Yếu tố quyết định thời gian triển khai phần mềm ERP

Tùy vào từng lĩnh vực mà thời gian triển khai ERP lại có sự khác nhau. Vậy điều gì quyết định thời gian triển khai ERP? Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP? Hãy cùng các chuyên gia của ERPViet đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé.

I. Kỳ vọng của các doanh nghiệp về thời gian triển khai ERP

Doanh nghiệp thường đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình triển khai ERP. Dưới đây là hai yếu tố liên quan đến thời gian triển khai doanh nghiệp thường kỳ vọng khi chuẩn bị bắt tay vào một dự án ERP:

1. Thời gian triển khai ngắn

Ai cũng biết, thời gian triển khai ERP ngắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tác động tích cực đến tâm lý chung của đội ngũ tham gia triển khai dự án của doanh nghiệp. Khi triển khai ERP, có một số doanh nghiệp thường kỳ vọng nhìn thấy hiệu quả tức thì. Tuy nhiên, theo số liệu của Panorama, điều này dường như không khả thi. Vì để thấy được hiệu quả triển khai, thông thường các doanh nghiệp phải mất từ 2-5 năm. ERP không phải là phần mềm chăm sóc khách hàng hay phần mềm kế toán độc lập. ERP là sự kết hợp tổng thể của nhiều ứng dụng cốt lõi bao gồm Mua hàng, Kho, Sản xuất, Bán hàng, Chăm sóc khách hàng, Kế toán, Nhân sự, Dự án, ... Và để có thể thực sự nắm bắt được ERP, doanh nghiệp cần cam kết đầu tư thời gian và nguồn lực.

2. Bám sát tiến độ của kế hoạch triển khai

Bao nhiêu trong số các doanh nghiệp triển khai ERP bám sát đúng tiến độ triển khai? Theo kinh nghiệm triển khai của IZISolution dựa trên các đối tác đã từng hợp tác thì số lượng doanh nghiệp thực sự bám sát thời gian triển khai chiếm chưa đến 5% tổng số doanh nghiệp triển khai ERP. Việc bám sát tiến độ triển khai đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và nghiêm túc thực hiện đúng deadline của cả hai bên. Đây là một việc khó, ngay cả đối với các dự án có bản kế hoạch tỉ mỉ, đã dự toán thời gian cho các khoản mục phát sinh trong quá trình triển khai. Theo số liệu của Panorama, chỉ có 21% số doanh nghiệp triển khai ERP bám sát tiến độ triển khai. Số còn lại, chiếm đến 79% số doanh nghiệp bị chậm trễ so với tiến độ triển khai. Như vậy, rõ ràng tuân thủ kế hoạch triển khai là việc không dễ dàng.

Xem thêm: 9 kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam

II. Yếu tố quyết định thời gian triển khai phần mềm ERP

Bạn hẳn rất tò mò về các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP đúng không? Với kinh nghiệm triển khai phong phú, chúng tôi đã liệt kê ra được 11 nguyên nhân chính ảnh hưởng đến thời gian triển khai bao gồm:

1. Trình độ CNTT của người dùng

Người dùng có trình độ CNTT cao sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai ERP. Đồng thời các doanh nghiệp có người dùng ở độ tuổi từ 22-35 sẽ nắm bắt các kiến thức tốt hơn và tính ì thấp hơn so với độ tuổi trung niên trở lên.

2. Phương pháp triển khai

Phương pháp triển khai cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai. Hiện nay, có thể chia làm các phương pháp triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chính như:

+ Big bang - một hệ thống mới sẽ hoạt động ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng nó. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, chiến lược triển khai ERP này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, không cần đến bất kỳ giao diện tạm thời nào. Phạm vi của Bing Bang phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vì một lý do nào đó cần triển khai ERP trong một khoảng thời gian ngắn. Phải nói thêm rằng: đây là một phương pháp triển khai khá mạo hiểm.

+ Phased Rollout - quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước. Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai từ các module quan trọng nhất. Đào tạo diễn ra từng bước – theo đó, nhân viên sẽ được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng dần dần theo thời gian. Điều này cũng cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng cuối. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục khi phát sinh sự cố. Tuy nhiên phương pháp này sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài.

+ Agile - cũng xảy ra theo từng giai đoạn như Phased rollout, nhưng chia nhỏ thành các sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Nó mang lại khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi kinh doanh – điều mà các phương pháp khác khó đuổi kịp. Bước đầu tiên của chiến lược là thu thập tất cả các thông tin cần thiết và chuẩn bị dự án. Sau đó các Sprint được tạo ra. Agile mang đến sự linh hoạt về nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.

+ Parallel - cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới. Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó đề xuất triển khai một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể vừa học cách sử dụng một hệ thống mới vừa thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Khi một hệ thống ERP mới đã thực sự hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ bị tắt. Cân nhắc ưu và nhược điểm, chúng ta nên lưu ý rằng phương pháp song song có chi phí cao hơn, thời gian thực hiện lâu hơn và cần đến nhiều nỗ lực hơn (người dùng phải nhập dữ liệu vào cả hai hệ thống).

3. Lĩnh vực của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ.

4. Đã từng sử dụng phần mềm trước đó hay chưa?

Nếu doanh nghiệp chưa từng sử dụng phần mềm trước đó, nhiều khả năng thời gian triển khai sẽ nhanh hơn. Đối với các doanh nghiệp đã từng sử dụng các phần mềm để quản lý, việc triển khai một dự án phần mềm mới có thể mang đến nhiều phản ứng tiêu cực và sự chống đối của người dùng. Như đã đề cập trong nhiều bài viết trước đây, sự hưởng ứng và quyết tâm triển khai từ phía người dùng là một trong những yếu tố quyết định ảnh hưởng đến thời gian triển khai và thành công chung của dự án. Tâm lý ngại thay đổi là một trong những rào cản, đặc biệt ở các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Điều cần thiết ở đây là các doanh nghiệp cần phải khiến người dùng cuối hiểu rõ về các lợi ích họ có thể có được hoặc cải thiện hơn so với phần mềm cũ.

5. Mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp

Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian triển khai ERP. Chủ doanh nghiệp hoặc những người có tiếng nói trong ban lãnh đạo phải là những nhân tố đi đầu, quyết liệt trong quá trình triển khai. Xét về yếu tố này, các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân thường tốt hơn so với các doanh nghiệp thuộc khối nhà nước hoặc có liên quan đến nhà nước, theo đó thời gian triển khai ở các doanh nghiệp tư nhân thường ngắn hơn và tỷ lệ thành công cao hơn.

6. Phạm vi triển khai

Số lượng ứng dụng càng nhiều, thời gian triển khai càng lâu. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, triển khai càng vất vả. Vì vậy, các doanh nghiệp nên triển khai theo từng đoạn thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào vận hành ngay lập tức.

7. Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề về cơ sở hạ tầng trước khi triển khai ERP trong khi đây là một trong những điều kiện tiên quyết để hệ thống ERP của doanh nghiệp vận hành trơn tru. Vì hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp chạy trên nền web nên hãy đảm bảo server và đường truyền của doanh nghiệp ổn định.

8. Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp và độ chính xác của dữ liệu

Dữ liệu là một trong những vấn đề đau đầu trong triển khai ERP. Thông thường, đối với các doanh nghiệp triển khai ERP, 1/3 thời gian chỉ dành để xử lý vấn đề dữ liệu.

9. Mức độ phức tạp của các quy trình

Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc quy trình phức tạp dẫn đến việc thời gian triển khai ERP bị kéo dài. Việc chưa có quy trình cũng giống như việc doanh nghiệp đang lạc vào trong một ma trận không có lối thoát. Quy trình phức tạp có thể dẫn đến việc điều chỉnh trên diện rộng. Điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với quy trình hiện tại đều là những công việc khó khăn, tốn kém nhiều thời gian trong quá trình triển khai ERP.

Xem thêm: Hướng dẫn phân tích yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai ERP

10. Mức độ tùy chỉnh

Một trong những câu hỏi các chuyên viên tư vấn ERP của IZISolution thường nhận được từ phía khách hàng doanh nghiệp là phần mềm có tùy chỉnh hay không? Tùy chỉnh có thể hữu ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và phát huy được tối đa lợi thế cạnh tranh trong ngành của mình. Song việc tùy chỉnh quá phức tạp sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài thêm.

Xem thêm: Thiết kế phần mềm quản lý ERP riêng? Nên hay không nên?

11. Đội quản lý dự án

Các doanh nghiệp triển khai ERP không có đội quản lý dự án riêng thường gặp rủi ro nhiều hơn so với các doanh nghiệp sở hữu đội quản lý dự án với phân nhiệm cụ thể của từng thành viên. Đội quản lý dự án thường bao gồm các thành viên: ... Họ sẽ là người kiểm soát tiến độ, kiểm soát kỳ vọng người dùng, thấu hiểu về nghiệp vụ doanh nghiệp, được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh. Không có đội quản lý dự án hoặc đội quản lý dự án chưa được giao quyền, chưa có tiếng nói trong doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ lụy là thời gian triển khai ERP bị kéo dài hoặc tệ hơn là dẫn đến thất bại trong triển khai ERP. Thử tưởng tượng bạn đổ rất nhiều tiền và kỳ vọng vào dự án ERP, nhưng chỉ vì thiếu đội ngũ quản lý dự án, bạn có thể sẽ mất toàn bộ số tiền và thời gian đã dành ra để đầu tư cho dự án của các cá nhân trong tổ chức.

Xem thêm: Thành phần, vai trò của đội triển khai ERP tại doanh nghiệp

12. Chương trình đào tạo người dùng

Mỗi doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau cần xây dựng một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt. Chương trình đào tạo cần đảm bảo các yếu tố dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng có thể vận hành hệ thống một cách trơn tru. Chương trình đào tạo không hợp lý dễ dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai dự án ERP.

Xem thêm: 6 Lưu ý trong cách đào tạo người dùng hệ thống ERP cho doanh nghiệp

13. Trình độ của đơn vị triển khai phần mềm

Đơn vị triển khai phần mềm có thể chính là người làm chậm tiến độ triển khai, kéo dài thời gian triển khai nếu kế hoạch đề xuất không khả thi và không có khả năng làm chủ công nghệ.

-> Đọc thêm: Tiêu chí đo lường hiệu quả triển khai ERP

III. Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP?

Làm thế nào để tối ưu thời gian triển khai ERP là băn khoăn của hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hoặc đã và đang triển khai ERP. Dưới đây là một số kinh nghiệm chúng tôi tổng hợp được trong quá trình tư vấn và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

1. Lựa chọn đúng đơn vị triển khai có kinh nghiệm

Hãy đảm bảo rằng đơn vị tư vấn và triển khai bạn chọn sở hữu kinh nghiệm phong phú trong ngành của bạn. Để lựa chọn đúng đơn vị triển khai, bạn nên tham khảo các đơn vị cùng ngành, họ đã hợp tác với đơn vị nào để triển khai thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Đừng để doanh nghiệp của bạn phải trở thành chuột bạch trong dự án ERP của chính mình.

2. Chủ động phối hợp với đơn vị tư vấn và triển khai

Bên cạnh sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn, triển khai thì doanh nghiệp cần chủ động tham gia vào quá trình estimate thời gian triển khai ERP và dự đoán khó khăn và tình huống phát sinh, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Việc giao phó mọi việc cho đơn vị tư vấn triển khai sẽ khiến doanh nghiệp bị rơi vào tình thế bị động.

3. Làm rõ quy trình của doanh nghiệp & chuẩn hóa master data

Quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để giảm thời gian triển khai ERP. Nhiều doanh nghiệp không nhận biết được tầm quan trọng của các yếu tố này dẫn đến việc triển khai thất bại. Số khác thì mất rất nhiều thời gian để triển khai và tạo nên sự mệt mỏi cho các thành viên tham gia triển khai dẫn đến hiệu quả thu được từ quá trình triển khai không được như kỳ vọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy trình và chuẩn hóa dữ liệu trước khi quyết định triển khai ERP.

4. Hạn chế tùy chỉnh trong giai đoạn đầu

Tùy chỉnh là việc không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai ERP. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh trong giai đoạn đầu thường không được khuyến khích. Thông thường sau giai đoạn 3-6 tháng, các doanh nghiệp mới nên tiến hành tùy chỉnh. Và tùy chỉnh cần được tiến hành theo giai đoạn, hạn chế các tùy chỉnh phát sinh trong quá trình triển khai, dẫn tới kéo dài thời gian triển khai.

5. Xây dựng đội quản lý dự án bài bản

Đội quản lý dự án là nòng cốt triển khai và là nhân tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án. Đội quản lý cần được phân nhiệm rõ ràng, có các thành viên đại diện của từng phòng ban, hiểu rõ quy trình, có quyền đưa ra quyết định trong trường hợp cần thiết.

6. Xây dựng chương trình đào tạo hợp lý, phù hợp với trình độ của người dùng

Đào tạo là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến thành công của dự án cũng như thời gian triển khai ERP. Chương trình đào tạo hướng người dùng sẽ đem lại hiệu quả triển khai cao hơn và rút ngắn tối đa thời gian triển khai.

IV. Phân bổ thời gian theo các giai đoạn triển khai ERP

1. Phân tích nhu cầu doanh nghiệp & FIT GAP (15%)

Đây được xem là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp và đơn vị tư vấn triển khai giải pháp ERP hiểu sâu và dễ dàng bóc tách các nhu cầu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Giai đoạn khảo sát và phân tích nhu cầu này thường kéo dài từ 5-7 ngày (tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp) với sự tham gia của các trưởng bộ phận và các nhân sự nòng cốt của dự án. Để tìm ra nhu cầu, đơn vị tư vấn triển khai cần tiến hành các cuộc phỏng vấn với các quản lý bộ phận để phân tích về quy trình, các nhiệm vụ công việc cốt lõi, mục tiêu của bộ phận.

Sau khi kết thúc giai đoạn khảo sát và phân tích, quá trình FIT GAP sẽ được diễn ra. FIT GAP là giai đoạn đơn vị tư vấn triển khai sẽ so sánh và đối chiếu giữa nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và các tính năng hiện có trên phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Hai bên sẽ thống nhất dựa trên bản so sánh cuối cùng. Trong trường hợp các tính năng tiêu chuẩn của phần mềm có thể đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên hạn chế tối đa các tùy chỉnh, vừa tiết kiệm chi phí vừa rút ngắn được thời gian triển khai ERP.

2. Demo luồng full tính năng (15%)

Sau khi khảo sát nhu cầu, đơn vị tư vấn triển khai sẽ tiến hành demo một luồng đầy đủ tính năng tiêu chuẩn. Luồng này chưa bao gồm tùy chỉnh. Doanh nghiệp sẽ hiểu được bao quát về phần mềm để có thể đưa ra quyết định về việc liệu doanh nghiệp có sẵn sàng chi tiền để triển khai phần mềm hay không.

Để đưa ra được quyết định chính xác và rút ngắn thời gian triển khai ERP, doanh nghiệp cần đánh giá về phần mềm dựa trên các tính năng tiêu chuẩn. Mặc dù doanh nghiệp có thể phải thực hiện một số công việc thủ công (do chưa có tùy chỉnh), nhưng ngay cả không có tùy chỉnh doanh nghiệp vẫn có thể bắt đầu sử dụng phần mềm để hỗ trợ quá trình quản trị doanh nghiệp. Đảm bảo được yếu tố này, doanh nghiệp sẽ nắm chắc được 2/3 cơ hội thành công khi triển khai dự án ERP.

Sau giai đoạn này, đơn vị tư vấn triển khai sẽ gửi doanh nghiệp một bản báo giá chi tiết và hai bên có thể chính thức ký kết hợp đồng.

3. Nhập dữ liệu & Tùy chỉnh (50%)

Trong giai đoạn POC, khách hàng và người quản lý dự án sẽ có thể giới thiệu các giải pháp phần mềm giúp người dùng cuối cùng giải quyết các vấn đề trong quản lý vận hành. Sau giai đoạn này, người dùng có thể xác định mức độ cần thiết của quá trình tùy chỉnh.

Trước khi tiến hành tùy chỉnh, để tiết kiệm thời gian triển khai ERP và đảm bảo hiệu quả quá trình triển khai, hai bên nên chia các tính năng tùy chỉnh thành hai nhóm:

1. Những tính năng tùy chỉnh thực sự cần thiết trước khi đưa phần mềm vào vận hành (tức là khách hàng không thể điều hành doanh nghiệp mà không có chúng).

2. Các tính năng tùy chỉnh có thể được triển khai trong giai đoạn triển khai thứ hai, sau khi dự án đi vào hoạt động (tức là khách hàng có thể vận hành doanh nghiệp không có chúng, mặc dù có thể không thực sự hiệu quả).

Ở bước này, bạn có thể khởi chạy ba giai đoạn song song:

• Nhập dữ liệu

• Tùy chỉnh (đối với những doanh nghiệp không thể vận hành nếu không có tùy chỉnh)

• Tích hợp phần mềm của bên thứ ba

Ba giai đoạn này được hỗ trợ bởi một nhóm các nhà phát triển của đơn vị triển khai phần mềm ERP, được kiểm soát & xác nhận bởi người quản lý dự án.

4. Đào tạo (10%)

Khi phần mềm đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu quá trình đào tạo tất cả người dùng trong công ty. Quá trình này diễn ra nhanh hay chậm phụ thuộc vào trình độ CNTT của người và mức độ tập trung của người dùng trong suốt quá trình đào tạo. Doanh nghiệp không nên quá tiết kiệm, cắt giảm thời gian đào tạo nhằm giảm chi phí triển khai. Thời gian triển khai ERP có thể giảm nhưng hậu quả là hiệu quả triển khai chắc chắn sẽ không đạt kỳ vọng.

Khác với nhiều phần mềm kế toán hoặc các phần mềm đóng gói, với phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo ERPViet, viết tài liệu là công việc của doanh nghiệp vì một tài liệu tốt phải phù hợp với quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Viết tài liệu là một cách tốt để đảm bảo doanh nghiệp đã đủ hiểu biết về cách vận hành của phần mềm.

5. Triển khai (10%)

Khi chính thức đưa phần mềm vào hoạt động, chắc chắn người dùng sẽ gặp phải một số vấn đề. Lúc này, người quản lý dự án và nhà phát triển sẽ phải thường xuyên giám sát để xử lý tất cả các vấn đề có thể phát sinh càng sớm càng tốt, phát hiện vấn đề càng chậm, thời gian triển khai ERP sẽ càng bị kéo dài.

6. Tùy chỉnh

Khoảng 3-6 tháng sau khi hệ thống chính thức được đưa vào triển khai, quản trị dự án sẽ rà soát lại danh sách các tính năng tùy chỉnh còn lại chưa được tiến hành trong Giai đoạn 1 (tức là các tùy chỉnh được lên kế hoạch cho Giai đoạn 2: bạn có thể vận hành doanh nghiệp mà không có chúng, nhưng không thực sự hiệu quả).

Với phản hồi từ người dùng, mức độ ưu tiên của các phát triển thường sẽ thay đổi (thông thường bạn sẽ nhận thấy rằng 50% các tính năng tùy chỉnh là không cần thiết và 25% các tính năng tùy chỉnh mới đã được thêm vào trong quá trình vận hành).

Bài viết trên đây của ERPViet đã giúp bạn hiểu rõ về những yếu tố quyết định thời gian triển khai phần mềm ERP. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho những thông tin cần thiết để bạn có kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp sắp tới. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

>>> Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!

Đọc thêm: 

Làm thế nào để đào tạo triển khai ERP thành công?

Nguyên nhân triển khai ERP thất bại