6 lời khuyên vàng để thành công khi đào tạo phần mềm ERP

Quá trình đào tạo người dùng trước khi triển khai ERP rất quan trọng. đảm bảo người dùng sử dụng thành thạo chức năng của hệ thống. Vì thế đào tạo người dùng sẽ là nhiệm vụ khó khăn và áp lực đối với các cá nhân phụ trách đào tạo, nhất là khi họ không phải là người có kỹ năng sư phạm. Cách giải quyết tốt nhất là lập kế hoạch đào tạo chi tiết, hoàn thành tốt các mục ưu tiên trước khi bắt đầu quá trình đào tạo.

Dưới đây là một số lưu ý dành cho doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch đào tạo:

1. Tập trung vào học viên

Người đào tạo cần biết trình độ công nghệ thông tin và mức độ hiểu nghiệp vụ của các cá nhân sẽ được đào tạo phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, để đảm bảo họ tiếp cận ở cấp độ phù hợp. Dù đào tạo cùng một chủ đề thì với mỗi đối tượng, người đào tạo cần có phương pháp khác nhau. Ví dụ khi đào tạo một chức năng thì cách tiếp cận dành cho ban lãnh đạo cũng sẽ khác với nhân viên. Vậy nên người đào tạo phần mềm ERP cần điều chỉnh cách tiếp cận, thông điệp, mục tiêu, nội dung và bài tập thực hành dựa theo đối tượng để đảm bảo giải quyết được các vấn đề cốt lõi của người dùng.

➡️ Vai trò của nhân sự trẻ tuổi trong lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

2. Thiết lập chương trình đào tạo phần mềm ERP đơn giản, dễ hiểu

Một trong những sai lầm phổ biến trong quá trình đào tạo phần mềm ERP là cung cấp thông tin không cần thiết. Bạn muốn người dùng hiểu các bước mà họ cần thực hiện và tác động của những hành động đó. Tuy nhiên, người dùng không cần phải biết các hoạt động bên trong của hệ thống hoặc các quy trình không liên quan trực tiếp đến quá trình sử dụng phần mềm ERP. Tập trung vào việc đảm bảo người dùng có thể thực hiện công việc của họ sẽ hiệu quả hơn giải thích các cài đặt cấu hình không cần thiết. Hãy tập trung vào cách sử dụng thay vì giải thích tại sao.

3. Liên tục nhắc lại kiến thức và kiểm tra

Để chương trình đào tạo phần mềm quản lý ERP phát triển, người đào tạo cần áp dụng cách học mà kiến thức được liên tục nhắc đi nhắc lại để mở rộng kiến thức của người dùng. Đặc biệt là nếu các nhiệm vụ hoặc quy trình phức tạp, hãy đào tạo bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên cấp độ cơ bản bắt đầu với các yếu tố nền tảng, các thành phần đơn giản và phát triển phức tạp thông qua buổi học bổ sung. Khi bắt đầu mỗi buổi đào tạo ERP mới, người đào tạo cần đảm bảo người dùng hiểu được lượng kiến thức trong buổi trước thông qua kiểm tra bằng đặt câu hỏi.

4. Hướng dẫn người dùng thực hành trên phần mềm ERP

Đào tạo có nghĩa là bạn sẽ "dạy người khác cách làm điều gì đó", vì thế người dùng phải được thực hành với hệ thống vì nhiều cá nhân sẽ nắm bắt bài học tốt hơn thông qua quá trình thực hành. Luyện tập dựa trên các ví dụ rất cần thiết và hữu ích. Hiển thị khái niệm, sau đó yêu cầu người dùng thực hiện các tác vụ. Việc đào tạo phần mềm ERP cũng sẽ hiệu quả hơn khi được trình bày bởi người đào tạo giàu kinh nghiệm. Bên cạnh đó, người dùng khi mới bắt đầu cũng cần đi từng bước một để sẵn sàng và thoải mái cho việc thực hiện quá trình sử dụng sau này.

5. Chuẩn bị tài liệu đào tạo phần mềm ERP chi tiết

Quá trình đào tạo chuẩn bị cho việc triển khai phần mềm ERP là công đoạn quan trọng cần được thực hiện trước khi hệ thống đi vào hoạt động. Quá trình đào tạo nên được ghi lại để đào tạo nhân viên mới và cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của nhu cầu đào tạo.

Tài liệu đào tạo phần mềm ERP bao gồm kiến thức và các bài luyện tập. Việc đào tạo được ghi lại bằng video/ giọng nói cũng là cách hiệu quả để giúp người dùng dễ dàng học tập, đồng thời đảm bảo sự nhất quán trong nội dung giảng dạy. Video đào tạo các nghiệp vụ sẽ giúp người đào tạo tiết kiệm thời gian. Khi xây dựng tài liệu đào tạo, người đào tạo cần đảm bảo chất lượng của tài liệu và khả năng dễ dàng truy cập của người dùng.

6. Cung cấp phương thức hỗ trợ

Trong quá trình đào tạo phần mềm ERP, người đào tạo cần cung cấp cho tổ chức thông tin liên hệ để được hỗ trợ các vấn đề phát sinh khi người dùng làm việc với hệ thống mới. Video đào tạo sẽ là một tài liệu hỗ trợ hữu ích cho người dùng đóng vai trò thay thế người đào tạo trong một số trường hợp.
Dù đào tạo là phần quan trọng của quá trình triển khai ERP nhưng nhiều doanh nghiệp chia sẻ rằng quá trình triển khai hệ thống ERP của họ đang gặp khó khăn do người dùng chưa vận dụng tốt các kiến thức của chương trình đào tạo. Điều này cho thấy quá trình đào tạo chưa đi đúng hướng.

➡️ Chìa khóa quản lý thời gian chi phí rủi ro trong triển khai phần mềm ERP

Với 6 lời khuyên vàng để thành công khi đào tạo phần mềm quản trị hệ thống ERP trên hy vọng doanh nghiệp sẽ giúp người dùng tự tin, sẵn sàng bước vào quá trình triển khai thực tế.

Liên hệ với ERPViet qua hotline: 096 4578 234 để nhận được những tư vấn triển khai ERP của các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

➡️ Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!

➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

ERP (Nguồn: Panorama)