Những vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai ERP

Để dùng phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững những nguyên tắc cũng như cần chuẩn bị nhân lực và nguồn lực phù hợp…Đồng thời cần rất nhiều yêu cầu khác, Chi tiết sẽ được giới thiệu trong bài dưới đây.

Những câu chuyện về các dự án ERP thất bại luôn là nỗi ám ảnh cho các CEO hay CIO khi quyết định triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình. Vì vậy, câu hỏi thường trực luôn đặt ra trong đầu họ là phải làm gì để tránh các vết xe đổ đi trước và đảm bảo rằng dự án luôn thành công?

Dưới đây là 9 những vấn đề cần xác định rõ trước khi triển khai ERP để đảm bảo dự án triển khai thành công.

Yếu tố Thứ nhất: Lựa chọn đúng giải pháp

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải luôn luôn xảy ra. Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu hướng  hoàn hảo hóa khả năng của giải pháp. Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng hoàn toàn. Tất nhiên thực tế không hẳn như vậy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài toán này ở đâu chưa?…Đó là  thực tiễn thành công của giải pháp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có quá trình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.

Tham khảo Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu cho các doanh nghiệp hiện nay

Yếu tố Thứ 2: Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

Đây cũng là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp. Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư. Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập. Nếu như trước đây, hệ thống ERP được ít doanh nghiệp sử dụng vì rào cản công nghệ thì giờ đây phần mềm này lại là giải pháp được lựa chọn trong quản trị nhiều nhất. 

Ngày nay các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có thể tiếp cận và sử dụng ERP với nền tảng phần mềm mã nguồn mở giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí triển khai đồng thời cũng dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. 

Yếu tố Thứ 3: Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận

Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.

Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khai gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Có thể do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi customize, thay đổi quy mô triển khai…tuy nhiên, còn có một nguyên nhân chung, đó là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”, trong nhiều trường hợp là “phi thực tế”. Có thể do đơn vị triển khai không ước lượng được khối lượng công việc phải làm. Cũng có thể do doanh nghiệp muốn hoàn thành dự án sớm nhất có thể.

Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc phát sinh công việc, phát sinh chi phí mà còn ảnh hưởng tới tinh thần của  các thành viên dự án.

Để triển khai ERP thành công, hãy đọc bài: 6 lỗi thường gặp của doanh nghiệp có thể phá hủy toàn bộ hệ thống ERP

Yếu tố Thứ 4: Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó

Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án. Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Nếu không quản lý khéo, có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới các công việc khác hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm trì hoãn cả dự án.

Yếu tố Thứ 5: Tập trung vào những lợi ích đã xác định

Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Thành công của một dự án ERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thông thường như hoàn thành đúng thời gian hay đúng ngân sách. Thành công thực sự thể hiện trong việc giải quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như quản lý của doanh nghiệp, mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên với hệ thống mới. Từ đó doanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng khi quyết định đầu tư ERP như tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính…

Đọc bài: “Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP – Những hiểu biết tường tận để sử dụng hiệu quả” sẽ giúp doanh nghiệp hiểu thấu hơn về phần mềm này.

Yếu tố Thứ 6: Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng.

Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội dự án nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triển khai, các công việc thường ngày nên chuyển giao cho những người khác.

Xem thêm: Thành phần, vai trò của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp 

Yếu tố Thứ 7: Đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ

Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy.

Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng tuy nhiên, trong một số trường hợp người dùng quá đông hay doanh nghiệp có nhiều quá nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chính những người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác.

Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo người dùng hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Yếu tố Thứ 8: Đừng quên hệ thống các báo cáo

Hãy suy nghĩ về các hệ thống hiện tại và danh sách các báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng trước khi triển khai ERP. Liệu rằng đơn vị triển khai có thể cung cấp được tất cả các báo cáo này trên hệ thống ERP mới? Nếu được, sẽ mất bao nhiêu thời gian để phát triển tất cả các báo cáo này?

Doanh nghiệp thường có tâm lý tận dụng tối đa đơn vị triển khai để xây dựng và phát triển hệ thống báo cáo nhiều nhất có thể, trong số đó có thể có những báo cáo thực sự không cần thiết. Điều này sẽ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực của cả hai bên.

Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, click tại đây để biết phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Yếu tố Thứ 9: Quản lý thay đổi hiệu quả

Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽ khác…  Do mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi, nên đây sẽ là lúc doanh nghiệp cần có một chiến lược khéo léo để từng bước đưa ERP vào một cách “xuôi chèo, mát mái”.

Xem thêm: Triển khai ERP: 5 Lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi

Để sử dụng phần mềm ERP thành công, các doanh nghiệp không thể bỏ qua những lưu ý phía trên, đây chính là những yêu cầu quan trọng mà các doanh nghiệp phải làm để có thể triển khai được thành công một dự án ERP.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT

Đọc thêm: Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP