Toàn cảnh hệ thống ERP trong doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp bao gồm tất cả các hệ phần mềm đáp ứng các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp như quản lý hoạt động mua – bán hàng hóa, quản lý kho, quản lý tài chính…Hãy Cùng ERPViet tìm hiểu về hệ thống ERP trong bài viết dưới đây

1/ Các tính năng của hệ thống ERP

Một hệ thống ERP trong doanh nghiệp bao gồm đầy đủ các tính năng để có thể kiểm soát được toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp với quy mô nhân sự lên đến hơn 5000 người. Tùy vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà hệ thống ERP có thể được xây dựng 1 vài hoặc toàn bộ các tính năng. Dưới đây là liệt kê những tính năng quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Tính năng quản lý mua sắm

Tính năng quản lý mua sắm cho phép tự tạo ra các yêu cầu mua sắm, các yêu cầu tạo báo giá, có thể tự động theo dõi đơn hàng, quản lý thông tin các nhà cung cấp, kiểm soát việc giao nhận hàng hóa…

Những công việc được thực hiện trong tính năng quản lý mua sắm

Công việc quản lý mua hàng

Tính năng quản lý mua hàng giúp cải thiện quy trình mua hàng, quản lý hàng tồn kho với các tiêu chí tùy thuộc vào tình hình kho bãi, hoạt động giao nhận, tình hình bán hàng…

Toàn cảnh hệ thống ERP trong doanh nghiệp Việt Nam 01

Tính năng quản lý mua sắm

Quản lý đấu thầu

Quản lý đấu thầu là 1 module quan trọng trong tính năng quản lý mua sắm, module này không thể hoạt động đơn lẻ mà có liên quan chặt chẽ đến cá module sản phẩm. Đấu thầu thể hiện nhu cầu giải quyết bằng công việc mua sắm. Khi có 1 yêu cầu mua sắm mới kết hợp cùng với các quy tắc, cá tiêu chí lựa chọn, sau đó tính năng quản lý đấu thấu sẽ tự động tính toán, thống kê để cho ra những điểm số chính xác của từng đơn vị cung cấp, và đưa ra tổng điểm để lựa chọn ra nhà cung cấp có điểm số cao. Các hoạt động này liên quan đến một số module khác. Các nguyên tắc mua sắm sẽ tạo ra sự thay đổi của kho hàng, đồng thời liên quan đến hoạt động động tài chính…

Được tích hợp với các tính năng quản lý kho, quản lý sản xuất và kế toán quản trị: Do hoạt động mua sắm có liên quan đến hoạt động nhập kho, tình hình sản xuất kinh doanh, và liên quan đến dòng tiền. Hệ thống Sử dụng tính năng quản lý kế toán –tài chính để thống kê chi phí và kiểm soát dòng tiền. Cho phép phân bổ chi phí của một Đơn hàng cho nhiều tài khoản quản trị. Tự động tạo các thông báo hàng sắp về để quản lý hàng về kho. Tự động tạo các yêu cầu mua sắm khi lượng tồn kho chạm quy tắc tối thiểu. Tự động tạo các yêu cầu mua sắm vật tư phục vụ sản xuất

Tính năng quản lý bán hàng

Giúp Quản lý bán hàng một cách dễ dàng, từ báo giá đến xuất hóa đơn chỉ với vài lần nhấp chuột.

Vận hành hoạt động bán hàng hóa & dịch vụ xuyên suốt quá trình từ chào giá đến xuất hóa đơn với toàn bộ các thông tin liên quan và dễ truy xuất. Theo dõi các hợp đồng dài hạn, tự động hóa việc xuất hóa đơn và thông báo đến nhân viên bán hàng khi họ có tác vụ cần phải thực hiện.

Tạo báo giá trong vài giây. Gửi báo giá ngay bằng email hoặc in thành PDF chuyên nghiệp. Theo dõi các báo giá, chuyển đổi từ một báo giá thành hợp đồng bán hàng hóa/dịch vụ chỉ với một lần nhấp chuột.

>>> 9 BƯỚC QUAN TRỌNG ĐỂ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM ERP THÀNH CÔNG <<<

Dành thêm thời gian cho việc bán hàng, không phải nhập lại các dữ liệu đã có.

Không mất thời gian để tìm kiếm thông tin khách hàng, hợp đồng, sản phẩm liên quan, tất cả các thông tin đó được truy suất dễ dàng, thuận tiện khi bạn tạo báo giá.

Toàn bộ các thông tin cần thiết để tạo báo giá/hợp đồng đều xuất hiện theo ngữ cảnh để tiết kiệm thời gian tra cứu thông tin khách hàng, sản phẩm hay các thông tin liên quan khác.

Truy cập kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa trong các kho khác nhau, truy cập thông tin về bảng giá đối với từng khách hàng đặc thù, lịch sử bán hàng của khách hàng tiềm năng này….

Tính năng quản lý hệ thống điểm bán POS

Phân hệ này cho phép bạn quản lý và thực thi việc bán hàng tại chuỗi các cửa hàng bán lẻ/siêu thị của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng với giao diện màn hình cảm ứng dựa trên nền tảng web. Nó tương thích với tất cả các máy tính cá nhân có màn hình cảm ứng, máy tính bảng và iPad đồng thời hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Dĩ nhiên, bạn vẫn có thể dùng chuột nếu bạn không có màn hình cảm ứng !

Giao diện điểm bán lẻ (POS) rất thân thiện. Phân hệ Điểm bán lẻ (POS) của ERPOnline giới thiệu một giao diện rất rành mạch, rõ ràng không cần cài đặt, có chạy trực tuyến hoặc offline trên phần cứng hiện đại.

Tích hợp đầy đủ với phân hệ quản lý hàng tồn kho của công ty và phân hệ kế toán cung cấp cho bạn số liệu thống kê theo thời gian thực và tổng hợp của tất cả các cửa hàng mà không có những rắc rối của việc tích hợp nhiều ứng dụng.

Triển khai các cửa hàng mới chỉ với một đường truyền internet: không cần cài đặt, không cần máy chủ đặt tại chỗ. Nó hoạt động cho iPad, cho máy tính bảng, máy tính xách tay hoặc máy bán hàng chuyên nghiệp.

Khi kết nối internet duy nhất để điểm bán hàng hoạt động bị ngắt quãng, thì hệ thống sẽ vẫn hoạt động ngay cả khi bị ngắt kết nối. Chỉ cần bạn không tắt trình duyệt đang sử dụng.

Toàn cảnh hệ thống ERP trong doanh nghiệp Việt Nam 02

Tính năng quản lý hệ thống điểm bán hàng POS

Tính năng quản trị kho hàng

Giảm thời gian quản lý của bạn, tự động thực hiện các nghiệp vụ kho, giảm mức hàng tồn kho của bạn và nhận được truy xuất nguồn gốc đầy đủ về các hoạt động với hệ thống kiểm kê ghi sổ kép của ERPOnline.

Dựa trên khái niệm ghi sổ kép đã cách mạng hóa kế toán, hệ thống quản lý hàng tồn kho của ERPOnline không làm hao hụt, giảm hoặc mất mát hàng hóa; hàng hóa chỉ là chuyển từ một địa điểm này sang địa điểm khác.

Điều này cho phép truy xuất nguồn gốc đầy đủ (từ khách hàng đến nhà cung cấp, không giới hạn địa điểm kho hàng của bạn), báo cáo tiên tiến (ví dụ như định giá hàng tồn kho vào sản xuất tại vị trí tồn kho đối ứng) và một giao diện người dùng rất đơn giản.

Tính năng quản trị quan hệ khách hàng

Phân hệ này cho phép một nhóm nhân viên (kinh doanh, bán hàng) quản lý các tiềm năng (leads), cơ hội kinh doanh (opotunities), và cuộc gọi (phone call) một cách thông minh và hiệu quả. Phân hệ này quản lý các tác vụ chính như thông tin liên lạc, nhận dạng khách hàng, ưu tiên hóa từng loại tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý và thông báo tự động.

OpenERP đảm bảo tất cả các cơ hội kinh doanh cũng như các tác vụ phải được quản lý và thực thi kịp thời bởi nhân viên chuyên trách, khách hàng và nhà cung cấp bằng cách có thể tự động gửi nhắc nhở, tăng mức báo động hay tự động thực hiện một hay nhiều tác vụ nào đó dựa trên các quy tắc định sẵn của doanh nghiệp.

Điều tuyệt vời nhất của hệ thống này là người dùng không cần phải thực hiện thao tác gì đặc biệt. Phân hệ CRM có cổng email giao tiếp đồng bộ giữa email và hệ thống ERP của bạn. Bằng cách đó, người dùng có thể chỉ gửi, nhận và quản lý email ngay trong hệ thống ERP của Cty mình.

Phân hệ này cũng chịu trách nhiệm về việc trả lời tự động, thực hiện một số hành động chăm sóc khách hàng tự động như gửi thư cám ơn, định tuyến thư từ từ khách hàng đến đúng chỗ, đúng người chuyên trách.

Báo biểu cho CRM sẽ bao gồm:

Doanh thu dự kiến theo giai đoạn và người dùng (dưới dạng biểu đồ)
Các cơ hội kinh doanh theo giai đoạn (dưới dạng biểu đồ)

>>> TÌM HIỂU PHẦM MỀM ERP-NHỮNG DOANH NGHIỆP NÀO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NÀY <<<

Tính năng quản trị nhân sự

Tất cả các hoạt động nhân sự của Công ty bạn được quản lý dễ dàng: chia sẻ kiến thức, tuyển dụng, đánh giá, bảng chấm công, hợp đồng, điểm danh, biên chế, vv…
Từng nhu cầu được cung cấp bởi một ứng dụng cụ thể mà bạn kích hoạt theo yêu cầu.

Có cái nhìn tổng quan đối với tất cả các thông tin quan trọng trong sổ địa chỉ công ty của bạn. Một số thông tin được giới hạn cho các nhà quản lý nhân sự, còn lại là công cộng để dễ dàng tìm kiếm các đồng nghiệp.

Hợp đồng lao động được ký lại và nhận được thông báo khi cần phải được gia hạn.

Toàn cảnh hệ thống ERP trong doanh nghiệp Việt Nam 03

Tính năng quản trị nhân sự

Tính năng quản trị sản xuất

Phân hệ Quản lý & Hoạch định nguồn lực Sản xuất (Manufacturing Resources Planning) cho phép bạn lên kế hoạch, đặt hàng, lưu kho, sản xuất và lắp ráp sản phẩm từ các nguyên vật liệu thô và các bộ phận. Nó xử lý việc tiêu thụ và sản xuất sản phẩm theo hóa đơn nguyên vật liệu và các hoạt động cần thiết đối với máy móc, công cụ hay nguồn nhân lực theo các công đoạn sản xuất.

Toàn bộ các quy trình liên quan đến hoạch định nguồn lực phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất đều có thể đặt ở chế độ tự động hoặc bán tự động, hoặc thủ công, tùy thuộc vào thực tế và yêu cầu cụ thể tại cơ sở sản xuất

Phân hệ hỗ trợ tích hợp và lên kế hoạch hàng tồn kho, hàng tiêu thụ và dịch vụ. Các dịch vụ được tích hợp hoàn toàn với phần còn lại của phần mềm. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một dịch vụ thầu phụ trong một hóa đơn nguyên vật liệu để tự động mua dây chuyền lắp ráp sản xuất của mình.

Tính năng quản trị tài chính kế toán

Giao diện đẹp và đầy đủ tính năng, phân hệ kế toán của chúng tôi phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Phân hệ kế toán của ERPOnline cung cấp một cách hành xử tối ưu hơn cho đội ngũ kế toán của bạn khi làm việc với khách hàng và nhà cung cấp.

Kích hoạt tính năng theo nhu cầu; từ phân tích tích hợp kế toán ngân sách, tài sản và nhiều công ty thành viên

Ghi nhận các giao dịch chỉ với một vài cú nhấp chuột và dễ dàng quản lý tất cả các hoạt động tài chính ở một nơi. Giao diện người dùng ERPOnline được thiết kế để giúp cho người dùng có được năng suất lao động tối ưu

>>> 10 ĐIỀU CHỦ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ PHẦN MỀM ERP <<<

2/ Xây dựng hệ thống ERP trong doanh nghiệp như thế nào

Để xây dựng được một hệ thống ERP hoàn chỉnh cần nhiều bước, mỗi bước cần được thực hiện cẩn thận để mang đến hiệu quả tối ưu.

Bước 1: Khảo sát – phân tích – tư vấn

Trong bước này cần có sự phối hợp tốt giữa đơn vị tư vấn triển khai và chủ doanh nghiệp. Người chủ doanh nghiệp cần cung cấp chi tiết cho đơn vị tư vấn về tình hình hoạt động, nhu cầu cẩu doanh nghiệp. Từ những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, đơn vị tư vấn sẽ nghiên cứu và đưa ra những giải pháp phù hợp để xây dựng, triển khai phần mềm hiệu quả.

Sau khi đơn vị tư vấn đưa ra các giải pháp và kế hoạch, hai bên sẽ bàn bạc để thống nhất các phương án triển khai. Đến lúc này, chủ doanh nghiệp cần cung cấp cho đơn vị tư vấn chi tiết quy trình hoạt động để xây dựng được một hệ thống ERP hiệu quả

Bước 2: Triển khai

Đến bước triển khai, là khi chủ doanh nghiệp và đơn vị tư vấn đã thống nhất được các kế hoạch và lộ trình thực hiện. Các bước triển khai chi tiết sẽ tùy thuộc vào cách thức triển khai của từng doanh nghiệp. Tuy vậy, một quy trình triển khai tổng quát toàn bộ hệ thống ERP sẽ theo các giai đoạn như dưới đây:

Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ mua hàng, quản lý kho và bán hàng (sale và POS).
Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan như quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và quản lý dự án.
Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất – khai thác, giai đoạn này sẽ triển khai đến các phân hệ liên quan đến sản xuất. Tùy vào từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể được làm chi tiết đến từng giờ máy, từng giờ công lao động.
Giai đoạn 4: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán – tài chính. Các phân hệ này cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay mà nhiều doanh nghiệp đang sử dụng.

Những kiến thức về hệ thống ERP trong doanh nghiệp ở trên giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý hiểu và xây dựng nên được một hệ thống ERP thành công. Hãy tham khảo đơn vị triển khai ERP hiệu quả nhất tại Việt Nam với rất nhiều các dự án được triển khai thành công cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

ERPViet