Phần mềm quản lý thiết bị trường học có gì đặc biệt?

Làm thế nào để quản lý các thiết bị dạy học sao cho khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết đang là một vấn đề khá khó khăn đối với nhiều trường học. Do đó, sự ra đời của phần mềm quản lý thiết bị trường học đã giúp tối ưu hóa quy trình này và tiết kiệm thời gian và công sức cho rất nhiều cơ sở giáo dục. Vậy phần mềm này có gì đặc biệt? Hãy cùng ERPViet tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Những khó khăn trong quản lý thiết bị trường học

Các thiết bị giáo dục đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giảng dạy của cán bộ giáo viên. Chúng không chỉ là công cụ học tập và giảng dạy quan trọng, mà còn có ảnh hưởng lớn đến chất lượng giáo dục của nhà trường. Tuy nhiên, với các trường tại Việt Nam vẫn còn gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý thiết bị như:

• Số lượng và đa dạng các thiết bị giáo dục gây khó khăn trong việc kiểm soát.

• Khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát thời gian mượn - trả thiết bị.

• Thống kê và phân loại các thiết bị cũng là một vấn đề khó khăn.

• Bảo quản các thiết bị, đặc biệt là các thiết bị điện tử cũng là một thách thức đối với nhà trường.

• Ý thức của học sinh và sinh viên trong việc mượn thiết bị cũng chưa đạt được tốt.

• Hiểu biết về các thiết bị và khả năng sửa chữa không phải là điều mà tất cả các người quản lý đều có.

• Việc quản lý chưa được thống nhất, và sử dụng phương pháp quản lý theo sổ sách truyền thống dễ gây nhầm lẫn và sai sót, tạo rủi ro về thất lạc và hư hỏng các thiết bị giáo dục.

Việc quản lý thiết bị giáo dục là một vấn đề phức tạp và cần sự quan tâm đặc biệt từ các trường học và nhà quản lý để tối ưu hóa quy trình quản lý và đảm bảo chất lượng giáo dục.

Tuy nhiên, trong thời đại của sự bùng nổ của internet và công nghệ, các phần mềm quản lý thiết bị trường học bằng excel đang dần để lộ ra những hạn chế:

• Tốn thời gian và chi phí cho việc quản lý

• Khó khăn trong quản lý và thiếu tính đồng bộ

• Độ chính xác thấp, rủi ro mất dữ liệu hay thất lạc sổ sách lớn.

• Việc quản lý số lượng lớn thiết bị và tính chất phức tạp sẽ khó kiểm soát được hết.

Do đó, để việc quản lý thiết bị giáo dục có hệ thống và hiệu quả các phần mềm quản lý thiết bị trường học miễn phí đã được ra đời, góp phần nâng cao chất lượng ngành giáo dục. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý tài sản - Công cụ quản trị hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

2. Phần mềm quản lý thiết bị trường học là gì? 

Phần mềm quản lý thiết bị trường học là một công cụ hỗ trợ được tạo ra bởi các công ty công nghệ nhằm giúp các cơ sở giáo dục trong công tác quản lý trang thiết bị học tập. Phần mềm này giúp tổng hợp, theo dõi và kiểm soát các trang thiết bị trong trường học một cách đồng bộ, khoa học và chi tiết. Điều này giúp việc tìm kiếm các thiết bị trở nên dễ dàng hơn khi cần thiết, tránh trường hợp mất mát mà không rõ nguyên nhân.

Phần mềm quản lý thiết bị dạy học hoạt động thông qua kết nối internet và có thể cài đặt, tích hợp dễ dàng trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, v.v. Nó được phát triển với tính hệ thống giúp cho nhà trường dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thiết bị, đơn giản hóa công việc và hạn chế sai sót, thất thoát không đáng có.

3. Những tính năng chính của phần mềm quản lý thiết bị dạy học

Một phần mềm quản lý thiết bị trường học hiệu quả cần đáp ứng nhiều tiêu chí trong đó có việc dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó là có những tính năng đáp ứng được nhiều nghiệp vụ cần thiết cho ngành giáo dục như:

Quản lý số lượng trang thiết bị giáo dục

Quản lý số lượng thiết bị học tập là một thách thức đối với các trường học lớn với nhiều lớp, nhiều môn học và nhiều loại thiết bị khác nhau. Việc quản lý tốt số lượng thiết bị giúp nhà quản lý chủ động bổ sung khi thiếu sót và chuẩn bị cho công tác giảng dạy.

Trước đây, các nhà trường thường sử dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học bằng excel để quản lý số lượng thiết bị thường dẫn đến việc cập nhật và sửa chữa tình trạng thiết bị trở nên khó khăn. Nếu nhân viên quên cập nhật hoặc cập nhật sai thì ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý chung.

Phần mềm quản lý thiết bị học tập có khả năng quản lý số lượng thiết bị theo từng danh mục và cập nhật tăng giảm số lượng thiết bị theo thời gian thực. Các con số hiển thị trên hệ thống một cách chính xác và đáng tin cậy, giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.

Quản lý trạng thái thiết bị đang sử dụng

Trong quá trình sử dụng, các thiết bị hỗ trợ học tập sẽ dần bị mòn và hư hỏng theo thời gian. Các thiết bị điện tử cũng có khả năng hư hỏng nhanh hơn so với các thiết bị khác.

Ngoài ra, nhiều thiết bị sẽ được lưu trữ một thời gian dài mà không được sử dụng, và nó có khả năng bị hỏng khi đem ra sử dụng. Trường hợp khi người học muốn mượn thiết bị nhưng thiết bị đó đã hỏng sẽ gây trở ngại cho quá trình học tập.

Quản lý trạng thái thiết bị sẽ giúp người quản lý cập nhật được thông tin về các thiết bị mới, thời gian sử dụng chính xác, năm sản xuất, thời gian không sử dụng, và các đặc điểm của sản phẩm. Tất cả các thông tin này có thể được lưu trữ và cập nhật trên hệ thống.

Thông qua việc quản lý này, người quản lý có thể biết được tình trạng của từng thiết bị, kiểm tra các thiết bị không được sử dụng thường xuyên để đảm bảo chất lượng sử dụng. Đồng thời, người quản lý cũng có thể thay thế và đổi mới các thiết bị cũ hỏng kịp thời.

Kiểm soát cho mượn trả trang thiết bị

Việc kiểm soát mượn - trả thiết bị là một tính năng quan trọng không thể thiếu trong một ứng dụng quản lý thiết bị dạy học hiệu quả. Hệ thống sẽ thống kê chi tiết về thông tin người mượn, tên thiết bị, thời gian mượn, số lượng, thời gian trả, v.v. để người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình mượn - trả thiết bị và đánh giá kịp thời khi cần thiết.

Sự kiểm soát này giúp giảm thiểu rủi ro về việc thiết bị bị mất hoặc thất lạc không rõ nguyên nhân, từ đó giảm thiểu tổn thất cho nhà trường. Hơn nữa, việc này cũng đảm bảo người mượn có ý thức giữ gìn, bảo quản, và đảm bảo chất lượng của các thiết bị mượn, giúp gia tăng tuổi thọ của chúng.

Báo cáo thống kê thiết bị

Việc quản lý thiết bị giáo dục theo phương pháp truyền thống bằng Excel yêu cầu người quản lý tính toán thủ công từng sản phẩm, gây tốn thời gian, chi phí và độ chính xác thống kê không được đảm bảo.

Tuy nhiên, với hệ thống quản lý thiết bị dạy học, mọi thông tin về số lượng thiết bị được thống kê đồng bộ trong một hệ thống. Số liệu được tính toán hoàn toàn tự động và báo cáo được xuất ra toàn bộ hoặc theo từng danh mục thiết bị khác nhau một cách dễ dàng.

Điều này giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tính chính xác khi thống kê. Hơn nữa, phần mềm quản lý thiết bị dạy học cho phép tìm kiếm và xuất báo cáo nhanh chóng chỉ với vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại, giúp nâng cao năng suất quản lý và tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

Hiện nay, đang có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý thiết bị trường học. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào cũng đáp ứng được các yêu cầu mà các cơ sở giáo dục mong muốn. Nếu bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu về phần mềm này, hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn ngay nhé!

Tham khảo phần mềm quản lý tài sản: https://izisolution.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san-thiet-bi/

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://erpviet.vn/lien-he/

Từ khóa liên quan: phan mem quan ly thiet bi truong hoc