Các bước trong quy trình triển khai dự án ERP

I. Các bước triển khai ERP cho doanh nghiệp

Triển khai ERP là một quy trình phức tạp và các bước có thể khác nhau tùy thuộc vào hệ thống ERP cụ thể và các yêu cầu của tổ chức. Điều cần thiết là điều chỉnh các bước này cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn, tìm kiếm:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

• Xác định phạm vi, mục tiêu và tiêu chí thành công của dự án.

• Thành lập một nhóm dự án với đại diện từ các bộ phận và vai trò quan trọng.

• Phát triển một kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm các mốc thời gian, các mốc quan trọng và phân bổ nguồn lực.

• Xác định và đảm bảo ngân sách và nguồn lực cần thiết cho dự án.

Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

• Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình, hệ thống và dữ liệu kinh doanh hiện có.

• Xác định các điểm đau, sự thiếu hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện.

• Thu thập các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau để hiểu nhu cầu và mong đợi cụ thể của họ.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức đối với việc triển khai ERP.

Xem thêm: Hướng dẫn khảo sát doanh nghiệp, phân tích nghiệp vụ ERP trước khi triển khai

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

• Xác định và ghi lại các quy trình và quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa sẽ được triển khai trong hệ thống ERP.

• Xác định và thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả kinh doanh.

• Hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình để phù hợp với các phương pháp hay nhất trong ngành.

• Xây dựng các chính sách và quy trình quản trị và quản lý dữ liệu.

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

• Phân tích các yêu cầu kinh doanh và dịch chúng thành các thông số kỹ thuật thiết kế hệ thống.

• Xác định các mô-đun và chức năng cần thiết của hệ thống ERP.

• Tiến hành phân tích lỗ hổng để xác định bất kỳ lỗ hổng chức năng hoặc kỹ thuật nào giữa các yêu cầu kinh doanh và hệ thống ERP đã chọn.

• Thiết kế kiến ​​trúc hệ thống tổng thể, bao gồm cấu trúc dữ liệu, điểm tích hợp và biện pháp bảo mật.

Xem thêm: Thiết kế phần mềm quản lý ERP riêng? Nên hay không nên?

Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

• Tùy chỉnh hoặc cấu hình hệ thống ERP để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể.

• Phát triển bất kỳ giao diện, báo cáo hoặc bảng điều khiển cần thiết nào.

• Xác định vai trò người dùng, quyền và kiểm soát truy cập trong hệ thống.

• Nhập và di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống ERP, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.

Bước 6: Triển khai (Cài đặt đào tạo)

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và phần cứng cần thiết cho hệ thống ERP.

• Cài đặt và cấu hình phần mềm ERP theo thông số kỹ thuật thiết kế.

• Phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện cho người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu chức năng của hệ thống và cách thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.

• Cung cấp tài liệu người dùng và tài liệu hỗ trợ để tham khảo.

Bước 7: Vận hành thử

• Tiến hành nhiều loại thử nghiệm khác nhau, bao gồm thử nghiệm đơn vị, thử nghiệm tích hợp và thử nghiệm hệ thống, để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động như mong đợi.

• Xác thực độ chính xác của dữ liệu, hiệu suất hệ thống và trải nghiệm người dùng.

• Xác định và giải quyết mọi lỗi hoặc sự cố thông qua gỡ lỗi và khắc phục sự cố.

• Thu hút người dùng cuối tham gia thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) để xác thực khả năng sử dụng và tính phù hợp của hệ thống đối với nhu cầu của họ.

Bước 8: Go- live (Đưa hệ thống vào khai thác)

• Xây dựng chiến lược chuyển đổi để chuyển đổi từ các hệ thống hiện có sang hệ thống ERP.

• Di chuyển và xác thực dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống ERP, đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của dữ liệu.

• Thông báo ngày đi vào hoạt động và cung cấp hỗ trợ cho người dùng trong quá trình chuyển đổi.

• Giám sát hiệu suất hệ thống và giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh trong giai đoạn triển khai ban đầu.

Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm

• Tiến hành đánh giá sau triển khai để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống ERP trong việc đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.

• Thu thập phản hồi từ người dùng cuối và các bên liên quan về hiệu suất, khả năng sử dụng và tác động của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh.

• Giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm còn lại và thực hiện các cải tiến cần thiết.

• Đo lường việc đạt được các mục đích và mục tiêu của dự án.

Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ

• Thiết lập quy trình hỗ trợ và bảo trì hệ thống ERP.

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục, sửa lỗi và cập nhật hệ thống.

• Giám sát hiệu suất hệ thống, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.

• Lập kế hoạch cải tiến, nâng cấp và mở rộng trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh và tiến bộ công nghệ.

II. Một số lưu ý khi triển khai quy trình ERP

Đặt mục tiêu và mục tiêu rõ ràng: Xác định rõ ràng mục tiêu và mục tiêu của tổ chức bạn để triển khai quy trình ERP. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp các nỗ lực của mình và đo lường mức độ thành công của việc triển khai.

Lập kế hoạch và chuẩn bị: Tạo một kế hoạch thực hiện chi tiết bao gồm các mốc thời gian, lịch trình và phân bổ nguồn lực. Đánh giá mức độ sẵn sàng để thực hiện các bước triển khai ERP cho tổ chức bạn và đảm bảo rằng bạn có sẵn cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm và nhân sự cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết, khả thi

Tiến hành phân tích yêu cầu kỹ lưỡng: Thực hiện phân tích chi tiết các yêu cầu, quy trình làm việc và quy trình của tổ chức bạn. Bước này rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn. Thu hút người dùng cuối và các chuyên gia về chủ đề trong quá trình thu thập yêu cầu.

Chọn hệ thống ERP phù hợp: Đánh giá và chọn một hệ thống ERP phù hợp nhất với yêu cầu, ngân sách và kế hoạch phát triển trong tương lai của tổ chức bạn. Xem xét các yếu tố như khả năng mở rộng, tính linh hoạt, chức năng dành riêng cho ngành, danh tiếng của nhà cung cấp và hỗ trợ liên tục.

Xem thêm: Tham khảo ngay cách lựa chọn phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp

Hỗ trợ và bảo trì liên tục: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ, bảo trì và cập nhật hệ thống liên tục sau khi hệ thống ERP hoạt động. Thành lập một nhóm hỗ trợ chuyên dụng hoặc hợp tác với nhà cung cấp ERP để giải quyết mọi vấn đề, cung cấp hỗ trợ người dùng và đảm bảo hiệu suất tối ưu của hệ thống.

ERPViet cung cấp cho các doanh nghiệp dịch vụ tư vấn và giải pháp triển khai quy trình ERP hoàn chỉnh với đầy đủ tất cả các giai đoạn, cam kết đem đến sự hài lòng cho tất cả mọi doanh nghiệp sử dụng ERP.

Liên hệ 096 4578 234 để được tư vấn thêm và nhận được báo giá ưu đãi.