Tối đa hóa lợi ích từ việc nâng cấp hệ thống quản lý ERP Doanh nghiệp

Khi bắt đầu triển khai dự án ERP, chúng ta cần hiểu rằng để đảm bảo cho một chiến thắng lớn, doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực cho một cuộc chiến dài hơi. ERP không phải là giải pháp cấp tốc để hỗ trợ gia tăng lợi nhuận, hiệu quả lao động hay bất kỳ lợi ích kinh doanh nào. 

Chính vì mức độ khó khăn, tốn kém và áp lực của quá trình lựa chọn và triển khai ERP, không ngạc nhiên rằng ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tìm kiếm các cách thức để cải tiến và tận dụng tốt hơn hệ thống ERP hiện có của họ thay vì triển khai một hệ thống mới từ đầu. Bài viết này sẽ đưa ra các phương pháp giúp tối đa hóa lợi ích từ việc nâng cấp hệ thống quản lý ERP Doanh nghiệp.

1. Tiêu chuẩn triển khai và nâng cấp hệ thống quản lý ERP

Điều quan trọng là phải hiểu rằng hệ thống quản lý ERP của bạn hoạt động như thế nào khi so sánh với các hệ thống khác tương tự. Báo cáo ERP năm 2012 của Panorama cung cấp các thông tin về chi phí, thời gian, kỳ vọng trong triển khai ERP của hầu khắp các tổ chức trên khắp thế giới, theo đó:

• 71% tổ chức thu hồi được toàn bộ chi phí dự án của họ

• 81% cho biết họ khá hài lòng với phần mềm ERP đang sử dụng

• 94% nhận thấy lợi ích kinh doanh rõ rệt từ phần mềm ERP

• 63% gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề về quy trình và thay đổi tổ chức

• 29% không nhận được sự sát sao của các quản lý cấp cao trong suốt dự án ERP

• 56% vượt quá ngân sách

Những số liệu trên cho thấy rằng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP không phải là một miếng bánh dễ ăn, đầu tư ERP đi kèm với rất nhiều rủi ro. Thông qua những phân tích thực tế từ nhiều doanh nghiệp đang triển khai ERP trên toàn thế giới, Panorama đã đưa ra phương pháp để tối ưu hóa lợi ích kinh doanh khi đầu tư vào ERP. 

2.  Vai trò của việc nâng cấp hệ thống quản lý ERP  

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Một hệ thống quản lý công ty ERP nâng cấp có thể cung cấp những tính năng và công cụ mới giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. Các tính năng tiên tiến như tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu thông minh, giao diện người dùng tối ưu hóa và tích hợp với các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning) có thể cung cấp các giải pháp thông minh và tự động hóa cho các nhiệm vụ kinh doanh. Điều này giúp tăng cường năng suất lao động, giảm thời gian và công sức trong quy trình làm việc, và nâng cao khả năng đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng.

Tăng cường tích hợp và tương tác

Phần mềm ERP nâng cấp có thể tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác trong tổ chức, từ quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng cho đến kinh doanh điện tử và CRM (Customer Relationship Management). Điều này tạo ra một môi trường làm việc liên kết, cho phép thông tin được chia sẻ và trao đổi một cách liền mạch giữa các bộ phận khác nhau. Việc tương tác và tích hợp hiệu quả giữa các phòng ban và quy trình kinh doanh khác nhau giúp tăng cường khả năng đồng bộ hóa và cải thiện quản lý tổ chức.

Đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu thay đổi

Các công ty ngày nay phải đối mặt với môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng, và hệ thống quản lý ERP cần có khả năng thích ứng với những thay đổi này. Việc nâng cấp hệ thống ERP giúp cung cấp các công cụ và tính năng mới để quản lý quy trình kinh doanh linh hoạt hơn, giúp tổ chức đáp ứng nhanh chóng với thị trường và yêu cầu khách hàng mới, và tận dụng cơ hội mới để tăng trưởng.

Bảo mật và tuân thủ quy định

Việc nâng cấp hệ thống quản lý ERP cũng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức và tuân thủ các quy định liên quan. Một hệ thống quản lý doanh nghiệp thường được cung cấp với các tính năng bảo mật và kiểm soát truy cập tiên tiến, giúp đảm bảo rằng thông tin kinh doanh quan trọng không bị xâm phạm và chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào nó. Ngoài ra, hệ thống cũng cần tuân thủ các quy định pháp lý để đảm bảo việc sử dụng và xử lý dữ liệu được thực hiện theo đúng quy định.

3. Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP là một quá trình liên tục

Ngay cả trong trường hợp triển khai hoàn hảo, quá trình nhận biết và đo đếm lợi ích kinh doanh của một hệ thống ERP không kết thúc ở ngày go-live. Thay vào đó, go-live mới chỉ là bước đầu tiên trong hành trình dài tận dụng ERP để cải tiến vận hành doanh nghiệp. Sau giai đoạn triển khai bước đầu, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra các hoạt động vận hành để đảm bảo rằng quy trình kinh doanh vẫn đang tiến triển tốt. Hệ thống ERP cần đảm bảo theo kịp tốc độ gia tăng doanh số cũng như mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

Ngoài ra hãy cân nhắc hiệu quả của hệ thống ERP đối với tổ chức. Những người sử dụng hệ thống có đảm bảo được sự thuận tiện và đạt hiệu quả công việc cao hơn so với trước? Hệ thống có giúp doanh nghiệp gia tăng thêm giá trị không? Đây là những câu hỏi trọng tâm, là căn cứ giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả, nắm rõ tồn tại và hạn chế để điều chỉnh trước và sau quá trình go-live. 

Mặc dù đào tạo người dùng cuối trước khi go-live có thể giảm thiểu nhiều rủi ro của tổ chức khi đối mặt với giai đoạn chuyển đổi hệ thống khó khăn. Tuy nhiên, quá trình đào tạo này cần được duy trì bổ sung ngay cả khi hệ thống đã chính thức đi vào vận hành. Ngay sau khi go-live, khoảng 80% các vấn đề của người dùng cuối liên quan đến việc thiếu hiểu biết các chức năng của phần mềm. Bố trí nhân sự hỗ trợ nghiệp vụ sẽ giúp giảm thiểu tối đa tình trạng này. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp cần làm việc với nhà cung cấp ERP hiện tại để cung cấp các công cụ hỗ trợ bổ sung như tài liệu, hướng dẫn sử dụng trực tuyến sẽ giúp nhân viên thoải mái và sẵn sàng hơn với hệ thống, tránh để các vấn đề tồn đọng và chồng chất trong quá trình người dùng sử dụng hệ thống.

4. 4 Bí kíp tối ưu hóa hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP hiện tại của bạn

Trừ khi tổ chức của bạn đã tận dụng được tối đa hệ thống quản lý ERP, tối ưu hóa phần mềm hiện tại là một điều nên làm đối với mọi doanh nghiệp triển khai ERP. Thực tế kinh nghiệm triển khai của Panorama cho thấy điểm hạn chế của các dự án ERP không nằm ở hệ thống mà tồn tại trong các quy trình kinh doanh rườm rà và lạm dụng hệ thống.

Để xác định hệ thống ERP của bạn có cần cải tiến gì hay không, doanh nghiệp cần tự mình trả lời các câu hỏi sau:

1. Tổ chức có sử dụng đầy đủ chức năng của hệ thống hiện tại không?

2. Tổ chức có sử dụng phiên bản mới nhất của hệ thống không?

3. Nhân viên có hiểu biết sâu sắc về cách sử dụng hệ thống hiện tại không?

4. Quy trình nghiệp vụ có được xác định rõ ràng không?

5. Nhân viên có thực sự ủng hộ việc sử dụng hệ thống hay không?

6. Tổ chức có thiện cảm với phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện tại hay không?

7. Doanh nghiệp có sẵn sàng cải tiến quy trình của doanh nghiệp?

8. Doanh nghiệp có sẵn sàng đầu tư nguồn lực để phát triển hệ thống mới (thời gian, ngân sách, nhân sự,...) không?

Nếu doanh nghiệp có thể trả lời "Có" ở hầu hết các câu hỏi, cơ hội triển khai thành công một hệ thống ERP mới sẽ trở nên khả thi hơn. Trong trường hợp hầu hết các câu trả lời đều là không, doanh nghiệp nên tìm cách để cải tiến hệ thống hiện tại thay vì đầu tư một hệ thống ERP mới.

Dưới đây là 4 bước để tối ưu hóa lợi ích từ hệ thống quản lý ERP hiện tại:

1. Xác định các vấn đề ưu tiên trong môi trường kinh doanh hiện tại. Bước đầu tiên là xác định các tồn tại trong quy trình và hệ thống (thường thông qua quá trình kiểm tra sau triển khai). Các loại vấn đề tồn tại phổ biến bao gồm các nghiệp vụ bị phá vỡ, đào tạo chưa đủ, truyền thông chưa tới và các chức năng nghèo nàn.

2. Xác định cơ hội cải tiến quy trình kinh doanh. Bước này đòi hỏi cần phải xem xét kỹ quy trình hiện tại, xác định các điểm cần cải tiến, định lượng lợi ích kinh doanh từ việc cải tiến quy trình. Ngoài ra tổ chức cần kiểm tra cấu hình và tùy chỉnh hệ thống để đảm bảo sự liên kết với quy trình nghiệp vụ hiện tại và nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp. 

3. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và các giải pháp đối với hệ thống hiện tại. Ưu tiên xử lý các vấn đề cốt lõi

4. Triển khai theo kế hoạch đã thống nhất sau khi xác định được gốc rễ của vấn đề. Kế hoạch triển khai cần quy định rõ về thời gian của từng giai đoạn, phân nhiệm của từng cá nhân.

Kết luận

Bất kể triển khai theo hình thức nào, doanh nghiệp đặt bao nhiêu kỳ vọng vào hệ thống quản lý ERP sau giai đoạn nâng cấp. Liên tục đo lường, so sánh hiệu suất để chủ động tìm ra các phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh, lắng nghe ý kiến từ người dùng cuối sẽ giúp công ty xác định tính hiệu quả của hệ thống, giúp hệ thống vận hành ngày một hiệu quả hơn.

Liên hệ hotline 0936 468 469 để nhận tư vấn chi tiết về quá trình triển khai ERP hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP