Hướng dẫn khảo sát doanh nghiệp, phân tích nghiệp vụ ERP trước khi triển khai

Khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp, việc khảo sát và phân tích nghiệp vụ là rất cần thiết để có thể tối ưu hóa quy trình và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện khảo sát và phân tích nghiệp vụ này không phải là đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng cũng như sự tư vấn của các chuyên gia về ERP. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đưa ra một hướng dẫn cụ thể về việc khảo sát và phân tích nghiệp vụ ERP để chuẩn bị cho quá trình triển khai phần mềm. Hướng dẫn này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình triển khai ERP và đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu nhất.

I. Tại sao cần phân tích nghiệp vụ?

Phân tích nghiệp vụ ERP là một hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức vì những lý do chính sau:

• Đánh giá hiệu suất: Giúp đánh giá hiệu suất tổng thể, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và phát hiện ra những điểm không hiệu quả hoặc tắc nghẽn.

• Tối ưu hóa chi phí: Xác định các yếu tố thúc đẩy chi phí và cơ hội giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc sự hài lòng của khách hàng.

• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin chi tiết để đưa ra quyết định sáng suốt, đánh giá các lựa chọn chiến lược và đánh giá tính khả thi.

• Thúc đẩy cải tiến liên tục: Cho phép cải tiến liên tục các hoạt động để thích ứng với các điều kiện thị trường và nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi.

• Quản lý rủi ro: Xác định các rủi ro và lỗ hổng tiềm ẩn, cho phép thực hiện các biện pháp chủ động để giảm thiểu rủi ro và duy trì hoạt động kinh doanh.

• Tạo điều kiện so sánh điểm chuẩn: Cho phép so sánh với điểm chuẩn ngành và các phương pháp hay nhất để cải thiện hiệu quả hoạt động.

II. Vai trò của chuyên gia phân tích nghiệp vụ (BA) trong dự án ERP

Chuyên gia phân tích nghiệp vụ lĩnh vực ERP đóng vai trò là cầu nối giữa người dùng doanh nghiệp và nhóm kỹ thuật, đảm bảo rằng hệ thống ERP đáp ứng nhu cầu của tổ chức và đóng góp vào thành công chung của tổ chức. Họ đóng góp vào sự thành công của dự án bằng cách dịch hiệu quả các yêu cầu kinh doanh thành các giải pháp kỹ thuật, quản lý thay đổi và hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình triển khai. Dưới đây là một số trách nhiệm chính của chuyên viên phân tích ERP:

• Thu thập và phân tích yêu cầu: Thu thập và phân tích các yêu cầu từ các bên liên quan để hiểu nhu cầu và điểm yếu của họ.

• Lập bản đồ và cải tiến quy trình: Lập bản đồ các quy trình hiện có và xác định các lĩnh vực cần cải thiện bằng cách sử dụng hệ thống ERP.

• Hợp tác với các nhóm kỹ thuật: Hợp tác chặt chẽ với các nhà phát triển và nhà tích hợp hệ thống để đảm bảo các yêu cầu chức năng được thực hiện chính xác.

• Quản lý thay đổi và đào tạo: Tạo điều kiện giao tiếp, quản lý sự kháng cự và cung cấp đào tạo để giúp người dùng thích ứng với hệ thống ERP mới.

• Kiểm tra và đảm bảo chất lượng: Tham gia vào các nỗ lực kiểm tra để đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu đã xác định và giải quyết mọi vấn đề.

• Báo cáo dự án: Duy trì tài liệu dự án và cung cấp báo cáo tiến độ thường xuyên cho các bên liên quan.

• Hỗ trợ sau triển khai: Giải quyết các vấn đề sau khi triển khai, theo dõi hiệu suất hệ thống và hỗ trợ người dùng khi cần.

III. Hướng dẫn phân tích nghiệp vụ ERP và khảo sát doanh nghiệp

1. Xác định mục tiêu khảo sát

• Xác định rõ ràng các mục tiêu và kết quả cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua phân tích hoặc khảo sát. Ví dụ: bạn có thể đặt mục tiêu xác định sở thích của khách hàng, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên hoặc đánh giá hiệu quả của chiến dịch tiếp thị. 

• Đảm bảo rằng các mục tiêu là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART).

2. Xác định các bên liên quan chính

• Xác định các bên liên quan chính hoặc đối tượng mục tiêu cho phân tích ERP hoặc khảo sát. Điều này có thể bao gồm khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, đối tác hoặc bất kỳ bên liên quan nào khác có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị.

• Xác định cỡ mẫu và tiêu chí lựa chọn để đảm bảo mẫu đại diện cho tổng thể mục tiêu.

3. Phát triển các câu hỏi khảo sát

• Tạo các câu hỏi khảo sát có cấu trúc và thiết kế tốt phù hợp với mục tiêu của bạn.

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và rõ ràng để tránh nhầm lẫn hoặc hiểu sai.

• Cân bằng giữa câu hỏi mở (cho phép trả lời chi tiết) và câu hỏi đóng (cung cấp các tùy chọn trả lời cụ thể).

• Cân nhắc sử dụng thang đánh giá, thang đo Likert hoặc thang đo khác biệt ngữ nghĩa để đo lường ý kiến, sự hài lòng hoặc sở thích.

• Thử nghiệm thí điểm các câu hỏi khảo sát với một nhóm nhỏ để xác định bất kỳ vấn đề hoặc cải tiến tiềm ẩn nào.

4. Tiến hành khảo sát

• Chọn một phương pháp thích hợp để thực hiện khảo sát, chẳng hạn như khảo sát trực tuyến, bảng câu hỏi trên giấy, phỏng vấn qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp.

• Phát triển một kế hoạch quản lý khảo sát phác thảo dòng thời gian, kênh phân phối và phương pháp tiếp cận đối tượng mục tiêu.

• Truyền đạt rõ ràng mục đích của cuộc khảo sát cho người tham gia và giải thích cách phản hồi của họ sẽ được sử dụng.

• Đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu bằng cách có được sự đồng ý có hiểu biết, ẩn danh các câu trả lời nếu cần và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu có liên quan.

5. Thu thập và phân tích các câu trả lời khảo sát

• Thu thập các câu trả lời khảo sát bằng phương pháp đã chọn và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

• Làm sạch và xác thực dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

• Phân tích dữ liệu bằng các kỹ thuật thống kê thích hợp, chẳng hạn như thống kê mô tả, phân tích tương quan hoặc phân tích hồi quy.

• Sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu, chẳng hạn như biểu đồ hoặc đồ thị, để trình bày các phát hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu.

• Tìm kiếm các mẫu, xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu để rút ra những hiểu biết có ý nghĩa.

6. Đánh giá chức năng và tính năng

• Đánh giá kết quả khảo sát để đánh giá hiệu suất của các chức năng, tính năng hoặc quy trình cụ thể trong doanh nghiệp của bạn.

• Xác định điểm mạnh và điểm yếu dựa trên phản hồi nhận được.

• Ưu tiên các lĩnh vực cần cải thiện dựa trên tác động và tính khả thi của những thay đổi tiềm ẩn.

7. Đánh giá khả năng sử dụng và sự hài lòng của người dùng

• Phân tích phản hồi của người dùng để đánh giá khả năng sử dụng tổng thể và sự hài lòng với các sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống của bạn.

• Phân loại và phân tích phản hồi định tính để xác định các chủ đề, mối quan tâm hoặc đề xuất chung.

• Tính điểm hài lòng hoặc Net Promoter Score (NPS) để định lượng cảm tính của người dùng.

• Xác định các lĩnh vực mà trải nghiệm người dùng có thể được nâng cao và phát triển các kế hoạch hành động để giải quyết các lĩnh vực đó.

8. Xem xét khả năng tích hợp

• Đánh giá mức độ tích hợp của các hệ thống, quy trình hoặc bộ phận hiện có với nhau và với các mục tiêu phân tích hoặc khảo sát của bạn.

• Xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc lĩnh vực nào mà việc tích hợp có thể được cải thiện để hợp lý hóa các hoạt động và nâng cao hiệu suất tổng thể.

• Xác định những thay đổi hoặc cải tiến cần thiết để đạt được sự tích hợp tốt hơn và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Hãy liên hệ với ERPViet theo hotline 096 4578 234  ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP.

Xem thêm:

➡️ Triển khai phần mềm ERP - Bí kíp triển khai thành công

➡️ 10 vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai hệ thống ERP 

➡️ Tại sao con người là nhân tố quan trọng nhất trong kế hoạch triển khai ERP 

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP