Triển khai phần mềm ERP thất bại: Nguyên nhân và cách khắc phục

Triển khai phần mềm ERP không đơn giản chỉ dừng lại ở việc mua dịch vụ mà còn cần phải lập kế hoạch và chuẩn bị thời gian, chi phí, nguồn lực doanh nghiệp,... Nếu doanh nghiệp không lên kế hoạch kỹ lưỡng trước khi triển khai ERP thì có thể phải chi thêm chi phí để sửa chữa mà vẫn không thể đảm bảo thành công của dự án.

I. Triển khai phần mềm là gì?

Triển khai phần mềm (tiếng Anh: Software deployment) là quá trình cài đặt và triển khai phần mềm từ môi trường phát triển (development environment) sang môi trường thực tế để sử dụng và hoạt động. Quá trình này bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để chuẩn bị, cài đặt, cấu hình và chạy một ứng dụng phần mềm trên hạ tầng và môi trường phù hợp.

Triển khai phần mềm có thể áp dụng cho các loại ứng dụng và hệ thống phần mềm khác nhau, từ các ứng dụng web và di động đến hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và phần mềm doanh nghiệp phức tạp. Quá trình triển khai phần mềm có thể thực hiện thông qua nhiều phương pháp và công cụ khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của dự án cụ thể.

II. Nguyên nhân triển khai phần mềm ERP thất bại và cách khắc phục

Các doanh nghiệp cần tránh những cạm bẫy sau trong triển khai ERP:

1. Công nghệ không tương thích

Hầu hết, các doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP với mục tiêu thay thế quy trình cũ đều thất bại vì hệ thống mới không tương thích với công nghệ hiện tại. Bên cạnh đó, không phải phần mềm ERP nào cũng phù hợp với mọi tổ chức vì thế doanh nghiệp cần lựa chọn  phương án phù hợp nhất để triển khai ERP thành công.

Cách khắc phục: Thành công của hầu hết các dự án hiện đại hóa CNTT nằm ở việc thiết lập các mục tiêu thực tế, chi tiết và cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định quy trình muốn đưa vào hệ thống, vấn đề cần giải quyết và các lợi ích tài chính mà tổ chức và các bên liên quan sẽ nhận được từ dự án. Bạn cần nhớ rằng việc triển khai ERP sẽ luôn tồn tại rủi ro, do đó định hướng rõ ràng sẽ là chìa khóa thành công.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai ERP chi tiết, khả thi

2. Khả năng kết nối API yếu

Phần mềm ERP được thiết kế với mục tiêu thống nhất, tích hợp, xử lý thông tin, và các hệ thống liên quan để tạo quy trình làm việc hợp lý. Vì vậy hệ thống cần đảm bảo khả năng kết nối API mạnh mẽ.

Trong một số trường hợp, việc chia sẻ thông tin bị hạn chế hoặc thông tin được lưu trữ rời rạc, nơi mà các ứng dụng riêng biệt được sử dụng cho từng quy trình kinh doanh khác nhau, cũng có thể dẫn tới sự thất bại trong triển khai phần mềm ERP.

Cách khắc phục: Hầu hết các dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đều bị chững lại khi gặp khó khăn đầu tiên nhưng nếu dừng lại, doanh nghiệp sẽ ngày càng tiến gần hơn đến thất bại trong triển khai. Một khi quá trình hiện đại hóa và tự động hóa quy trình kinh doanh được mở rộng, doanh nghiệp cần phải kiểm soát các thay đổi ở phần backend thông qua API. 

>>> 5 lỗ hổng phổ biến của phần mềm ERP mã nguồn mở

3. Lạm dụng tùy chỉnh phần mềm ERP

Tùy chỉnh phần mềm ERP có thể đem lại thành công nhưng cũng có thể phá hủy dự án triển khai ERP. Tùy chỉnh sẽ khiến gia tăng rủi ro về chi phí, thời gian dự án cùng những thách thức kỹ thuật có thể phát sinh khiến khung thời gian triển khai ban đầu thay đổi. Trong thực tế, ngay cả các tổ chức sở hữu nguồn lực CNTT giàu kinh nghiệm trong nội bộ cũng cho rằng tùy chỉnh phần mềm ERP là một nhiệm vụ khó khăn.

Cách khắc phục: Trong trường hợp doanh nghiệp cần tuỳ chỉnh phần mềm ERP thì bạn cần chuẩn bị kỹ càng về nguồn lực và công cụ quản lý. Hãy bắt đầu với những tùy chỉnh nhỏ và thực hiện dần dần cho đến khi mọi thứ đi vào quỹ đạo. Hệ thống phần mềm ERP cần được kiểm soát chặt chẽ trong thời gian đầu triển khai.

4. Quá trình đào tạo người dùng không hiệu quả

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP là vì phần mềm có thể quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi của tổ chức bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, tiếp thị và bán hàng, quản lý hàng tồn kho, bán lẻ, vận chuyển, thanh toán, tài chính và giảm nguồn nhân lực. . Nhưng hơn hết, phần mềm ERP đem đến nhiều tiện ích nhằm giúp tối ưu hóa năng suất của người dùng, mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Cách khắc phục: Đào tạo kỹ lưỡng nhân sự tham gia dự án triển khai ERP của bạn, đồng thời xúc tiến quá trình hợp tác chặt chẽ với công ty tư vấn và triển khai ERP uy tín sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng và cung cấp tài nguyên để đào tạo người dùng, tạo điều kiện triển khai ERP thành công dự án.

Một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục tối đa các khó khăn. Bất kể phạm vi của dự án đến đâu hãy triển khai theo từng bước. Đội triển khai ERP và người dùng cuối cần nắm bắt và quản lý chặt chẽ quá trình triển khai.

➡️ 6 lời khuyên vàng để thành công khi đào tạo phần mềm ERP

Bài viết trên đây của ERPViet đã giúp bạn hiểu rõ về nguyên nhân và cách khắc phục khi triển khai phần mềm ERP thất bại. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để bạn có kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp sắp tới. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Doanh nghiệp có thể kết nối với các chuyên gia của ERPViet qua hotline: 096 4578 234 để nhận được các tư vấn chi tiết và chính xác hơn.

➡️Đăng ký dùng thử phần mềm ERP tại đây!

➡️Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo ERP