị dự án ERP trong doanh nghiệp

3. Nhà quản trị cần có các kỹ năng cần thiết để quản lý sự thay đổi

Bước này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trang bị cho quản trị viên hoặc người lãnh đạo những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả quá trình thay đổi. Các kỹ năng quản lý thay đổi bao gồm giao tiếp, sự tham gia của các bên liên quan, lập kế hoạch chiến lược, giải quyết vấn đề và ra quyết định. Các nhà lãnh đạo cần có khả năng tạo ra một tầm nhìn rõ ràng cho sự thay đổi, truyền đạt nó một cách hiệu quả, thu hút và thúc đẩy các thành viên trong nhóm của họ, đồng thời giải quyết mọi thách thức hoặc kháng cự có thể phát sinh.

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải tình trạng hiệu suất làm việc cùng tinh thần thấp do thay đổi của tổ chức thì vai trò của người quản trị thay đổi rất cần thiết cho chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số.

Vậy nên các nhà quản lý đảm nhận vai trò này có vai trò ảnh hưởng đáng kể đến cách nhân viên cảm nhận sự thay đổi. Bằng cách lắng nghe các mối quan tâm của nhân viên và sử dụng ADKAR, các nhà quản lý thay đổi có thể xác định các rào cản và xây dựng giải pháp để giải quyết chúng.

Xem thêm: Vai trò của lãnh đạo trong triển khai ERP

Điều quan trọng, trong khi nhiều tổ chức nhắm đến tiết kiệm chi phí ngắn hạn thì rất nhiều tổ chức hiểu tầm quan trọng của gia tăng ROI trong dài hạn. Họ mong đợi nhiều hơn từ phần mềm ERP của mình vì họ biết giá trị thực sự của nó nằm ở giao điểm của con người, quy trình và công nghệ. Họ biết rằng một mình công nghệ không thể mang lại ROI dài hạn. Vì vậy, để đạt được những điều đó, doanh nghiệp cần tận dụng quản lý thay đổi để gia tăng ROI và nhà cung cấp uy tín nhiều kinh nghiệm như ERPViet sẽ là một khoản đầu tư tuyệt vời.

Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 096 4578 234 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.

➡️ Phần mềm ERP tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp như thế nào?

➡️ Phần mềm Odoo ERP giúp gia tăng ROI của doanh nghiệp như thế nào? 

➡️ Triển khai ERP: 5 lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi

➡️ ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ