Hướng dẫn phân tích yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai ERP

Khi phân tích một cách kỹ lưỡng các yêu cầu kinh doanh, sẽ giúp cho triển khai phần mềm ERP thành công hơn và đáp ứng được nhu cầu của mình. Tuy nhiên, để phân tích yêu cầu kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn về ERP, và có thể sử dụng các phương pháp phân tích yêu cầu chuyên nghiệp để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn phân tích yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai ERP để giúp các doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP thành công.

I. Vì sao phải phân tích yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai ERP?

Phù hợp với các mục tiêu kinh doanh

Phân tích các yêu cầu kinh doanh giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Bằng cách hiểu các nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp, bạn có thể chọn một hệ thống ERP hỗ trợ và nâng cao các mục tiêu này.

Tùy chỉnh và cấu hình

Mỗi doanh nghiệp đều có các quy trình, quy trình công việc và yêu cầu riêng. Phân tích các yêu cầu kinh doanh cho phép bạn xác định các chức năng và tính năng cụ thể cần thiết cho tổ chức của mình. Sự hiểu biết này giúp tùy chỉnh và định cấu hình hệ thống ERP để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, tài chính, nguồn nhân lực, v.v.

Tối ưu hóa quy trình

Việc triển khai ERP mang đến cơ hội xem xét và cải thiện các quy trình kinh doanh hiện có. Bằng cách phân tích các yêu cầu, có thể xác định sự thiếu hiệu quả, tắc nghẽn và các lĩnh vực cần cải thiện. Phân tích này cho phép bạn hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình, loại bỏ các bước dư thừa hoặc không cần thiết. Việc triển khai một hệ thống ERP mà không phân tích các yêu cầu có thể dẫn đến việc sao chép các quy trình không hiệu quả hiện có, hạn chế các lợi ích tiềm năng của hệ thống.

Tích hợp với các hệ thống hiện có

Nhiều tổ chức đã có sẵn các ứng dụng và hệ thống phần mềm khác nhau. Phân tích các yêu cầu kinh doanh giúp xác định các điểm tích hợp giữa hệ thống ERP và các hệ thống hiện có. Điều này đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt, loại bỏ các ngăn chứa dữ liệu và cho phép liên lạc và cộng tác liền mạch giữa các bộ phận khác nhau.

Lập kế hoạch và lập ngân sách nguồn lực

Phân tích các yêu cầu kinh doanh cung cấp thông tin chi tiết về các nguồn lực cần thiết để triển khai ERP thành công. Nó giúp ước tính ngân sách, thời gian và nhu cầu nhân sự cho dự án. Phân tích này cho phép lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn, giảm nguy cơ vượt chi phí và chậm trễ.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết, khả thi

Quản lý thay đổi

Việc triển khai ERP thường liên quan đến những thay đổi đáng kể trong quy trình công việc, vai trò và trách nhiệm. Phân tích các yêu cầu kinh doanh giúp dự đoán những thay đổi này và phát triển chiến lược quản lý thay đổi. Nó cho phép bạn giao tiếp và chuẩn bị cho các bên liên quan về những thay đổi sắp tới, giải quyết các mối quan tâm của họ và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.

II. Hướng dẫn phân tích yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai ERP

1. Thu thập thông tin đầu vào của các bên liên quan

• Tương tác với các bên liên quan chính, chẳng hạn như trưởng bộ phận, quản lý và nhân viên, để thu thập thông tin chi tiết và yêu cầu của họ.

• Thực hiện các cuộc phỏng vấn, khảo sát và hội thảo để hiểu những khó khăn, kỳ vọng và nhu cầu cụ thể của họ từ hệ thống ERP.

• Tài liệu đầu vào của họ và đảm bảo đại diện từ các khu vực chức năng khác nhau trong tổ chức.

2. Xác định quy trình kinh doanh, thực trạng doanh nghiệp

• Tiến hành phân tích kỹ lưỡng các quy trình kinh doanh, quy trình công việc và hệ thống hiện có.

• Xác định điểm mạnh, điểm yếu, sự kém hiệu quả và tắc nghẽn trong các quy trình hiện tại.

• Ghi lại trạng thái kinh doanh hiện tại, bao gồm nguồn dữ liệu, luồng dữ liệu và sự phụ thuộc lẫn nhau.

3. Xác định mục tiêu

• Xác định các mục tiêu và mục tiêu chiến lược mà tổ chức hướng tới để đạt được thông qua việc triển khai ERP.

• Tham gia với ban quản lý và các bên liên quan để xác định các mục tiêu cụ thể như cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng ra quyết định, giảm chi phí, dịch vụ khách hàng tốt hơn hoặc tuân thủ quy định.

• Đảm bảo rằng các mục tiêu phù hợp với chiến lược và tầm nhìn kinh doanh tổng thể.

4. Phân tích khả năng ứng dụng của doanh nghiệp

• Đánh giá sự phù hợp của các hệ thống ERP khác nhau có sẵn trên thị trường dựa trên ngành, quy mô, độ phức tạp và các yêu cầu cụ thể của tổ chức.

• Đánh giá các chức năng và tính năng được cung cấp bởi từng hệ thống ERP và kết hợp chúng với các nhu cầu và mục tiêu kinh doanh đã xác định.

• Xem xét các yếu tố như khả năng mở rộng, tính linh hoạt, dễ sử dụng, khả năng tích hợp và danh tiếng của nhà cung cấp.

5. Chuẩn bị tài liệu yêu cầu

• Tạo một tài liệu yêu cầu chi tiết nắm bắt các yêu cầu kinh doanh, thông số kỹ thuật chức năng và các cân nhắc kỹ thuật để triển khai ERP.

• Ghi lại trạng thái mong muốn trong tương lai của các quy trình kinh doanh, bao gồm mọi thay đổi về quy trình, cơ hội tự động hóa và tích hợp hệ thống.

• Chuẩn bị một kế hoạch dự án phác thảo dòng thời gian, các mốc quan trọng, yêu cầu nguồn lực và ước tính ngân sách cho việc triển khai ERP.

• Phát triển kế hoạch quản lý thay đổi để giải quyết các thay đổi của tổ chức, nhu cầu đào tạo và chiến lược giao tiếp với các bên liên quan.

Những kiến thức về phân tích yêu cầu kinh doanh trong doanh nghiệp trước khi triển khai ở trên giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý chuẩn bị kỹ lưỡng để xây dựng nên được một hệ thống ERP thành công. 

Xem thêm: Thế nào là giải pháp phần mềm ERP thành công? Đánh giá ngay dựa trên chỉ số KPI cụ thể

Hãy tham khảo đơn vị triển khai ERP hiệu quả nhất tại Việt Nam với rất nhiều các dự án được triển khai thành công cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

Xem thêm:

ERP trong doanh nghiệp 

quản lý bán hàng

9 BƯỚC QUAN TRỌNG ĐỂ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM ERP THÀNH CÔNG

quản lý hệ thống điểm bán

quản trị kho 

quản trị quan hệ khách hàng

TÌM HIỂU PHẦM MỀM ERP-NHỮNG DOANH NGHIỆP NÀO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM NÀY

quản trị nhân sự

quản trị sản xuất

10 ĐIỀU CHỦ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT VỀ PHẦN MỀM ERP