Những điều cần biết về phần mềm quản lý ERP

Phần mềm quản lý ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp cần dung? Chi phí triển khai có lớn không và mất bao lâu để triển khai xong ERP?…Đó là một số trong rất nhiều những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải biết về ERP, và tất cả đều được giải đáp trong bài dưới đây.

I. Phần mềm quản lý ERP là gì?

Phần mềm quản lý ERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hiểu đơn giản hơn đó là phần mềm quản lý toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp, kiểm soát, phân bổ hợp lý để phát huy được tối đa các nguồn lực.

Sử dụng phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả các nguồn lực, đồng thời giảm thiểu những rủi ro, giảm thiểu những thất thoát, phát huy hiệu quả năng lực hoạt động của các phòng ban giúp tăng năng suất lao động, rút ngắn thời gian và nguồn lực, đồng thời gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

>>> Hiểu biết tường tận hơn về phần mềm quản lý ERP tại đây <<<

II. Những điều chủ doanh nghiệp cần biết về ERP

1. Lợi ích của phần mềm quản lý ERP với doanh nghiệp

• Giúp kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động

• Chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai

• Quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng ( cả sale và POS)

• Tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính

• Quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ

• Kiểm soát hiệu quả các nguồn lực sản xuất

>>> Xem toàn bộ các lợi ích của ERP với doanh nghiệp <<<

2. Thời gian triển khai

Không thể xác định được thời gian chính xác để triển khai xong một phần mềm quản lý ERP bởi còn phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố. Trong đó, những nhân tố chính quyết định đến thời gian triển khai thành công là dựa vào quy mô của doanh nghiệp, đặc thù hoạt động kinh doanh, số lượng nhân sự, số lượng module triển khai…

Chính bởi vậy, thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP thường kéo dài khoảng 18 - 20 tháng với một vài module thông thường, nếu sử dụng càng nhiều module, hay triển khai toàn bộ hệ thống phần mềm quản trị thì thời gian kéo dài từ 3- 5 năm.

>>> Hiểu hơn về thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP <<<

3. Chi phí triển khai một phần mềm quản lý ERP

Chi phí triển khai một phần mềm ERP thường được tính dựa trên những phần sau:

Chi phí bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí ban đầu phải trả để được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường dựa trên số phân hệ, và số người dùng đồng thời của phần mềm. Chi phí bản quyền ở Việt Nam cho một gói bản quyền thường khoảng từ 300 đến 50.000USD.

Chi phí triển khai

Đây là chi phí triển khai ERP, nó bao gồm cả chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ và thời gian tham gia của nhân viên trong công ty bỏ ra để tham gia vào triển khai hệ thống ERP. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.

Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo. Tuy nhiên, các ứng dụng phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.

Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.

>>> Cách để biết chính xác báo giá một phần mềm ERP có hợp lí hay không <<<

Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng                                  

Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền băng thông rộng, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu của công ty đưa ra. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 3000 đến 6000 USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300 USD cho một thành phần mạng.

Chi phí tư vấn

Một nhà tư vấn thường cần thiết hơn khi mua các sản phẩm quốc tế và chi phí khoảng từ 30% đến 70% chi phí bản quyền.

Chi phí bảo trì hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm cho việc sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.

>>> Chi phí để triển khai một dự án phần mềm quản lý ERP hết bao nhiêu <<<

Chi phí quản lý nội bộ

Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con người trong doanh nghiệp để duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP. Trung bình, một người IT trong công ty hỗ trợ được 50 người sử dụng, nhưng hệ thống phức tạp thì thì cần nhiều người hỗ trợ hơn cho cùng một số người sử dụng.

Tổng chi phí để triển khai một dự án phần mềm quản lý ERP có bản quyền sẽ từ 75.000 đến hơn 200.000 usd. Cá biệt hơn, một số phần mềm quản lý ERP như SAP, Oracle có chi phí triển khai lên đến vài triệu USD.

4. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp, có một số chú ý quan trọng cần xem xét. Dưới đây là những điểm quan trọng để bạn lựa chọn phần mềm ERP phù hợp:

• Phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp: Cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó lựa chọn phần mềm có khả năng đáp ứng các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp 

• Đảm bảo phần mềm ERP có khả năng mở rộng và linh hoạt để phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai. 

• Phần mềm ERP cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau triển khai đáng tin cậy.Bao gồm cung cấp bản cập nhật, bảo trì, và hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai và sử dụng.

• Giao diện người dùng của phần mềm ERP cần đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng cuối. 

• Đảm bảo mức độ bảo mật cao để bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi việc truy cập trái phép và rủi ro bảo mật.

• Kiểm tra tính tương thích của phần mềm ERP với các ứng dụng và hệ thống hiện có trong doanh nghiệp. 

• Xem xét tổng chi phí để có thể sở hữu phần mềm ERP. 

5. Làm thế nào để chọn nhà cung cấp ERP hiệu quả

Để chọn nhà cung cấp ERP hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Đầu tiên, định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp liên quan đến việc triển khai hệ thống ERP. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình kinh doanh cần được cải thiện, các tính năng và chức năng yêu cầu.

- Tiến hành nghiên cứu và tạo danh sách các nhà cung cấp ERP có tiếng và có kinh nghiệm trong lĩnh vực. Bạn có thể tìm kiếm thông qua công cụ tìm kiếm trực tuyến, đọc các bài đánh giá, và tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc người sử dụng hiện tại.

- Đánh giá các nhà cung cấp ERP tiềm năng dựa trên các tiêu chí như:

• Kinh nghiệm và uy tín

• Phạm vi chức năng

• Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh

• Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ

• Bảo mật và an ninh 

- Dựa trên các tiêu chí và đánh giá, tạo danh sách ngắn các nhà cung cấp ERP tiềm năng. Liên hệ với họ để biết thêm thông tin, yêu cầu báo giá và cung cấp các tài liệu cần thiết.

- Thử nghiệm và đánh giá: Yêu cầu các nhà cung cấp ERP trình bày phiên bản demo hoặc cung cấp quyền truy cập thử nghiệm vào hệ thống ERP của họ. Đánh giá giao diện người dùng, khả năng tương thích, hiệu suất và tính linh hoạt của phần mềm.

- Xem xét chi phí và giá trị: So sánh các đề xuất chi phí từ các nhà cung cấp và xem xét giá trị mà phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp. Đánh giá cẩn thận chi phí triển khai, bảo trì và hỗ trợ dài hạn.

- Tham khảo ý kiến: Liên hệ và tham khảo ý kiến từ các khách hàng hiện tại và trước đó của nhà cung cấp ERP. Họ có thể cung cấp thông tin quan trọng về trải nghiệm thực tế với nhà cung cấp và phần mềm ERP.

- Cuối cùng là lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

6. Một số thông tin khác cần biết về ERP

Tại Việt Nam hiện nay không có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý ERP, nguyên nhân thì có rất nhiều nhưng cơ bản đều do khả năng áp dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp còn hạn chế. Mặt khác, với chi phí triển khai ERP rất cao, từ 75.000 đến hơn 200.000, thậm chí đến vài triệu USD là một rào cản rất lớn của doanh nghiệp.

Với đặc thù là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đầu tư một lượng lớn ngân sách như vậy cho phần mềm quản lý ERP là điều bất khả thi. Do vậy, các doanh nghiệp vẫn chủ yếu kết hợp giữa phương pháp quản trị truyền thống với các phần mềm đơn lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng…

Cùng xem thêm những vấn đề liên quan đến ERP khác:

Với toàn bộ những kiến thức về phần mềm quản lý ERP ở trên, các doanh nghiệp đã phần nào hiểu hơn về ERP. Đặc biệt với phần mềm quản lý ERP, các doanh nghiệp đang sở hữu trong tay 1 phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp mạnh mẽ và hiệu quả, giúp cải thiện đáng kể hoạt động của các phòng ban và gia tăng tối đa lợi nhuận.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

Đọc thêm:

>>> Xem phần mềm tối ưu nhất cho doanh nghiệp

>>> Xem phần mềm ERP tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 

>>> Hiểu sâu hơn tại sao phần mềm mã nguồn mở Odoo là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp SME 

Từ khóa liên quan: phan mem quan ly erp