Các phân hệ ERP: Vai trò và sự khác biệt với phần mềm riêng lẻ

Các phân hệ ERP (hay các mô đun) là tập hợp nhiều nhóm tính năng khác nhau, nhằm mục đích hỗ trợ quá trình quản trị doanh nghiệp. Vậy Doanh nghiệp cần có những phân hệ nào trong hệ thống ERP? Vai trò của từng phân hệ trong quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng điểm qua các phân hệ chủ chốt trong ERP mà mọi doanh nghiệp nên có ngay trong bài viết sau.

I. Giới thiệu về ERP và các phân hệ trong ERP

Phân hệ ERP là gì?

Phân hệ ERP (module of Enterprise Resource Planning) là các mô-đun nằm trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Các phân hệ này được thiết kế với các chức năng và dữ liệu phục vụ riêng cho từng phòng ban trong công ty. 

Tất cả các phân hệ ERP sẽ được tích hợp vào phần mềm, đảm bảo rằng dữ liệu được truy xuất từ hệ thống này sẽ được đồng bộ hoàn toàn, ngay cả khi có thêm một phân hệ mới.

Vai trò các phân hệ của ERP

Mỗi phân hệ ERP có nhiệm vụ đặc biệt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, cho phép nhà quản lý tùy biến hệ thống bằng cách thay đổi, thêm bớt các phân hệ tùy theo nhu cầu kinh doanh. Điều này đem lại lợi thế quan trọng của ERP so với các phần mềm riêng lẻ khác.

Ví dụ, khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng, họ có thể mua các mô-đun cần thiết nhất để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, lúc này nhà quản lý có thể thêm các phân hệ mới vào hệ thống ERP hiện có thay vì phải thiết kế một hệ thống mới.

Lợi ích của việc sử dụng các phân hệ của ERP là doanh nghiệp có thể thêm các chức năng mới mà không ảnh hưởng đến nền tảng hiện có. Doanh nghiệp cũng không cần triển khai một hệ thống ERP mới khi có yêu cầu thay đổi, miễn là lựa chọn được một công ty cung cấp ERP uy tín với nhiều lựa chọn mô-đun khác nhau.

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP? Những điều nhà quản trị cần biết

II. Các phân hệ trong hệ thống ERP

ERP là hệ thống phần mềm tích hợp nhiều chức năng. Tuy nhiên, các phân hệ chủ chốt trong ERP bao gồm:

Phân hệ quản trị tài chính - kế toán (Financial Management)

Trước đây, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm kế toán riêng lẻ hoặc kết hợp với các sổ sách khác để quản lý tài chính. Tuy nhiên, hiện nay với sự phát triển của CNTT, nhiều nhà cung cấp ERP đã triển khai phân hệ tài chính & kế toán trong hệ thống ERP để đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán và tài chính. Các phân hệ trong ERP trong đó có quản trị tài chính - kế toán giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành công ty một cách hiệu quả hơn.

Phân hệ tài chính & kế toán trong hệ thống ERP được xem là phân hệ quan trọng nhất, cung cấp thông tin về tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai. Với phân hệ kế toán trong hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.

Phân hệ quản trị nhân sự (Human Resource Management)

Phân hệ quản lý nguồn nhân lực (HRM) là một trong các phân hệ ERP bao gồm các tính năng quản lý nhân lực cơ bản và nhiều tính năng bổ sung khác. HRM có thể được xem như phiên bản của CRM dành cho nhân viên, lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân viên bao gồm cả đánh giá hiệu suất, mô tả công việc và lịch sử làm việc. Phân hệ này không chỉ giúp theo dõi giờ làm việc của từng nhân viên mà còn quản lý được thông tin về thời gian nghỉ có lương (PTO), ngày ốm và các khoản phúc lợi khác.

Phân hệ quản trị sản xuất (Production Management)

Viết tắt của phân hệ sản xuất trong ERP là Production Management. Phân hệ này cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất. Dựa trên các số liệu sản xuất từ kế hoạch hoặc đơn hàng, phần mềm ERP tự động tạo ra kế hoạch sản xuất phù hợp để tối ưu hóa chi phí và thời gian, đồng thời giảm tỷ lệ mắc lỗi trong quá trình sản xuất và quản lý nhập xuất hàng hóa.

Các thành phần của ERP này còn tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc và nhân công dựa trên định mức sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch sản xuất và đặt hàng phù hợp với yêu cầu về thời gian, nguồn lực và máy móc. Các số liệu này cũng cho phép doanh nghiệp điều chỉnh tiến độ sản xuất kịp thời để đáp ứng yêu cầu đặt ra.

Ngoài ra, một số phần mềm ERP cung cấp tính năng quản lý kho hay quản lý chất lượng để giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất, quản lý kho và phân phối sản phẩm hiệu quả hơn. Sử dụng hệ thống ERP kết hợp nhiều phân hệ như vậy giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất và quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

Phân hệ quản trị tồn kho (Inventory Management)

Phân hệ quản lý kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho bằng cách theo dõi số lượng, vị trí và đơn vị lưu trữ (SKU) của từng mặt hàng. Nó cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tổng thể về tình trạng hàng tồn kho, bao gồm cả hàng sắp đến (thông qua tích hợp với công cụ mua sắm).

Việc sử dụng phân hệ này giúp quản lý chi phí hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đủ hàng tồn kho mà vẫn giữ cân bằng về chi phí lưu trữ. Hơn nữa, phân hệ này cũng cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tổng thể về xu hướng mua hàng của khách hàng, giúp họ đưa ra các giải pháp kịp thời để tránh tình trạng hết hàng khi sản phẩm đang được nhiều người săn đón.

Phân hệ quản lý mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management)

Phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng, bao gồm cả khách hàng tiềm năng. Nói một cách đơn giản, phân hệ này sẽ lưu trữ toàn bộ lịch sử giao tiếp giữa công ty và khách hàng, bao gồm các cuộc gọi, email, tin nhắn, và cả lịch sử mua hàng của khách hàng. Với phân hệ CRM, doanh nghiệp có thể cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cho phép nhân viên dễ dàng truy cập tất cả thông tin cần thiết khi làm việc với khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng phân hệ CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và tìm ra chiến lược phù hợp. Dựa trên dữ liệu có sẵn trong hệ thống, phân hệ này cung cấp các đề xuất khác nhau để cải thiện cơ hội tiếp cận khách hàng. Ngoài ra, một số mô-đun CRM được thiết kế tốt có thể hỗ trợ phân tích hành trình khách hàng theo từng giai đoạn phễu, báo cáo và quản lý để cải thiện hiệu quả quản lý mối quan hệ khách hàng.

Xem thêm: Tìm hiểu mô hình ERP phù hợp với quy mô doanh nghiệp

III. Các phân hệ trong ERP hoàn toàn có thể thay thế các phần mềm riêng lẻ 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị riêng lẻ với nhiều chức năng cho từng phòng ban khác nhau. Với những doanh nghiệp chưa áp dụng hệ thống ERP hay sử dụng các phân hệ ERP, mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm quản lý khác nhau, dẫn đến hệ thống thông tin rời rạc, không đồng nhất và thiếu tính liên kết của dữ liệu.

Hơn nữa, mỗi khi ban quản lý cần các báo cáo tổng hợp từ các phòng ban, các nhân viên phải dành nhiều công sức để phân tích dữ liệu và xử lý sai sót ở các bộ phận. Các vấn đề này càng trở nên rõ ràng hơn đối với các công ty quy mô lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của công ty.

ERP tạo ra một mạng lưới dữ liệu duy nhất, nhờ tích hợp tất cả 6 phân hệ của nó vào một phần mềm duy nhất và có thể thay thế hoàn toàn các ứng dụng quản trị rời rạc. Ví dụ, các phần mềm quản lý kế toán, mua hàng, kho hàng, bán hàng, và nhiều hơn nữa đều có sẵn trên ERP và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, ERP còn có thể thay thế nhiều phần mềm khác, với gần 30 chức năng mở rộng và công nghệ tiên tiến để đáp ứng mục tiêu số hóa của thế giới. Các tính năng của ERP được liên tục nâng cấp và mở rộng để tăng khả năng phân tích dữ liệu, tạo báo cáo tự động, lên lịch và gửi email chăm sóc khách hàng định kỳ.

Ngoài các phân hệ trong ERP đã được đề cập, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp triển khai các add-ons (chức năng bổ sung) để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu về các phân hệ ERP cũng như vai trò của nó. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Đăng ký dùng thử ERPViet: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/