Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh nghiệp

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) hay còn được gọi bằng tên phổ biến là phần mềm quản trị (nguồn lực) doanh nghiệp, chính là quá trình quản lý tích hợp các chu trình kinh doanh cốt lõi, thường là theo thời gian thực, được thực hiện với sự trợ giúp trung gian của công nghệ và phần mềm. Các chu trình kinh doanh cốt lõi thường bao gồm:

Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh nghiệp 01

ERP còn thường được đề cập đến như một phần mềm quản lý kinh doanh điển hình, được tích hợp tất cả các công cụ, chức năng chỉ trong một phần mềm nhỏ gọn. Nhờ có ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc thu thập, lưu trữ, quản lý thông tin, dữ liệu, hỗ trợ trong quá trình đưa quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Là một phần mềm tích hợp đầy đủ các công năng mà một doanh nghiệp cần đến, liên tục cập nhật các quy trình, hoạt động kinh doanh của các bộ phận ngay lập tức, ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi dòng tiền, nguyên vật liệu, tồn kho, số lượng đơn đặt hàng, tình trạng quan hệ với khách hàng,…

Vì tất cả các phân hệ, chức năng đều được liên kết với nhau thành một hệ thống tống thể nên các phòng ban khác nhau (từ kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất, chăm sóc khách hàng, nhân sự,…) đều dễ dàng nhận được các dữ liệu luân chuyển theo luồng, không bao giờ bị ngắt quãng.

Hệ thống ERP đã hỗ trợ cho rất nhiều doanh nghiệp lớn, thu về hàng tỷ đô la, mặc dù chi phí các doanh nghiệp phải chi trả cho hệ thống quản lý này khá lớn. Nhưng các doanh nghiệp đa quốc gia trên thế giới đã chứng mình rằng đây là một sự đầu tư thông minh. Thực tế đã chứng minh, hệ thống này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn lực, kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Vì thế, mặc dù ban đầu ERP sinh ra để phục vụ quá trình quản lý cho các doanh nghiệp lớn, nhưng ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hệ thống ERP cho quá trình quản trị doanh nghiệp của chính công ty mình.

Xem thêm: ERP là gì? Giải pháp ERP dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam

Tìm hiểu mô hình ERP phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Sự linh hoạt, tiện dụng mang lại bởi hệ thống ERP không những giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực mà thêm vào đó, hệ thống này còn giúp giảm thiểu tối đa các lỗi phát sinh trong quá trình nhập, luận chuyển dữ

liệu, từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Đây là một trong những khác biệt cơ bản giữa hệ thống ERP và các hệ thống quản lý theo cách truyền thống.

Hệ thống ERP có thể chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và nhiều cầu hình mạng, thường sử dụng một cơ sở dữ liệu nền tảng thường được gọi là kho lưu trữ thông tin.

Nguồn gốc của hệ thống ERP

Tập đoàn Gartner là đơn vị đầu tiên sử dụng thuật ngữ ERP. Vào những năm 1900, thuật ngữ này chủ yếu được sử dụng cho lĩnh vực sản xuất.

Tuy nhiên, sau đó, các nhà cung cấp ERP khác nhau bắt đầu kết nối các gói ERP với các bộ phần kế toán, bảo trì và nguồn nhân lực. Chỉ đến giữa những năm 1990, hệ thống ERP đã giải quyết được tất cả các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp. Các chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận cũng đã bắt đầu sử dụng hệ thống ERP kể từ đó.

Xem thêm: Tìm hiểu phần mềm ERP - Những doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP

Sự phát triển vượt bậc của hệ thống ERP

Vì những tính năng ưu việt mà hệ thống ERP đem lại, ERP đã phát triển vượt bậc từ giữa những năm 1990. Chỉ khoảng đến năm 2000, nhiều doanh nghiệp tại nhiều quốc gia đã thay thế toàn bộ hệ thống cũ của mình bằng ERP.

Thời gian đầu, hệ thống phần mềm ERP tập trung vào việc tự động hóa các chức năng của mình mà không cần quá nhiều nhân sự để kiểm soát hệ thống. Hệ thống này vừa hoạt động độc lập lại vừa liên kết chặt chẽ với nhau.

Sau đó một thời gian, đầu những năm 2000, ERP phát triển chức năng nhằm tối ưu hóa tài nguyên và thúc đẩy xử lý hiệu quả các giao dịch với khách hàng và đối tác.

Hiện nay, các nhà phát triển hệ thống ERP vẫn đang nỗ lực nhiều hơn để hệ thống này có thể tích hợp với các thiết bị di động nhỏ gọn thay vì chỉ tích hợp trên các máy tính cồng kềnh. ERP ngày nay cũng được gộp thêm nhiều vai trò và chức năng – bao gồm: hỗ trợ ra quyết định, minh bạch hóa các luồng thông tin, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình toàn cầu hóa,…

Xem thêm: Giải pháp ERP tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh nghiệp 02

Đặc điểm đặc trưng của hệ thống ERP

Tích hợp đầy đủ các chức năng chỉ trong một phần mềm
Vận hành gần sát với thời gian thực, hầu như không có độ trễ
Chỉ cần một giao diện thống nhất dùng cho tất cả các mô – đun
Sử dụng một cơ sở dữ liệu nền tảng có khả năng hỗ trợ tất cả các ứng dụng

Các chức năng chính của hệ thống ERP

Một hệ thống ERP bao gồm các chức năng phổ biến sau đây:
Kế toán tài chính: quản lý tiền mặt, hợp nhất tài chính, quản lý tài sản cố định, đối chiếu và thanh toán, thu tiền mặt
Kế toán quản trị: lên ngân sách, tính toán các khoản chi phí
Nguồn nhân lực: quản lý, theo dõi các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, trả lương, trợ cấp, hưu trí, …
Sản xuất: lập hóa đơn, theo dõi đơn đặt hàng, lập kế hoạch, quản lý quy trình làm việc, theo dõi tiến độ, quản lý năng lực nhân viên, quản lý chất lượng, chu trình sản phẩm,…
Bán hàng: xử lý đơn đặt hàng, định giá, kiểm tra hàng tồn, vận chuyển, phân tích bán hàng, báo cáo bán hàng
Quản trị chuỗi cung ứng: lập kế hoạch nhà cung cấp, đơn đặt hàng, mua hàng, kiểm kê số lượng, lưu kho
Quản trị dự án: lập kế hoạch, dự trù chi phí, phân chia công việc, thanh toán, tính toán thời gian, đơn vị thực hiện, quản lý hoạt động
Quản lý quan hệ khách hàng: liên hệ với khách hàng, theo dõi hoạt động của khách hàng, bán hàng và tiếp thị,…

Xem thêm: Lợi ích của ERP trong quản lý doanh nghiệp nhỏ

Quy trình chuẩn bị triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai ERP đòi hỏi chủ doanh nghiệp và đơn vị cung ứng phải hiểu biết tường tận về các quy trình nghiệp vụ của đơn vị. Việc phân tích kỹ càng các yếu tố trước khi bắt tay vào thực hiện là điều vô cùng quan trọng và cần thiết.

Các bước chuẩn bị triển khai hệ thống ERP thông thường bao gồm:
Khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp về quá trình ứng dụng CNTT trong tổ chức
Lập báo cáo phân tích hiện trạng doanh nghiệp
Tư vấn các giải pháp ERP phù hợp
Triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có nhiều quy trình, quy tắc, dữ liệu, phân cấp, nhiều tầng quản lý, việc phân tích dữ liệu có thể tốn khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, đây là quá trình quan trọng của khâu chuẩn bị, kết quả của quá trình này sẽ quyết định hoàn toàn hiệu quả triển khai ERP về sau. Nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến quá trình này đã phải chi không ít tiền cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp mà thậm chí chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý không sử dụng đến vì không phù hợp với doanh nghiệp, hoặc phải mất thêm nhiều thời gian để thay đổi, sửa chữa các chức năng.

Các cấu hình tùy chỉnh

Điểm khác biệt và đặc trưng nhất của ERP so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác là khả năng tùy biến linh hoạt. Chính vì vậy, hệ thống ERP có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ ERP cung cấp cho khách hàng các tùy chọn, cho phép các tổ chức có thể xây dựng các cấu trúc hệ thống của riêng họ.
Các tùy chỉnh này mang đến lợi ích có thể nhận biết rõ rệt như:

Tăng tính thân thiện với người dùng
Đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đơn vị cung ứng giải pháp khác

Tuy nhiên, cùng với đó, thời gian thiết lập và triển khai sẽ gia tăng, đồng thời đòi hỏi nguồn lực nhiều hơn để thực hiện và duy trì. Đồng thời việc tùy biến sẽ hạn chế sự kết nối liền mạch giữa các nhà cung cấp và các khách hàng sử dụng cùng hệ thống phần mềm ERP (do các hệ thống đã tùy biến). Dù vậy, các bất lợi trên đều không thể so sánh được với lợi ích thu được từ việc tùy chỉnh các chức năng của hệ thống ERP.

Ưu điểm của hệ thống ERP

Hiện nay, trên thế giới, hệ thống ERP đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hệ thống này có được những ưu thế mà nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp khác không thể có được. Đó chính là:

Tích hợp được tất cả các chức năng chỉ gói trọn trong một phần mềm

Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh nghiệp 03

Hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn

Hạn chế tối đa các lỗi gặp phải trong quá trình nhập liệu, chuyển tiếp thông tin giữa các bộ phận
Dễ dàng truy cập dữ liệu ở bất kỳ đâu
Cung cấp cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời vào bất kỳ thời điểm nào để đưa ra các quyết định chính xác
Bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm bằng cách hợp nhất các hệ thống an ninh
Nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh
Hỗ trợ đánh giá và quản lý nhân viên hiệu quả
Hệ thống ERP khiến một công ty trở nên linh hoạt hơn, dễ dàng thích nghi với mọi biến động, gắn kết tất cả các phòng ban với nhau
Tăng cường kinh doanh (nội bộ và bên ngoài)

Đọc thêm phân tích về điểm khác biệt cơ bản của ERP so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác

Khó khăn khi triển khai hệ thống ERP

Mặc dù được đánh giá cao và đang là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay, song hệ thống ERP vẫn tồn tại những khó khăn đối với doanh nghiệp khi triển khai.

Ưu điểm tùy chỉnh đôi khi cũng có thể là hạn chế. Vì nếu doanh nghiệp không phân tích kỹ quy trình hoạt động của mình, đưa ra những giải pháp hợp lý thì không những không tận dụng tốt được ưu điểm này mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc triển khai bằng các phần mềm có bản quyền không có chức năng tùy chỉnh.
Tái thiết kế quy trình kinh doanh hiện tại để phù hợp với he thong ERP có thể hủy hoại khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP có thể tiêu tốn chi phí nhiều hơn so với các giải pháp khác nếu doanh nghiệp không thực hiện nghiêm túc đầy đủ tất cả các bước chuẩn bị

Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh nghiệp 04

Trong khi câu hỏi “Sử dụng hay không sử dụng hệ thống ERP?” vẫn là nỗi băn khoăn của nhiều chủ doanh nghiệp, thì nhiều doanh nghiệp khác đã mạnh dạn triển khai và thu về được nguồn doanh thu khổng lồ từ việc quản trị nguồn lực hiệu quả.

Xem thêm: Triển khai ERP: 5 Lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi
Đăng ký dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/
Để hiểu hơn về hệ thống ERP và được tư vấn giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hãy liên hệ với các chuyên gia phần mềm của chúng tôi để được trợ giúp từ A-Z.

ERPViet

Từ khoá liên quan: he thong ẻp, hệ thống ẻp, hệ thông erp