Quản trị doanh nghiệp thành công nhờ xây dựng đội ngũ nhân lực số phù hợp với hệ thống ERP

Nhân sự luôn được xem là một yếu tố chủ chốt trong bất kỳ dự án nào của doanh nghiệp. Triển khai phần mềm ERP cũng không ngoại trừ. Để xây dựng đội ngũ nhân lực số phù hợp với hệ thống ERP đòi hỏi sự kết hợp giữa việc tuyển dụng cũng như đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại,.. Trong bài viết dưới đây hãy cùng ERPViet tìm hiểu vài trò cũng như cách xây dựng đội ngũ nhân lực số phù hợp với hệ thống ERP. 

I. Vai trò của đội ngũ nhân sự trong quá trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Trải nghiệm người dùng đóng vai trò quan trọng trong lựa chọn phần mềm ERP. Phần mềm cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng đến từ các phòng ban khác nhau, các nhóm tuổi khác nhau, tác động tích cực đến suy nghĩ, hành động và phương hướng vận hành của toàn bộ tổ chức. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của toàn thể nhân sự trong quá trình triển khai ERP: 

Đại diện cho quan điểm tổng thể

Từng bộ phận, từng nhân viên đều sẽ có một quan điểm riêng về cách hệ thống ERP cải thiện các quy trình làm việc cụ thể của họ. Mỗi một đóng góp của nhân viên là một mảnh ghép cho cái nhìn toàn cảnh về nhu cầu của Doanh nghiệp để tạo nên một phần mềm ERP hiệu quả nhất. 

Tham gia quá trình phân tích yêu cầu, nắm bắt nhu cầu

Nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về quy trình công việc hiện tại, yêu cầu kinh doanh và các vấn đề cần giải quyết thông qua hệ thống ERP. Họ phải tham gia trong quá trình phân tích yêu cầu để đảm bảo rằng hệ thống được thiết kế và cấu hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Kiểm tra và chấp nhận phần mềm

Trong giai đoạn triển khai, người dùng cuối thường được yêu cầu tham gia vào quá trình kiểm tra hệ thống ERP. Họ phải kiểm tra các chức năng, quy trình và dữ liệu để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng và đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật và chức năng.

Đào tạo và hỗ trợ

Đội ngũ nhân sự luôn được đào tạo để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc hướng dẫn họ về các tính năng, quy trình và cách sử dụng hệ thống. Nhân viên cũng cần có sự hỗ trợ liên tục từ nhóm triển khai ERP hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống.

Phản hồi và cải tiến

Nhân viên sử dụng phần mềm là nhân tố nòng cốt trong việc đóng góp ý kiến ​​và phản hồi về hệ thống ERP sau khi nó được triển khai. Họ có thể đề xuất cải tiến và điều chỉnh để cải thiện hiệu suất và tăng cường chức năng của hệ thống.

Có thể thấy đội ngũ nhân sự đóng vai trò then chốt trong một dự án ERP thành công. Đặc biệt đối với doanh nghiệp có sẵn đội ngũ nhân sự am hiểu và dễ dàng tiếp cận công nghệ thông tin. Trải nghiệm người dùng, các yêu cầu chức năng và chi phí triển khai tạo thành chiếc kiềng 3 chân vững chắc, đảm bảo dự án đi đúng hướng. Doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro nếu không quan tâm đến trải nghiệm người dùng, một trong số đó là tinh thần hợp tác của nhân viên giảm sút, thời gian sử dụng hệ thống ít dẫn đến hiệu quả triển khai thấp.

II. Cách xây dựng đội ngũ nhân lực số phù hợp với hệ thống ERP

1. Xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho các vị trí liên quan đến ERP trong Doanh nghiệp

Trước khi xây dựng đội ngũ nhân lực số cho hệ thống ERP, cần xác định rõ các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho các vị trí liên quan đến ERP trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm các kiến thức về quy trình kinh doanh, quản lý dự án, kỹ năng phân tích, xử lý vấn đề, và hiểu biết về hệ thống ERP cụ thể mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Xem thêm: Xây dựng đội ngũ nhân viên triển khai ERP thành công

2. Tuyển dụng nhân viên có chuyên môn về ERP

Sau khi đã xác định được các kỹ năng và kiến thức cần thiết, doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân viên có chuyên môn về ERP. Quá trình tuyển dụng nên tập trung vào việc đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trong lĩnh vực ERP. Đồng thời, cần xem xét cả khả năng làm việc nhóm và giao tiếp để đảm bảo tính hiệu quả của đội ngũ.

3. Xây dựng kế hoạch đào tạo

Sau khi tuyển dụng được nhân viên có chuyên môn về ERP, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. Kế hoạch này nên bao gồm cung cấp kiến thức cơ bản về hệ thống ERP, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và các phương pháp làm việc hiệu quả với ERP. Đồng thời, kế hoạch cần tạo điều kiện cho nhân viên thực hành và áp dụng kiến thức đã học vào công việc thực tế.

Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo người dùng hệ thống ERP cho doanh nghiệp

4. Đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại

Không chỉ tập trung vào tuyển dụng nhân viên mới, doanh nghiệp cần cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên hiện tại. Điều này giúp nâng cao năng lực của đội ngũ cũng như khả năng làm việc với hệ thống ERP. Đồng thời, doanh nghiệp cần đánh giá thường xuyên và cung cấp phản hồi để nhân viên có thể cải thiện kỹ năng và hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, nhiều nhân viên cũ có thể đang từ chối tham gia đào tạo và tiếp nhận triển khai phần mềm mới. Điều này thường làm quá trình chuyển đổi nền tảng phần mềm mất nhiều thời gian và tiền của. Chính vì thế, việc tạo môi trường giúp nhân viên hiểu được lý do nên sử dụng phần mềm là vô cùng quan trọng. 

5. Tạo một môi trường học tập và chia sẻ kiến thức

Để xây dựng đội ngũ nhân lực số mạnh mẽ, doanh nghiệp cần tạo một môi trường học tập và chia sẻ kiến thức. Điều này có thể bao gồm việc tổ chức các buổi hội thảo, khóa đào tạo nâng cao, hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên trong đội ngũ. Môi trường học tập tích cực sẽ khuyến khích nhân viên tiếp thu và chia sẻ kiến thức, giúp cải thiện năng lực làm việc với hệ thống ERP.

Nhiều doanh nghiệp muốn đánh giá nhu cầu của nhân viên đã tiến hành các cuộc khảo sát ẩn danh, khuyến khích nhân viên cung cấp câu trả lời trung thực. Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc & tỷ lệ ngừng sử dụng phần mềm của nhân viên cũng sẽ giúp bạn đo lường mong muốn của họ.

Nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP và doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng giao diện người dùng giống với nền tảng truyền thông xã hội, bổ sung thêm các chức năng tương tác, chia sẻ thông tin qua internet, cải thiện khả năng tương thích với thiết bị di động và gia tăng sự tiện lợi cho người dùng.

6. Đảm bảo quản lý hiệu quả

Để đảm bảo hiệu quả của đội ngũ nhân lực số trong việc làm việc với hệ thống ERP, quản lý cần đảm bảo sự điều phối và phân công công việc hợp lý. Cần có sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội ngũ, đồng thời xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc. Quản lý cần duy trì sự liên lạc và hỗ trợ đối với nhân viên, cùng với việc đề ra mục tiêu rõ ràng và đánh giá định kỳ để đảm bảo quản lý hiệu quả.

Vai trò của nhân sự nội bộ doanh nghiệp trong triển khai phần mềm ERP rất quan trọng nhất là trong thời đại 4.0. Doanh nghiệp có thể kết nối với các chuyên gia của ERPViet qua hotline:

0936 468 469 để nhận được các tư vấn chi tiết và chính xác hơn.

➡️Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP

➡️ Cải tiến người dùng với phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo phiên bản 11.2