6 bước quan trọng trong quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ đơn vị tổ chức nào. Tuy nhiên, việc quản lý tài sản không phải là một công việc dễ dàng và cũng không thể tránh khỏi những sai lầm thường gặp. Trong bài viết dưới đây hãy cùng ERPViet tìm hiểu về những bước quan trọng trong quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp nhé!

1. Những sai lầm thường gặp khi quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, quản lý tài sản được coi là một phần quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, việc quản lý tài sản không phải là một công việc dễ dàng và cũng không thể tránh khỏi những sai lầm thường gặp. Cùng điểm qua những sai lầm thường gặp nhất khi quản lý tài sản trong doanh nghiệp.

Không có quy trình quản lý tài sản

Một trong những sai lầm thường gặp nhất khi quản lý tài sản là không có một quy trình rõ ràng để quản lý các tài sản. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng và bảo trì tài sản không hiệu quả, gây mất mát về thời gian và tiền bạc.

Không đánh dấu và theo dõi tài sản

Việc không đánh dấu và theo dõi tài sản là một sai lầm khác trong quản lý tài sản. Điều này có thể dẫn đến việc tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp mà không có cách nào tìm lại được. Nếu tài sản của doanh nghiệp không được đánh dấu và theo dõi một cách chặt chẽ, doanh nghiệp có thể mất tiền bạc và thời gian trong việc tìm kiếm và thay thế các tài sản này.

Không đưa tài sản vào hệ thống quản lý

Một sai lầm khác trong quản lý tài sản là không đưa tài sản vào hệ thống quản lý. Nếu tài sản của doanh nghiệp không được đưa vào hệ thống quản lý, doanh nghiệp sẽ không biết được số lượng tài sản đang sở hữu, chúng đang được sử dụng ở đâu và tình trạng hiện tại của chúng.

Không đầu tư đúng mức vào tài sản

Việc đầu tư đúng mức vào tài sản cũng là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài sản. Việc đầu tư quá nhiều vào tài sản sẽ dẫn đến chi phí tăng cao và làm giảm lợi nhuận. Trái lại, đầu tư quá ít vào tài sản sẽ dẫn đến thiếu hụt tài sản và giảm khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, quản lý tài sản đòi hỏi sự cân bằng giữa việc đầu tư đúng mức và tối ưu hóa lợi nhuận.

Không bảo trì và sửa chữa tài sản đúng cách

Việc không bảo trì và sửa chữa tài sản đúng cách cũng là một sai lầm thường gặp khi quản lý tài sản trong doanh nghiệp. Việc bảo trì và sửa chữa tài sản đúng cách sẽ giúp gia tăng tuổi thọ của chúng, giảm chi phí sửa chữa và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Không thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ

Một sai lầm khác trong quản lý tài sản là không thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ. Kiểm kê tài sản định kỳ giúp doanh nghiệp biết được số lượng tài sản đang sở hữu và tình trạng của chúng. Nếu không kiểm kê tài sản định kỳ, doanh nghiệp có thể bỏ qua việc đánh giá tài sản, dẫn đến những sai lầm trong quản lý tài sản.

Không đào tạo nhân viên về quản lý tài sản

Cuối cùng, một sai lầm thường gặp khi quản lý tài sản là không đào tạo nhân viên về quản lý tài sản. Việc đào tạo nhân viên về quản lý tài sản giúp cho họ hiểu rõ hơn về các quy trình quản lý tài sản, đánh dấu và theo dõi tài sản, đầu tư đúng mức và bảo trì sửa chữa tài sản đúng cách. Nếu không đào tạo nhân viên về quản lý tài sản, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình quản lý tài sản một cách hiệu quả.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tài sản - Công cụ quản trị hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

2. Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Trước khi bắt đầu mua sắm, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để quản lý tài sản hiệu quả. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp đánh giá tài sản cần mua và lựa chọn những tài sản phù hợp và cần thiết nhất. Đồng thời, nó cũng giúp định ra số lượng tài sản cần mua, tránh lãng phí chi phí cho những tài sản không cần thiết.

Tuy nhiên, việc trích xuất số lượng tài sản hiện có có thể gặp khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp xác định tài sản nào đang thiếu và cần mua bổ sung. Sau đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực để mua sắm tài sản hợp lý.

Ví dụ, nếu phòng kinh doanh cần mua một lô máy tính mới để thay thế, đại diện phòng có thể nhập thông tin về tài sản, mã tài sản, số lượng và đơn giá lên phần mềm quản lý tài sản để đưa vào kế hoạch mua sắm. Các bộ phận được phân quyền có thể xem xét và trình duyệt kế hoạch. Đồng thời, các cấp lãnh đạo có thể truy cập để theo dõi và phê duyệt kế hoạch mua sắm một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản doanh nghiệp

Sau khi quá trình mua sắm được hoàn thành, việc cập nhật số lượng tài sản mới là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo tài sản được quản lý, theo dõi và sử dụng đúng cách. 

Việc cập nhật thủ công trên Excel với số lượng nhỏ là đơn giản, tuy nhiên với số lượng lớn có thể dễ dàng xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý tài sản là lựa chọn hợp lý để đảm bảo giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập và cập nhật tài sản. Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp cập nhật tài sản mới nhanh chóng và dễ dàng, và các thông tin được tự động cập nhật và lưu trữ một cách chính xác, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tài sản.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Sau khi tài sản đã được nhập và quản lý trong hệ thống, doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản để đưa chúng vào sử dụng và vận hành. Việc thực hiện bước này đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể thu hồi hoặc thanh lý tài sản một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trong quá trình sử dụng tài sản, doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm soát thông tin tài sản một cách liên tục để tránh mất kiểm soát. Do đó, cần sử dụng công cụ hỗ trợ đắc lực để quản lý thông tin tài sản một cách chính xác và hiệu quả.

Ví dụ: Phòng hành chính cần xuất máy chiếu cho các phòng ban khác để sử dụng. Để thực hiện việc này, phòng hành chính có thể nhập tên hoặc mã máy chiếu vào hệ thống. Sau đó, các thông tin của máy chiếu sẽ hiển thị và chỉ cần chọn máy chiếu muốn xuất và điền các thông tin như ngày xuất, phòng ban sử dụng,....

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một thời gian sử dụng, tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định sẽ bị hao mòn hoặc hư hỏng. Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc, công cụ lao động cũng phải được thu hồi lại. Việc thu hồi và sửa chữa tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng tuổi thọ cho tài sản.

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tình trạng của các tài sản để phát hiện sớm những trục trặc và sửa chữa kịp thời. Trong quá trình thu hồi tài sản, cần nhập thông tin về tài sản đã được giao cho nhân viên vào hệ thống quản lý tài sản. Tất cả thông tin của tài sản đó như tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá, trạng thái tài sản ban đầu,... sẽ hiển thị ra. Bộ phận quản lý tài sản sau đó tiến hành thu hồi lại tài sản.

Ví dụ: Khi một nhân viên rời công ty, bộ phận nhân sự sẽ nhập thông tin về tài sản đã được cấp cho nhân viên đó vào hệ thống quản lý tài sản. Tất cả các thông tin về tài sản đó sẽ được cập nhật trong hệ thống để tiện theo dõi và kiểm soát. Bộ phận quản lý tài sản cần tiến hành thu hồi tài sản và thực hiện sửa chữa nếu cần thiết để tài sản có thể sử dụng lại cho những lần sau.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Các tài sản cố định có thể đã di dời, không sử dụng, lỗi thời, hết hạn sửa chữa hoặc không còn được sử dụng thì cần được giữ lại để xử lý. Tài sản không còn giá trị sử dụng sẽ không được trích khấu hao.

Khi thanh lý tài sản cố định, sẽ phải bù đắp từ báo cáo tài chính tại thời điểm đó và lãi hoặc lỗ phát sinh từ việc thanh lý và xử lý sẽ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Khi một tài sản cố định không còn được sử dụng, đã lỗi thời và không thể sửa chữa được thì tài sản đó thường sẽ được xử lý. Có nhiều cách để xử lý tài sản như từ bỏ, bán hoặc trao đổi. Bất kỳ chênh lệch nào giữa giá trị ghi sổ và giá trị thực tế được thực hiện sẽ được báo cáo là lãi hoặc lỗ.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Bước cuối cùng của quản lý tài sản trong doanh nghiệp là kiểm kê tài sản. Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm. Mục đích của việc kiểm tra là để xác nhận và rà soát tình trạng tài sản của doanh nghiệp.

Việc kiểm kê cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một bước khá phức tạp và tốn nhiều thời gian và công sức do phải thu thập số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau và tổng hợp chúng trước khi trình lên cấp trên."

3. Gạt bỏ nỗi “trăn trở” quản lý tài sản của doanh nghiệp với giải pháp phần mềm quản lý tài sản

Quản lý tài sản là một trong những hoạt động quan trọng và phức tạp đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Không chỉ là việc theo dõi các tài sản, mà còn bao gồm cả việc kiểm soát chi phí, bảo trì và sửa chữa, thu hồi, thanh lý và loại bỏ tài sản không còn giá trị. Điều này đòi hỏi các nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực.

Sự ra đời của phần mềm quản lý tài sản như một “cứu tinh” cho doanh nghiệp. Cụ thể, phần mềm quản lý tài sản có những vai trò như sau:

Quản lý tài sản: Giúp doanh nghiệp quản lý tài sản của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Nó cho phép doanh nghiệp quản lý tài sản bằng mã vạch, tạo danh sách các tài sản, bao gồm thông tin về tài sản, giá trị, số lượng, địa điểm sử dụng, thời gian sử dụng, tình trạng bảo trì và các thông tin khác liên quan đến tài sản.

Theo dõi tình trạng tài sản: Phần mềm quản lý tài sản có thể theo dõi tình trạng của các tài sản trong thời gian thực, từ đó có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài sản.

Bảo trì và sửa chữa tài sản: Cung cấp thông tin về các tài sản cần được bảo trì và sửa chữa để đảm bảo rằng chúng được duy trì ở trạng thái tốt nhất và đáp ứng được nhu cầu sử dụng.

Kiểm soát tài sản: Phần mềm giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được việc sử dụng tài sản của mình. Nó cho phép theo dõi các hoạt động liên quan đến tài sản, bao gồm việc di chuyển, sử dụng, bảo trì và sửa chữa.

Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản: Giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài sản còn giúp cho việc kiểm tra, bảo trì, sửa chữa và thay thế các tài sản trở nên dễ dàng hơn. Các thông tin về tình trạng và lịch sử bảo trì của tài sản được lưu trữ và cập nhật đầy đủ, giúp cho nhân viên có thể kiểm tra và theo dõi tình trạng tài sản một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Cuối cùng, phần mềm quản lý tài sản còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật thông tin và hạn chế lỗi trong quá trình quản lý tài sản. Thông tin về tài sản được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, đảm bảo tính bảo mật và tránh khỏi những sai sót do con người gây ra trong quá trình quản lý tài sản.

Phần mềm quản lý tài sản trong doanh nghiệp là công cụ giúp các nhà quản lý kiểm kê, quản lý chính xác số lượng, chất lượng tài sản. Vì vậy, để công tác quản lý tài sản công đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn phần mềm phù hợp. Liên hệ với ERPViet để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất nhé!

Xem thêm: Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Đăng ký dùng thử: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Liên hệ chuyên gia: https://erpviet.vn/lien-he/