Hệ thống phần mềm ERP: Chức năng, quy trình triển khai và chi phí thực hiện

Hệ thống phần mềm ERP là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản trị các hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả. Với tính năng liên kết mạnh mẽ giữa các ứng dụng, ERP giúp người dùng tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất. 

Tuy nhiên, triển khai hệ thống ERP không phải là một quá trình đơn giản và đòi hỏi chi phí đầu tư khá lớn đối với doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về chức năng, quy trình triển khai và chi phí để triển khai hệ thống phần mềm ERP.

I. Hệ thống phần mềm ERP là gì?

Hệ thống ERP - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) hay còn được gọi bằng tên phổ biến là phần mềm quản trị (nguồn lực) doanh nghiệp, chính là quá trình quản lý tích hợp các chu trình kinh doanh cốt lõi, thường là theo thời gian thực, được thực hiện với sự trợ giúp trung gian của công nghệ và phần mềm. 

Các chu trình kinh doanh cốt lõi thường bao gồm:

• Lập kế hoạch sản phẩm, mua hàng

• Kế hoạch sản xuất

• Tiếp thị và bán hàng

• Quản lý hàng tồn kho

• Tài chính và kế toán

• Quản trị nguồn lực

ERP còn thường được đề cập đến như một phần mềm quản lý kinh doanh điển hình, được tích hợp tất cả các công cụ, chức năng chỉ trong một phần mềm nhỏ gọn. Nhờ có ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc thu thập, lưu trữ, quản lý thông tin, dữ liệu, hỗ trợ trong quá trình đưa quyết định chiến lược và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Đây cũng là một hệ thống phần mềm tích hợp đầy đủ các công năng mà một doanh nghiệp cần đến, liên tục cập nhật các quy trình, hoạt động kinh doanh của các bộ phận ngay lập tức. ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi dòng tiền, nguyên vật liệu, tồn kho, số lượng đơn đặt hàng, tình trạng quan hệ với khách hàng,…

II. Hệ thống ERP bao gồm những chức năng gì?

Hệ thống ERP bao gồm những chức năng chính sau:

1. Kế toán tài chính

Mô-đun này xử lý các quy trình tài chính như sổ cái, các khoản phải trả, các khoản phải thu, báo cáo tài chính, lập ngân sách và quản lý tiền mặt.

2. Quản lý bán hàng

Phân hệ này hỗ trợ quản lý quy trình bán hàng, bao gồm quản lý đơn hàng, giá cả, cấu hình sản phẩm, dự báo bán hàng và quản lý tài khoản khách hàng.

3. Quản lý mua hàng

Mô-đun này hợp lý hóa quy trình mua sắm, bao gồm quản lý nhà cung cấp, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng, quản lý hàng tồn kho và quản lý quan hệ nhà cung cấp.

4. Quản lý nhân sự

Phân hệ này giúp quản lý các quy trình liên quan đến nhân viên như quản lý nhân sự, tính lương, theo dõi chấm công, quản lý phúc lợi, đào tạo và phát triển cũng như quản lý hiệu suất.

5. Quản trị quan hệ khách hàng 

Mô-đun này tập trung vào việc quản lý các tương tác và mối quan hệ với khách hàng. Nó bao gồm các chức năng để quản lý khách hàng tiềm năng, dữ liệu khách hàng, chiến dịch tiếp thị, hỗ trợ khách hàng và dịch vụ khách hàng.

6. Một số chức năng dựa trên đặc thù

Quản lý sản xuất và sản xuất: Mô-đun này hỗ trợ các quy trình sản xuất như lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho, kiểm soát khu vực cửa hàng, hóa đơn nguyên vật liệu, quản lý đơn đặt hàng công việc và kiểm soát chất lượng.

Quản lý chuỗi cung ứng: Mô-đun này liên quan đến việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng bằng cách quản lý mua sắm, hàng tồn kho, hậu cần, lập kế hoạch nhu cầu, thực hiện đơn hàng và phân phối.

Quản lý dự án: Mô-đun này giúp lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các dự án, bao gồm lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, quản lý tác vụ và chi phí dự án.

Xem thêm: Các phân hệ chủ chốt trong ERP là gì?

III. Quy trình triển khai hệ thống phần mềm ERP

Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian triển khai ERP. Xác định các bên liên quan chính và thành lập một nhóm dự án chịu trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện.

Xác định nhân sự tham gia: Xác định vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tham gia triển khai, bao gồm người quản lý dự án, chuyên gia chức năng, nhân viên CNTT và người dùng cuối. Đảm bảo các kênh liên lạc rõ ràng và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP đáng tin cậy nếu cần. Họ có thể cung cấp chuyên môn, hướng dẫn và hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện.

Triển khai ERP: Cấu hình hệ thống ERP dựa trên yêu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này bao gồm thiết lập mô-đun, quy trình công việc, vai trò bảo mật và tích hợp. Tùy chỉnh hệ thống nếu cần thiết để phù hợp với các quy trình kinh doanh độc đáo.

Nghiệm thu và đánh giá: Chạy thử hệ thống ERP để đảm bảo hệ thống hoạt động như mong muốn. Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng, bao gồm kiểm tra đơn vị, kiểm tra tích hợp và kiểm tra mức độ chấp nhận của người dùng. Xác định và giải quyết mọi vấn đề hoặc lỗi được phát hiện trong quá trình thử nghiệm.

Tổ chức đào tạo cho nhân viên: Cung cấp đào tạo toàn diện cho người dùng cuối về cách sử dụng hiệu quả hệ thống ERP mới. Cung cấp các buổi đào tạo, hội thảo và hướng dẫn sử dụng để đảm bảo nhân viên hiểu các chức năng của hệ thống và có thể thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.

Bảo trì và nâng cấp hệ thống: Sau khi hệ thống ERP hoạt động, hãy thiết lập các quy trình để hỗ trợ và bảo trì hệ thống liên tục. Thường xuyên theo dõi hiệu suất hệ thống, giải quyết phản hồi của người dùng và cung cấp các bản cập nhật và nâng cấp cần thiết để giữ cho hệ thống được tối ưu hóa.

Xem thêm: Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai hệ thống ERP hiệu quả trong thực tế

IV. Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP

Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư cho dự án ERP: Phân bổ ngân sách phù hợp là điều cần thiết để trang trải các chi phí liên quan đến cấp phép, dịch vụ triển khai, cơ sở hạ tầng, đào tạo và bảo trì liên tục.

Tối ưu lại quy trình quản lý doanh nghiệp: Trước khi triển khai hệ thống ERP, việc xem xét và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện tại là rất có lợi. Điều này cho phép hợp lý hóa các hoạt động và sắp xếp chúng phù hợp với các phương pháp hay nhất trong ngành.

Xác định rõ ràng nhu cầu và kỳ vọng thực tế: Trình bày rõ ràng nhu cầu, mục tiêu và kỳ vọng của tổ chức từ hệ thống ERP. Điều này đảm bảo rằng giải pháp đã chọn phù hợp với yêu cầu của tổ chức và giúp đạt được kết quả mong muốn.

Lựa chọn đơn vị triển khai ERP: Lựa chọn đơn vị hoặc đối tác triển khai ERP có kinh nghiệm và uy tín. Chuyên môn và hướng dẫn của họ có thể góp phần rất lớn vào quá trình thực hiện thành công.

Xem xét kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP: Đánh giá nhu cầu tùy chỉnh một cách cẩn thận. Mặc dù tùy chỉnh có thể giải quyết các yêu cầu cụ thể nhưng nó cũng có thể làm tăng độ phức tạp khi triển khai, chi phí và các thách thức bảo trì tiềm ẩn.

Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia dự án ERP: Thành lập một nhóm dự án chuyên dụng với các thành viên từ các phòng ban và các cấp khác nhau của tổ chức. Bao gồm những cá nhân có kiến ​​thức cần thiết và cam kết cho sự thành công của dự án.

Luôn bám sát quy trình triển khai ERP: Tuân thủ quy trình triển khai đã xác định, bao gồm các giai đoạn, các bước và các mốc quan trọng. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách có cấu trúc và giảm nguy cơ bỏ qua các khía cạnh quan trọng.

Quản lý thời gian hợp lý: Phân bổ thời gian hợp lý cho từng giai đoạn của quá trình thực hiện. Vội vã thực hiện các bước có thể dẫn đến thử nghiệm, đào tạo và tối ưu hóa hệ thống không đầy đủ.

Đào tạo và triển khai hệ thống với đội ngũ nhân sự: Cung cấp đào tạo toàn diện cho người dùng cuối và để họ tham gia vào quá trình triển khai. Điều này khuyến khích người dùng chấp nhận và trao quyền cho nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống ERP.

Xem thêm: 9 kinh nghiệm triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp tại Việt Nam

V. Chi phí triển khai hệ thống phần mềm ERP là bao nhiêu?

Chi phí triển khai hệ thống ERP có thể thay đổi đáng kể dựa trên các yếu tố như quy mô, độ phức tạp của tổ chức, hệ thống ERP được chọn, yêu cầu tùy chỉnh, di chuyển dữ liệu, nhu cầu đào tạo và sự tham gia của chuyên gia tư vấn bên ngoài. Dưới đây là một số điểm chính cần xem xét về chi phí triển khai hệ thống ERP:

• Phí cấp phép

• Dịch vụ triển khai

• Cơ sở hạ tầng và phần cứng

• Chi phí tích hợp

• Đào tạo và hỗ trợ

Điều quan trọng cần lưu ý là tổng chi phí triển khai hệ thống ERP vượt ra ngoài giai đoạn triển khai ban đầu. Chi phí dài hạn để vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP, cũng như phí cấp phép và hỗ trợ liên tục, nên được tính đến.

Xem thêm: Tất tần tật các loại chi phí triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp

VI. Giải pháp phần mềm ERP tinh gọn cho doanh nghiệp Việt

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet được ra đời dùng để hỗ trợ cho các doanh nghiệp sử dụng CNTT trong việc quản trị hiệu quả, nâng cao trình độ nhân sự, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Bao gồm hơn 40 ứng dụng chính và hơn 20.000 ứng dụng tùy chỉnh, có khả năng dịch sang 23 ngôn ngữ và có được sự tin dùng của hàng triệu người dùng, giúp chủ doanh nghiệp quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh.

Đặc biệt, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet nằm trong giải pháp công nghệ do Bộ kế hoạch và đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp công bố, là giải pháp tin cậy để các doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý, chuyển đổi số.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet được tích hợp chặt chẽ giữa các ứng dụng, nên toàn bộ các dữ liệu sẽ được liên kết với nhau. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đơn giản hóa quản lý. Khác với các phần mềm riêng lẻ như phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán,... phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet có thể đáp ứng đầy đủ các ứng dụng cần thiết cho doanh nghiệp. Có thể nói ERPViet giúp tinh gọn hệ thống quản lý, hợp nhất các chức năng trên một phần mềm toàn diện.

Xem thêm: Giới thiệu tổng quan về giải pháp quản trị doanh nghiệp ERPViet

Hy vọng những chia sẻ ở trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hệ thống ERP là gì? Cũng như có cái nhìn tổng quát về chức năng, quy trình và chi phí triển khai hệ thống phần mềm ERP. 

Để hiểu hơn về hệ thống ERP và được tư vấn giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hãy liên hệ với các chuyên gia phần mềm của chúng tôi để được trợ giúp từ A - Z.

Xem thêm: 

ERP là gì? Giải pháp ERP dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam

Tìm hiểu mô hình ERP phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Tìm hiểu phần mềm ERP - Những doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP

Từ khóa liên quan: he thong ẻp, he thong erp, hệ thống ẻp, hệ thông erp, he thong erp la gi, he thong quan ly erp la gi, hệ thống erp là gi

• • Giải pháp ERP tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• • Khám phá lợi ích ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• • Triển khai ERP: 5 Lý do để đầu tư vào quản lý thay đổi