Phần mềm quản lý văn bản là gì? Những ứng dụng thực tiễn trong doanh nghiệp

Hiện nay, Phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động và lưu trữ thông tin của một doanh nghiệp. Với sự gia tăng không ngừng về số lượng tài liệu qua từng năm khiến việc tìm kiếm các văn bản liên quan đã trở thành một nỗi ám ảnh cho nhiều người. Để giải quyết tình trạng này, hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ là một lựa chọn hoàn hảo.

Bài viết hôm nay hãy cùng ERPViet tìm hiểu chi tiết về phần mềm này cũng như những ứng dụng của nó vào thực tiễn doanh nghiệp nhé!

1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Việc quản lý văn bản là một hoạt động thường xuyên và quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, các văn bản cần được phân loại và sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp và theo thứ tự để dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm, đồng thời tránh mất mát và thiếu sót văn bản của đơn vị.

Trước đây, việc lưu trữ văn bản và hình ảnh thường được thực hiện thủ công bằng cách phân loại, sắp xếp giấy tờ và sổ sách, sau đó đưa vào thư viện hoặc kho lưu trữ. Tuy nhiên, việc này tốn nhiều thời gian, công sức, diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản cao. Ngược lại, sử dụng phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản đang trở thành xu thế trong xây dựng chính quyền điện tử. 

Phần mềm quản lý văn bản là ứng dụng được thiết kế để quản lý và lưu trữ các tài liệu văn bản trong một tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cơ quan, doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản trong doanh nghiệp, tổ chức

2.1. Đối với doanh nghiệp

Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản có tính năng tối ưu hóa không gian lưu trữ. Thay vì lưu trữ các văn bản dưới dạng bản giấy, phần mềm này sẽ số hóa chúng thành dạng công văn điện tử. Điều này cho phép doanh nghiệp lưu trữ các công văn với dung lượng không giới hạn và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau trong phần mềm, bao gồm cả bản thảo, các công văn mới được ban hành và các công văn đã hết hạn.

Hiện nay, Doanh nghiệp có thể số hóa và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu văn bản trên nền tảng quản trị doanh nghiệp ERPViet. Với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng cùng nhiều tính năng quản lý, ERPViet đã và đang được nhiều đơn vị trên khắp cả nước tin dùng. Doanh nghiệp cũng có thể quản lý các hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả và dễ dàng, từ quản lý kho hàng, điểm bán, quản lý nhân sự đến quản lý tài chính và kế toán,... trên cùng một hệ thống.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet tại đây: https://erpviet.vn/gioi-thieu-erpviet/ 

Tiết kiệm chi phí

Việc số hóa hệ thống văn bản và công văn bằng phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục loại chi phí. Nhờ đó, mà có thể cắt giảm các chi phí trực tiếp như thuê không gian để lưu trữ tài liệu, mua tủ lưu trữ, chi phí mua giấy và mực in, chi phí cho máy in hay chuyển phát nhanh để thông báo cho nhân viên tại các cơ sở và chi nhánh làm việc.

Bên cạnh đó, nhờ phần mềm mà việc quản lý và làm việc với nhân viên thị trường của doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả. Các thông tin thu thập từ khách hàng hoặc dựa trên tình hình thị trường hiện tại sẽ được chuyển đến bộ phận Marketing để xác định các chiến lược phù hợp nhờ phần mềm quản lý nhân viên thị trường. 

Công cụ còn lưu trữ các mẫu báo cáo sẵn có giúp cho việc lập và gửi báo cáo trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức. Nhân viên không cần phải tới trực tiếp văn phòng để hoàn thành các báo cáo công việc.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân viên thị trường miễn phí hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ thông tin cho doanh nghiệp lựa chọn. Nếu bạn đang tìm kiếm mật phần mềm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn và giới thiệu chi tiết nhé!

Bảo mật thông tin

Bên cạnh đó, quản lý thông tin theo cách truyền thống có thể gặp nguy cơ bị lộ và mất dữ liệu. Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin có tính năng bảo mật và an ninh mạng giúp bảo vệ tài liệu của doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Chỉ các tài khoản thành viên doanh nghiệp được phân quyền mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ Owner cùng các tài khoản Admin được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa thông tin.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm quản lý văn phòng cũng có tính năng ghi nhận lại mọi lịch sử thay đổi của tài liệu, bất kể là thay đổi nhỏ nhất hay lớn nhất. Nhờ vậy, tính minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp được tăng lên đáng kể.

2.2. Đối với nhân viên

Tối ưu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản

Tối ưu thời gian tìm kiếm văn bản là một trong những yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý văn bản, các công ty có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo nhiều cách khác nhau như chiều ngang (theo thời gian), chiều dọc (theo chủ đề), hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, việc tìm kiếm một tài liệu nào đó trong những chồng giấy tờ là một việc làm khó khăn và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý văn bản miễn phí đã ra đời, giúp cho việc lưu trữ và quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể lưu trữ toàn bộ công văn và giấy tờ dưới dạng bản mềm, hệ thống sẽ tự động xử lý và xét duyệt công văn qua các thao tác đơn giản và nhanh chóng.

Rút ngắn thời gian xử lý văn bản

Với sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá thời gian tìm kiếm và xử lý văn bản, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, đồng thời giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc sai sót về tài liệu.

3. Các phần mềm quản lý văn bản phổ biến hiện nay 

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản. Tuy nhiên, việc chọn lựa một phần mềm phù hợp với nhu cầu và cũng như chi phí lại là một thách thức đối với nhiều nhà quản lý. Vì vậy, dưới đây sẽ là một số phần mềm đang được sử dụng nhiều hiện nay.

DocEye 

Là một phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, là giải pháp toàn diện dành cho mọi cơ quan và doanh nghiệp. Với DocEye, việc quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc. Bằng cách sử dụng phần mềm này, bạn có thể tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều so với trước đây.

CloudOffice

CloudOffice là một phần mềm quản lý văn bản và công việc được thiết kế chuyên nghiệp và toàn diện nhất hiện nay. Với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và theo dõi xử lý văn bản, CloudOffice giúp người dùng tối ưu hóa quá trình làm việc trực tuyến trên mạng máy tính. Không chỉ vậy, phần mềm còn cho phép người dùng điều hành công việc từ xa thông qua Internet, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

C-Office 

Đây là hệ thống quản lý văn bản và đồng thời là một giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng tiện ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website để phục vụ mọi hoạt động trong văn phòng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.

Trên đây là một số phần mềm lưu trữ mà các bạn nên tham khảo, bên cạnh đó cũng còn rất nhiều hệ thống phần mềm quản lý văn bản khác như: IBOM, Faceworks, DMS Lạc Việt, EFY,…

Các công cụ quản lý văn bản là yếu tố không thể thiếu để tạo nên thành công của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc lựa chọn phần mềm quản lý văn bản phù hợp có thể giúp tiết kiệm tới 50% thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Hy vọng với những thông tin trên, ERPViet đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý thông tin này. Nếu bạn đang có nhu cầu và muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!

Xem thêm: Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://erpviet.vn/lien-he/