Tất tần tật về ưu điểm và hạn chế của ERP

Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp ERP được xem là giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những ưu điểm của ERP, còn đi kèm với những hạn chế. Tất cả sẽ được tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này. Chúng ta sẽ cùng khám phá tất tần tật về ưu điểm và hạn chế của ERP trong nội dung sau.

I. Ưu điểm của ERP

1. Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất, loại bỏ sự cần thiết của các quy trình thủ công và phần mềm riêng biệt. Điều này hợp lý hóa các hoạt động và cải thiện hiệu quả bằng cách tự động hóa các tác vụ, giảm lỗi và giảm thiểu trùng lặp

2. Giúp giảm chi phí vận hành

Hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể giúp giảm chi phí vận hành bằng cách loại bỏ các quy trình dư thừa, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện hoạt động mua sắm. Với khả năng hiển thị tốt hơn trong hoạt động kinh doanh, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

3. Tăng cường sự hợp tác

ERP thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm khác nhau bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để chia sẻ và liên lạc dữ liệu. Nó phá vỡ các silo thông tin, khuyến khích hợp tác liên chức năng và cho phép truy cập dữ liệu theo thời gian thực, thúc đẩy làm việc theo nhóm và ra quyết định tốt hơn.

4. Dễ tìm kiếm, truy cập thông tin

Hệ thống ERP tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin trong toàn tổ chức. Người dùng có thể nhanh chóng truy xuất dữ liệu chính xác và cập nhật, tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.

5. Báo cáo và lập kế hoạch được cải thiện

Hệ thống ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Người dùng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để hiểu rõ hơn về hiệu quả kinh doanh. Điều này cho phép giám sát, lập kế hoạch và dự báo tốt hơn, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và tạo điều kiện cho các hành động kịp thời.

6. Module ERP linh hoạt

Hệ thống ERP được thiết kế với cấu trúc mô-đun, cho phép các tổ chức lựa chọn và triển khai các mô-đun cụ thể phù hợp với yêu cầu của họ. Tính linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp mở rộng quy mô hệ thống ERP khi nhu cầu của họ phát triển, thêm hoặc bớt các mô-đun để thích ứng với các quy trình kinh doanh đang thay đổi và động lực của ngành.

Xem thêm: Các module trong ERP

II. Hạn chế của ERP

1. Chi phí triển khai cao

Việc triển khai hệ thống ERP có thể tốn kém, liên quan đến các chi phí như giấy phép phần mềm, cơ sở hạ tầng phần cứng, tùy chỉnh, đào tạo và bảo trì liên tục. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thấy chi phí trả trước quá cao.

2. Thời gian triển khai ERP mất nhiều thời gian và công sức

Triển khai ERP yêu cầu lập kế hoạch kỹ lưỡng, di chuyển dữ liệu, cấu hình hệ thống và đào tạo người dùng. Đây có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian, đòi hỏi nỗ lực đáng kể từ cả nhóm CNTT và người dùng cuối. Sự chậm trễ và gián đoạn trong quá trình triển khai có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

3. Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh 

Việc triển khai ERP thường đòi hỏi những thay đổi trong quy trình kinh doanh để phù hợp với các thông lệ tiêu chuẩn của hệ thống. Điều này có thể yêu cầu tái cơ cấu tổ chức và thích ứng với các quy trình công việc mới, điều này có thể gặp phải sự phản đối từ những nhân viên cảm thấy thoải mái với các quy trình hiện có. Quản lý thay đổi và đào tạo nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo áp dụng thành công.

4. Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích

Tổ chức có thể không nhận ra ngay lợi ích đầy đủ của ERP sau khi triển khai. Có thể mất thời gian để tinh chỉnh hệ thống, tối ưu hóa quy trình và đào tạo người dùng. Trong giai đoạn này, có thể có sự gián đoạn và thách thức về năng suất khi nhân viên điều chỉnh hệ thống mới.

5. Dễ dàng thất bại nếu không có chiến lược phù hợp

Các dự án ERP có thể thất bại nếu không có kế hoạch đầy đủ, hỗ trợ nhà cung cấp không đầy đủ, quản lý dự án kém hoặc thiếu sự ủng hộ của người dùng. Các tổ chức cần một chiến lược được xác định rõ ràng, mục tiêu rõ ràng và quản lý dự án hiệu quả để giảm thiểu những rủi ro này và đảm bảo triển khai ERP thành công.

III. Cách khắc phục hạn chế của ERP

1. Quản lý chi phí

Tiến hành phân tích lợi ích chi phí kỹ lưỡng trước khi triển khai hệ thống ERP để đảm bảo hệ thống phù hợp với ngân sách và ROI dự kiến ​​của bạn. Khám phá các tùy chọn như giải pháp ERP dựa trên đám mây cung cấp các mô hình định giá linh hoạt hơn. Ngoài ra, hãy xem xét các giải pháp thay thế ERP nguồn mở có thể giảm chi phí giấy phép phần mềm.

2. Triển khai hiệu quả

Lập kế hoạch triển khai ERP cẩn thận, đảm bảo lộ trình rõ ràng với các mốc quan trọng được xác định rõ ràng và thời gian thực tế. Phân bổ đủ nguồn lực, cả về nhân sự và ngân sách, để tránh chậm trễ và đảm bảo triển khai suôn sẻ. Thu hút các chuyên gia tư vấn hoặc đối tác triển khai ERP có kinh nghiệm, những người có thể cung cấp kiến ​​thức chuyên môn và hướng dẫn trong suốt quá trình.

3. Quản lý thay đổi và đào tạo

Ưu tiên quản lý thay đổi để giúp nhân viên thích nghi với các quy trình và hệ thống mới. Truyền đạt những lợi ích của việc triển khai ERP, sớm thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính và cung cấp đào tạo toàn diện cho người dùng. Giải quyết bất kỳ sự kháng cự nào bằng cách nhấn mạnh cách hệ thống ERP sẽ tăng cường công việc của họ và đơn giản hóa các nhiệm vụ của họ.

4. Triển khai theo giai đoạn

Xem xét cách tiếp cận theo giai đoạn để triển khai ERP, trước tiên tập trung vào các mô-đun cốt lõi và dần dần mở rộng sang các lĩnh vực khác. Điều này cho phép kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu gián đoạn hoạt động. Nó cũng cho phép các tổ chức học hỏi từ từng giai đoạn và thực hiện các điều chỉnh trước khi triển khai giai đoạn tiếp theo.

5. Quản lý dự án hiệu quả

Chỉ định một người quản lý dự án chuyên trách hoặc một nhóm chịu trách nhiệm giám sát việc triển khai ERP. Họ nên có một sự hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu dự án, thời gian và các yêu cầu về nguồn lực. Thường xuyên đánh giá tiến độ dự án, xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.

Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu về những ưu điểm và mặt hạn chế của ERP. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Đăng ký dùng thử ERPViet: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/ 

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/