Bí kíp xây dựng dự án ERP phù hợp, khả thi cho Doanh nghiệp

Ngày nay, có ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP trong quá trình quản lý để tối ưu hoá hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình triển khai vì thiếu chiến lược cụ thể và chọn phần mềm không phù hợp với mô hình hoạt động, dẫn đến việc lãng phí ngân sách mà không đem lại hiệu quả. Vậy đâu là bí kíp xây dựng dự án ERP phù hợp, khả thi cho Doanh nghiệp, hãy cùng ERPViet tìm hiểu ngay dưới bài viết này nhé!

I. Bí kíp xây dựng dự án ERP phù hợp

1. Đánh giá chính xác vấn đề doanh nghiệp 

Đối với việc triển khai phần mềm ERP, bước đầu tiên là phải xác định rõ vấn đề và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Việc này bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những vướng mắc trong kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. 

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án và các yêu cầu cần thiết cho việc triển khai giải pháp ERP. Sự chuẩn bị cẩn thận này là cần thiết để đảm bảo một dự án triển khai ERP thành công, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Có nhiều trường hợp thực tế, doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện quá sơ sài kế hoạch triển khai ERP làm mất thời gian lựa chọn nhà cung cấp mà mình không có đủ chi phí hoặc nhà cung cấp không đủ năng lực, thời gian triển khai chưa phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Những vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai ERP

2. Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách quản lý công việc này: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình, nghiệp vụ cùng các vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi dễ dàng. 

Đặc biệt là với dự án quan trọng như triển khai ERP thì việc này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết giữa nhân viên công ty và nhà cung cấp phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

3. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP 

Thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP (trong lẫn ngoài nước) khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa chọn đơn vị hợp tác.

Do đó, điều đầu tiên bạn cần là xây dựng bản kế hoạch triển khai phần mềm ERP, sau đó lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các vấn đề/yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra.

Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến một số khách hàng đã triển khai thành công ERP của nhà cung cấp bạn định lựa chọn hoặc trực tiếp yêu cầu nhà cung cấp liệt kê một số doanh nghiệp cùng ngành nghề với bạn đã triển khai thành công ERP. 

Các yếu tố thường được đánh giá cao khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là: 

    • Độ uy tín của nhà cung cấp

    • Số lượng khách hàng nhà cung cấp đã đáp ứng được

    • Dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai ERP

    • Cuối cùng mới là chi phí

Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp nên đặt ra những câu hỏi để đảm bảo rằng giải pháp được lựa chọn có thể giúp tăng thêm lợi thế cạnh tranh, dẫn đầu thị trường kinh doanh, phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 điều phải chú ý khi lựa chọn đơn vị triển khai ERP

4. Lựa chọn phương pháp triển khai ERP

Có hai phương pháp chính để triển khai ERP là triển khai trực tiếp và triển khai theo từng giai đoạn.

Triển khai trực tiếp (big bang): Phương pháp này yêu cầu triển khai ERP trên toàn bộ hệ thống một lần duy nhất. Điều này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sẽ tạo ra sự tác động lớn đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, triển khai trực tiếp có thể nhanh chóng và giúp tạo ra sự đồng nhất trong toàn bộ doanh nghiệp.

Triển khai theo từng giai đoạn: Phương pháp này cho phép triển khai từng phần của hệ thống ERP theo từng giai đoạn. Điều này giúp giảm thiểu tác động và rủi ro, và cung cấp thời gian để điều chỉnh và sửa lỗi. Tuy nhiên, điều này cũng kéo dài thời gian triển khai và yêu cầu quản lý cẩn thận trong việc tích hợp các giai đoạn.

Để dự án triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần đánh giá nhiều yếu tố trước khi đưa ra quyết định chọn phương pháp nào. Dưới đây là một số tiêu chí giúp lựa chọn phương pháp triển khai ERP phù hợp:

• Xác định nguồn lực và ngân sách: Lựa chọn phương pháp triển khai ERP cũng phụ thuộc vào nguồn lực và ngân sách của doanh nghiệp. Triển khai ERP đòi hỏi một nguồn lực lớn, bao gồm cả nhân lực, tài chính và thời gian. Doanh nghiệp cần xác định được nguồn lực có sẵn và tài trợ tài chính để đảm bảo triển khai được thực hiện một cách hiệu quả.
• Tham khảo từ các chuyên gia và nhà cung cấp: Trước khi quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp nên tìm hiểu và tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia trong lĩnh vực này. Các nhà cung cấp ERP cũng có thể cung cấp thông tin và hướng dẫn về phương pháp triển khai tốt nhất dựa trên kinh nghiệm của họ.

5. Đánh giá ngân sách và phân bổ tài nguyên cần thiết cho việc triển khai phần mềm ERP

Để có thể tính toán được tổng chi phí của một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhà cung ứng cần một thời gian tìm hiểu, đánh giá cẩn thận về các nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp khách hàng. Mỗi yêu cầu của bạn, phạm vi sử dụng của bạn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc định giá hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Tuy nhiên, là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của ERP để từ đó có được những kiến thức tổng quát nhất để lựa chọn chính xác các yêu cầu đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn mà vẫn đảm bảo chi phí ở mức doanh nghiệp có thể chi trả được.

Dưới đây là một số yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thành triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ERP:

• Loại hình doanh nghiệp và số lượng người dùng

• Phần mềm bổ sung của bên thứ 3

• Chi phí triển khai hệ thống

• Bảo trì hệ thống (dành cho phần mềm ERP được triển khai tại chỗ)

• Đào tạo người dùng

• Hỗ trợ 24/24 trong quá trình sử dụng

• Tùy chỉnh, nâng cấp phần mềm

II. Tham khảo tư vấn xây dựng dự án ERP khả thi từ chuyên gia

Tìm nhà tư vấn và triển khai phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp quá trình triển khai phần mềm  diễn ra hợp lý. Doanh nghiệp khi lựa chọn và tiến hành triển khai ERP cần tham khảo từ chuyên qua những câu hỏi như sau: 

• Phần mềm ERP mà bạn lựa chọn có giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh?

• Phần mềm ERP có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh? 

• Kinh nghiệm và dự án của nhà tư vấn và triển khai phần mềm ERP?

• Các đối tác nhận xét như thế nào về nhà cung cấp này?

• Chi phí của nhà cung cấp/ triển khai phần mềm ERP như thế nào?

• Mức hỗ trợ của họ như thế nào đối với các doanh nghiệp?

• Quá trình đào tạo của các doanh nghiệp như thế nào cho người dùng sử dụng?

• Nguồn lực của doanh nghiệp như thế nào?

Với kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều doanh nghiệp. ERPViet cung cấp giải pháp quản lý toàn diện cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho vận, đến quản lý khách hàng và các mối quan hệ khác. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, bao gồm hỗ trợ cài đặt, tư vấn, đào tạo, bảo trì và nâng cấp phần mềm. 

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu triển khai phần mềm ERP để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được giải đáp tất cả các câu hỏi của bạn nhé!

Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

Xem thêm: Quản lý hiệu quả quá trình triển khai ERP với 3 lời khuyên vàng 

ERP cloud là gì? Tổng hợp các khái niệm về ERP có thể bạn chưa biết

Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP có vai trò gì trong doanh nghiệp?