Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm Quản lý Nhân sự ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải doanh nghiệp nào cũng tự xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự  hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đã triển khai từ 2 đến 3 phần mềm khác nhau nhưng vẫn không đạt được kết quả như mong đợi. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thất bại này, nhưng nguyên nhân chủ yếu thường do việc chưa hiểu rõ về trình tự thực hiện. 

Do đó, việc xây dựng hệ thống Quản lý nhân sự  hiệu quả phải cần có quy trình cụ thể. Hãy cùng ERPViet tìm hiểu những điều cần thiết để có một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nhé!

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì? 

Phần mềm quản lý nhân sự  là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các chức năng chính phục vụ cho nghiệp vụ của Hành chính nhân sự như quản lý thông tin nhân viên, thời gian làm việc, quản lý lương cho đến công tác Tuyển dụng, Đào tạo, Đánh giá, Quy trình Nhân sự.

Nhờ sự tự động hóa trong quy trình, nó giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả nhân sự của mình, đồng thời tăng cường năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí. 

Hiện nay có hai loại hệ thống quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp lựa chọn: 

Phần mềm On premise được triển khai và chạy trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp, đây là một giải pháp đòi hỏi đầu tư thời gian và chi phí lớn nhưng mang lại tính tùy biến và độ chuyên sâu cao hơn.

Trong khi đó, giải pháp On Cloud hay SaaS có thiết kế nhẹ, cung cấp nhiều chức năng khác nhau nên thích hợp cho doanh nghiệp SME có ngân sách hạn chế.

Dù lựa chọn giữa hình thức On Cloud hay On premise thì trình tự xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự đều không có nhiều điểm khác biệt.

2. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp

2.1. Các thành phần chính của phần mềm quản lý nhân sự 

Chúng ta đã biết có hai hình thức xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, cả hai hình thức đều sẽ bao gồm nhiều thành phần chính, mỗi thành phần có một chức năng riêng để giúp quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Dưới đây là những thành phần chính của phần mềm quản lý nhân sự:

Quản lý thông tin nhân viên:

Thành phần này cung cấp chức năng để lưu trữ thông tin về nhân viên như hồ sơ cá nhân, thông tin liên hệ, bảng lương, hợp đồng lao động, các chứng chỉ và tài liệu liên quan khác.

Quản lý thời gian làm việc: 

Chức năng chính của nó là giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm lịch trình làm việc, giờ làm việc và nghỉ phép.

Quản lý lương: 

Nó giúp tính toán lương cho nhân viên, bao gồm các khoản thu nhập, khấu trừ và các khoản chi trả khác liên quan đến lương.

Quản lý hiệu suất:

Thành phần này cung cấp chức năng để đánh giá hiệu suất của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng xác định những nhân viên có kết quả làm việc tốt và những nhân viên có nhu cầu cải thiện.

Quản lý đào tạo, phát triển nghề nghiệp: 

Phần này trong hệ thống giúp nhà quản lý đưa ra kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên và cung cấp các khóa học hoặc đào tạo để cải thiện kỹ năng.

Quản lý hồ sơ tuyển dụng: 

Quản lý tất cả các hồ sơ tuyển dụng và thông tin liên quan đến việc tuyển dụng nhân viên mới.

Tất cả các thành phần này đều tương tác với nhau để cung cấp cho người dùng một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả.

Xem thêm: 5 yếu tố cho thấy phần mềm quản lý nhân sự chất lượng

8 Tuyệt chiêu quản lý nhân sự hiệu quả và phát huy tối đa năng lực

2.2. Trình tự xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Để triển khai phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức để giảm thiểu rủi ro về tính khả thi của phần mềm. Hệ thống được xây dựng và vận hành dựa trên cơ cấu tổ chức của công ty, cho nên cơ cấu tổ chức giúp bạn xác định phân quyền khi sử dụng phần mềm. Sơ đồ phân cấp là hình thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng, vì trực quan, dễ theo dõi sự thay đổi và dễ điều chỉnh. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp quy mô nhỏ có thể lựa chọn sơ đồ phẳng.

Xem thêm: Kỹ năng quản trị nhân sự: Làm thế nào để giữ chân người tài?

Chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện mô tả công việc chi tiết 

Sau khi hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các dữ liệu liên quan trước khi cập nhật lên hệ thống. Bản mô tả chi tiết công việc bao gồm vị trí chức danh, thông tin công việc (trách nhiệm, yêu cầu, quyền lợi) và mô tả cụ thể về chức năng quản lý nhân sự mình lựa chọn. 

Đây chính là dữ liệu đầu vào khi phần mềm quản lý nhân sự HRM xử lý công việc. Bản mô tả sẽ giúp bạn phân định rõ kết quả mong muốn, chỉ tiêu và yếu tố để đánh giá khả năng quản lý của một nhân sự, và giúp hiểu được chúng sẽ tác động thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, các thông tin cần chính xác và minh bạch để không ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý về sau của nhà quản trị.

Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Khi đã thu thập và tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết, giai đoạn tiếp theo là thiết kế phần mềm quản lý nhân sự bằng cách mã hóa và lập trình dữ liệu trên nền tảng công nghệ tự động.

Nếu doanh nghiệp quyết định triển khai phần mềm này mà không sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, thì họ cần phải lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, bao gồm bộ phận hành chính nhân sự, đội ngũ IT và cơ sở vật chất để đảm bảo ổn định cho hệ thống. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp là người thiết kế phần mềm cho doanh nghiệp, tương tác đa chiều giữa các bên là rất quan trọng để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và khả thi.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để quản lý nhân sự. Ngay cả những công ty hàng đầu trong ngành công nghệ cũng thường chọn cách này. Bên cung cấp dịch vụ đã có sẵn phần mềm và nghiệp vụ quản lý nhân sự chuyên sâu. Họ không chỉ thiết kế phần mềm mà còn cung cấp giải pháp quản trị nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.

Triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Để đảm bảo hiệu quả trong việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự, cần thông báo rộng rãi và đào tạo tất cả các thành viên trong tổ chức. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo theo cấp bậc nhân sự để hướng dẫn sử dụng phần mềm. Ví dụ, đối với nhân viên, chỉ cần hướng dẫn các tính năng cơ bản, còn quản lý các cấp phải biết cách quản lý và theo dõi báo cáo. Đối với nhân sự phòng Nhân sự, cần đào tạo về toàn bộ các thao tác của hệ thống.

Ngoài ra, cần khuyến khích nhân viên chuyển đổi quy trình từ trước đây sang phần mềm quản lý nhân sự để họ có thể làm quen nhanh hơn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả 

Sau khi triển khai, cần đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phần mềm nếu cần. Doanh nghiệp thường thay đổi không chỉ về quy mô nhân sự mà còn về quy trình vận hành và văn hóa doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự cần được theo dõi và điều chỉnh để phù hợp với chiến lược và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Điều này bao gồm đánh giá định kỳ và cập nhật mới hàng năm để tăng tuổi thọ và giảm nguy cơ gián đoạn vận hành trong tổ chức.

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần thiết lập một kế hoạch với các bước thực hiện rõ ràng. Với sự tư vấn và hỗ trợ của ERPViet, nhiều doanh nghiệp đã thành công trong việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự và đạt được nhiều thành quả ngắn hạn và dài hạn từ 6 bước xây dựng phần mềm HRM được đề cập trên.

Xem thêm: Hệ thống Phần mềm Quản trị nhân sự ERPViet HRM

Đăng ký dùng thử: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Liên hệ chuyên gia: https://erpviet.vn/lien-he/