Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP? Những điều nhà quản trị cần biết

Phần mềm ERP là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp đứng đầu về hiệu quả của thế giới. Vậy phần mềm quản lý ERP là gì? Phần mềm này có vai trò, lợi ích gì với doanh nghiệp? Hãy cùng ERPViet đi tìm câu trả lời.

1. Phần mềm quản lý ERP là gì? ERP ra đời như thế nào?

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.

Phần mềm quản lý ERP xuất hiện vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng chúng để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), là một phần mềm quản lý tập trung vào quá trình sản xuất hàng hóa. Đến giữa những năm 1990, ERP đã được nhân rộng lên bởi hiệu quả của chúng, được áp dụng cho hầu hết các mảng của doanh nghiệp chứ không chỉ riêng sản xuất. Bên cạnh doanh nghiệp các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu sử dụng ERP cho tổ chức của mình. Tới những năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện, dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng truy cập và sử dụng giao diện web. ERP II cho phép một phạm vi người dùng rộng hơn sử dụng và xem các dữ liệu chứa trong chúng, hỗ trợ cho quá trình hợp tác giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp chứ không đơn thuần là quản lý nội bộ nữa.

Phần mềm quản lý ERP là gì? Tất tần tật về phần mềm ERP chủ doanh nghiệp cần biết

Phần mềm quản lý ERP – dễ dàng kết nối thông tin ở bất kỳ đâu chỉ với một kết nối mạng

>>> Đọc thêm: 10 điều chủ doanh nghiệp cần biết về phần mềm ERP

Phần mềm quản lý ERP mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp

Trước khi ERP xâm nhập vào các doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu rất phức tạp và lớn. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột. Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được gộp lại, sử dụng và chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù.

Phần mềm phần mềm openerp chính là trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp mong muốn gia tăng đơn hàng, kiểm soát khách hàng, hiệu quả sản xuất, lượng hàng tồn kho,…

Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: phần mềm openerp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.

Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Kiểm soát lượng tồn kho: Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng của hàng. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.

Phần mềm quản lý ERP là gì? Tất tần tật về phần mềm ERP chủ doanh nghiệp cần biết 02

ERP đem đến nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận. Hiện nay, có rất nhiề

Các loại ERP

u doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý ERP để phục vụ công tác quản lý kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hầu như các hệ thống ERP ở mỗi doanh nghiệp đều được xây dựng với cấu trúc khác nhau. Việc sử dụng mô-đun nào trong phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP còn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. Các mô-đun phổ biến hầu hết các doanh nghiệp sử dụng bao gồm: quản lý kho hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài chính kế toán, quản lý chăm sóc khách hàng,…. Ngoài ra, tùy theo tính chất và cơ cấu của doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các mô-đun đặc thù khác.

Nếu như trước đây, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai tại chính server của doanh nghiệp) được ưa chuộng hơn thì giờ đây, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) ngày càng được đưa vào sử dụng nhiều hơn bởi mức độ tiện lợi và tiết kiệm chi phí của chúng.

>>> Đọc thêm: Khác biệt cơ bản giữa Cloud ERP và ERP truyền thống

Doanh nghiệp muốn biết được đơn vị mình phù hợp với loại hình ERP nào, cần sử dụng những mô-đun nào cần trải qua quá trình phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của mình, tìm hiểu sâu về hệ thống ERP, hiểu được phần mềm quản lý ERP là gì và vai trò của chúng, phối hợp làm việc cùng nhà cung cấp ERP để có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất.

Hạn chế của ERP

Phần mềm quản lý ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, nhưng khó khăn là không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai. Bởi suy cho cùng, ERP dù hiệu quả đến đâu cũng vẫn chỉ là công cụ. Để triển khai thành công, yếu tố con người chiếm giữ vai trò quyết định.

Để thu được hiệu quả cao khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên lưu tâm đến những vấn đề sau:

Đã nhận được sự đồng thuận và thống nhất giữa các nhân viên của các bộ phận trong doanh nghiệp hay chưa? Đặc điểm của con người là ngại thay đổi. Trong khi rất nhiều nhân viên đã quen với cách sử dụng các hệ thống cũ, họ rất ngại khi phải chuyển sang một phần mềm quản trị doanh nghiệp mới. Điều đó đồng nghĩa với việc họ có thể phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc từ trước đến nay của mình để thích nghi với hệ thống mới.
Các quy trình vận hành của doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa? Nếu như doanh nghiệp chi trả một số tiền lớn cho ERP và không nghiên cứu để tối ưu hóa quá trình vận hành thì số tiền bạn bỏ ra chỉ lãng phí thêm mà thôi. Vì quy trình vận hành tốt thì khi áp dụng ERP vào, doanh nghiệp của bạn mới thu được hiệu quả. Nếu không, ERP sẽ chỉ giúp bạn nhân lên những cái xấu đang tồn tại trong chính những quy trình triển khai mà thôi.
Người lãnh đạo có thấu hiểu hết về hệ thống ERP hay chưa? Phần mềm quản lý ERP là gì? Chúng đem lại những lợi ích gì? Những lưu ý nào doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình triển khai? Đây là yếu tố quan trọng, nếu không thực hiện đúng có thể khiến hệ thống ERP bạc tỷ của bạn nhanh chóng thất bại. Mặc dù bộ phận IT là phòng triển khai nhưng họ không thể hiểu hết về quy trình kinh doanh cũng như các vướng mắc của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp chứ không phải ai khác là người thấu hiểu nhất điều này. Vì vậy, dù bận trăm công nghìn việc, chủ doanh nghiệp vẫn cần phải sát sao quá trình triển khai ERP.

>>> Đọc thêm về: Vai trò của lãnh đạo trong triển khai ERP
>>> Đọc thêm về: Khó khăn của doanh nghiệp khi triển khai ERP

Ngoài ERP ra còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Ngoài phần mềm quản lý ERP còn có các phần mềm khác hỗ trợ quá trình quản lý doanh nghiệp như:

ERM – Enterprise Resouce Management – Hệ thống quản lý toàn diện doanh nghiệp
CRM – Client Relationship Management – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
SCM – Supply Chain Management – Phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng

ERM – Enterprise Resouce Management – là một hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp, trong đó phần mềm chỉ là một bộ phận nhỏ. Hệ thống này chứa đựng rất nhiều yếu tố phi máy tính, có thể đem đến nhiều hạn chế trong quá trình triển khai.

CRM – Client Relationship Management – đây là phần mềm đặt trọng tâm vào quá trình tương tác với khách hàng bên ngoài. CRM sẽ quản lý từ nghiên cứu, phân tích thị trường, lập kế hoạch, tiếp thị, quản lý đơn hàng, quản lý chăm sóc khách hàng, định hướng chiến lược. Hiện nay, hầu hết các hệ thống ERP hiện đại đều có tích hợp phần mềm chăm sóc khách hàng, được xem như một tính năng con được đặt trong tổng thể hệ thống ERP.

SCM – Supply Chain Management – là hệ thống quản lý một chuỗi hoạt động từ khi tìm kiếm nguyên liệu đầu vào cho đến khi sản xuất sản phẩm, đưa sản phẩm đến tay khách hàng. SCM được xem là hệ thống khó chuẩn hóa nhất trong các phần mềm quản lý, bởi chúng chỉ có thể nhắm vào 1 khâu trong cả dây chuyền. Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thường cũng cung cấp các tính năng của SCM.

Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

Trong tất cả các hệ thống quản lý nói trên thì phần mềm quản lý ERP được xem là phần mềm quan trọng nhất, bao quát nhất và đem lại hiệu quả cao nhất, là xương sống của mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.

Các phân hệ của ERP

Hiểu hơn về các phân hệ của ERP sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trả lời hơn khi đối mặt với câu hỏi: “Phần mềm quản lý ERP là gì?” Một hệ thống ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

Phân hệ phần mềm ERP:

Kế toán tài chính (Finance)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Báo cáo thuế (Tax Reports)

Đối với các hệ thống phần mềm quản lý ERP hiện đại, ngoài các mô-đun trên còn có thêm các mô-đun liên kết với thiết bị mã vạch, máy tính cầm tay, điện thoại di động phục vụ quá trình truy cập từ xa và không dây.

Trong mỗi mô-đun chính lại chứa các mô-đun chức năng con. Ví dụ như phân hệ kế toán tài chính bao gồm các chức năng con như sau:

Module con trong phần mềm kế toán:

Sổ cái (General Ledger)
Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)
Công nợ phải thu (Accounts Receivable)
Công nợ phải trả (Account Payable)
Tài sản cố định (Fixed Assets)
Lập dự toán ngân sách (Budgeting)
Hợp nhất báo cáo (Financial Statement Consolidation)

>>> Đọc thêm: 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai ERP ngay lập tức

Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP

Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo “Manufacturing Resource Planning” năm 2003 và tác giả Phil Heenan trong tài liệu hội thảo “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” năm 2001 thì quy trình triển khai ứng dụng phần mềm quản lý ERP phải thông qua 6 bước sau:

Đánh giá các quy trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1): bao gồm hiện trạng sản xuất kinh doanh, các vấn đề vướng mắc, cản trở, cơ hội, yêu cầu, thách thức. Sau khi đánh giá, cần lên được kế hoạch hành động.
Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt: những người tham gia đào tạo gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các trưởng, phó các phòng ban. Nội dung đào tạo gồm: phần mềm quản lý ERP là gì, vai trò ERP, quá trình chuẩn bị để triển khai ERP, lợi ích
Tổ chức dự án triển khai: gồm ban chỉ đạo, tổ dự án, tổ chuyên trách, đơn vị tư vấn
Đào tạo cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ: khiến mọi người nhận thức được vai trò của mình
Kiểm tra trước khi triển khai chạy thử: xem các quy trình đã xây dựng xong chưa, các số liệu đã đầy đủ chưa, quá trình đào tạo đã hoàn tất chưa
Chạy thử: gồm chạy thử phần mềm ERP, đánh giá chạy thử, xác định lại khoảng cách giữa kết quả thu được và kỳ vọng ban đầu

Kinh nghiệm triển khai ERP thành công

Việc ứng dụng triển khai ERP cần được tiến hành tuần tự, dưới sự cân nhắc thấu đáo, tránh tình trạng chạy quá nhanh trong khi quy trình chưa hoàn thiện và các nhân viên đến lãnh đạo chưa có đủ thời gian để làm quen với ERP.

Phần mềm quản lý ERP là gì? Tất tần tật về phần mềm ERP chủ doanh nghiệp cần biết 03

Đo lường theo giai đoạn – điều chỉnh phù hợp – bí quyết để triển khai thành công

Doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý ERP theo từng giai đoạn, có thể phân làm một số giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1. Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.
Giai đoạn 2. Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng… Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vàp các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
Giai đoạn 3. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy từng hệ thống phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.

Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn. Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.

>>> Đọc thêm: 6 lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy hoàn toàn hệ thống ERP

Khác biệt cơ bản của ERP so với nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm khác biệt cơ bản của phần mềm quản lý ERP so với nhiều phần mềm rời rạc là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống phần mềm duy nhất, các mô-đun của nó có chức năng tương tự các phần mềm rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế nhờ khả năng tích hợp. Trong hệ thống ERP, các mô-dun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giống như các bộ phận trên cùng một cơ thể người. Chính vì vậy, thông tin được chia sẻ ngay lập tức từ bộ phận này qua bộ phận khác, đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng.

Các phần mềm rời rạc thường chỉ phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể và giống như một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác. Việc lưu chuyển thông tin được thực hiện một cách thủ công với năng suất thấp, thiếu sự kiểm soát và dễ sai số. Với ERP, thông tin được luân chuyển dễ dàng theo quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban để đưa ra báo cáo tổng hợp chính xác nhất. Bằng cách này, năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin sẽ được gia tăng.

Phần mềm quản lý ERP là gì? Tất tần tật về phần mềm ERP chủ doanh nghiệp cần biết 04

ERP – tích hợp tất cả tính năng chỉ trong một hệ thống phần mềm

Tại sao giá thành của các hệ thống ERP lại quá cao?

Trào lưu sử dụng hệ thống phần mềm quản lý ERP trong doanh nghiệp tại Việt Nam được manh nha từ lâu nhưng để chính thức bắt đầu triển khai phải tính từ năm 2007, khi mà Việt Nam chính thức gia nhập WTO. Với ERP, doanh nghiệp sẽ trở nên mạnh hơn, nhanh hơn, tạo cho mình một lợi thế cạnh tranh to lớn với đối thủ.

Giá thành ERP cao là bởi các nguyên do sau:

Việc xây dựng hệ thống ERP khó khăn hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ
Để xây dựng được hệ thống ERP, các đơn vị cung ứng cần đến kiến thức và kỹ năng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau
Cơ sở dữ liệu của ERP khá lớn, mất nhiều thời gian để xây dựng
Pham vi quản lý của ERP là trên toàn doanh nghiệp, chính vì vậy, thời gian triển khai có thể kéo dài từ 6 tháng đến vài năm

Tất cả các yếu tố trên kết hợp sẽ đẩy chi phí triển khai phần mềm quản lý ERP lên cao. Chính vì vậy, giá thành của ERP không hề rẻ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực tài chính để triển khai ERP truyền thống, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc triển khai ERP đám mây, một loại hình ERP đem lại hiệu quả cao, khá tiện lợi, tiết kiệm chi phí và không mất thời gian cài đặt.

>>> Đọc thêm: Báo giá phần mềm ERP, làm thế nào để không bị hớ?

Kết luận

Nên hay không nên triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là câu hỏi của rất nhiều chủ doanh nghiệp. Nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Để trả lời được tất cả những câu hỏi đó, chủ doanh nghiệp cần phải hiểu phần mềm quản lý ERP là gì, bản chất của hệ thống ERP.

Với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ERPViet luôn sẵn sàng giúp đỡ, tư vấn và gỡ rối cho mọi khúc mắc của doanh nghiệp bạn liên quan đến triển khai phần mềm quản lý ERP hiệu quả.

>>> Đọc thêm: Nên hay không nên triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP?
Đăng ký dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

ERPViet

Từ khoá liên quan: phần mềm erp mã nguồn mở, app erp, phần mềm ẻp, phần mêm erp