10 vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai hệ thống ERP

Việc thay thế hệ thống quản trị cũ bằng hệ thống phần mềm ERP có thể mang đến sự hứng khởi cho các thành viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên dành nhiều thời gian để rà soát và xây dựng quy trình vững chắc trước khi chính thức bắt tay vào triển khai hệ thống.

Các công ty có chiến lược cùng kế hoạch vững chắc sẽ nhiều khả năng thành công và tiết kiệm chi phí hơn khi triển khai phần mềm ERP. Quan trọng hơn, điều này đảm bảo rằng nhóm dự án có ý thức rõ ràng về phương hướng và kỳ vọng hợp lý.

Dưới đây là 10 vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai hệ thống ERP:

1. Xây dựng đội ngũ triển khai ERP chuyên nghiệp

Việc hợp tác hiệu quả giữa nhóm triển khai ERP và các chuyên gia ERP sẽ giúp nâng cao khả năng thành công. Chuyên gia tư vấn và triển khai ERP sẽ tham gia và đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn dựa trên kinh nghiệm đã có trước đó cũng như đưa ra các lời khuyên hữu ích.

2. Xây dựng sơ đồ tổ chức dự án

Vai trò cũng như mối quan hệ của mỗi người trong dự án cần được xác định rõ ràng. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng sơ đồ tổ chức dự án bao gồm người quản lý dự án, thành viên nòng cốt, vai trò, người phụ trách kỹ thuật, người quản lý thay đổi tổ chức, tái cấu trúc quy trình kinh doanh và các vai trò quan trọng khác.

>>> Xem thêm: 7 vấn đề chính cần tránh khi triển khai hệ thống ERP

3. Xác định tổng chi phí dự án

Một cạm bẫy phổ biến mà các doanh nghiệp hay gặp phải là ước tính chi phí triển khai ERP không chính xác. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng về các khoản chi phí có thể phải chi trả trước khi triển khai phần mềm ERP. Có nhiều loại chi phí tiềm ẩn doanh nghiệp không lường trước được khiến chi phí triển khai ERP có thể bị nhân lên nhiều lần.

4. Định lượng hiệu quả triển khai ERP thông qua casestudy

Một casestudy thành công sẽ giúp bạn thuyết phục ban lãnh đạo về hiệu quả triển khai ERP. Casestudy cũng giúp doanh nghiệp tính toán được hiệu quả và khả năng thành công của khi triển khai ERP, dự báo được các khó khăn doanh nghiệp có thể phải đối mặt trong quá trình triển khai.

5. Xây dựng kế hoạch triển khai ERP

Doanh nghiệp triển khai ERP cần chủ động trong việc lập kế hoạch triển khai. Kể cả khi nhà cung cấp của bạn có thể mang đến một bản kế hoạch tuyệt vời thì bạn vẫn cần rà soát lại để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hoạt động nào đảm bảo sự thành công cho quá trình triển khai, chẳng hạn như kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức toàn diện, di chuyển dữ liệu, thí điểm triển khai CRP. Bên cạnh đó doanh nghiệp nên tiến hành so sánh chiến lược triển khai đề xuất của nhà cung cấp hiện tại so với các tổ chức tương tự khác.

>>> Xem thêm: 4 mẹo bảo mật dữ liệu khi triển khai phần mềm ERP

6. Tích hợp ERP với bên thứ ba

Hầu hết các doanh nghiệp có thể giải quyết toàn bộ nhu cầu kinh doanh thông qua hệ thống ERP. Do đó, doanh nghiệp cần xác định liệu hệ thống ERP có cần thiết phải tích hợp dữ liệu với ứng dụng của một bên thứ ba hay không.

7. Chú trọng chiến lược và chiến thuật quản lý thay đổi tổ chức

Quản lý thay đổi tổ chức là quá trình quan trọng trong triển khai ERP mà doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thay vì phụ thuộc vào bên thứ 3. Việc quản lý thay đổi tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai ERP, vì vậy, doanh nghiệp nên đặt trọng tâm vào vấn đề này trong quá trình triển khai.

8. Quản trị và kiểm soát dự án hiệu quả

Quá trình chuyển đổi số đi lệch hướng phần lớn là do hiệu quả quản lý dự án và quản trị dự án kém. Trong kế hoạch triển khai, doanh nghiệp nên liệt kê chi tiết các vấn đề về kiểm soát, người phụ trách, quy trình phê duyệt,... đảm bảo hài hòa chi phí, nhu cầu quản trị và mức độ tùy biến của phần mềm.

9. Xác định giai đoạn để đánh giá tiến độ

Doanh nghiệp cần đánh giá dự án theo định kỳ. Hãy xác định các mốc quan trọng và tiêu chí cho dự án. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện chỉnh sửa nếu có vấn đề phát sinh. Dừng lại và đánh giá dự án là một việc làm cần thiết.

10. Định nghĩa chi tiết về thành công dự án

Đây là một việc khó khăn. Thành công có thể là khi tổ chức của bạn hoạt động tốt hơn hoặc có thể là sự gia tăng về lợi nhuận sau khi triển khai. Dù định nghĩa như thế nào, hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp xác định rõ ràng và truyền đạt sớm các mục tiêu cho nhóm triển khai dự án.

➡️Xem thêm: Triển khai phần mềm ERP: Thất bại, nguyên nhân và cách khắc phục

Liên hệ với ERPViet qua hotline: 096 4578 234 để nhận được những tư vấn triển khai ERP của các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

ERPViet (Nguồn: Panorama)