Trong thời đại công nghệ số, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành. Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công, việc đào tạo nhân viên và trang bị các kỹ năng phù hợp là điều không thể thiếu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các kỹ năng cần thiết để nhân viên làm việc hiệu quả với ERP và cách phát triển những kỹ năng này.

I. Tầm quan trọng của việc trang bị kỹ năng cho nhân viên khi sử dụng ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một công cụ quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp tích hợp và đồng bộ hóa các hoạt động từ tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận đến chăm sóc khách hàng. Với khả năng tối ưu hóa quy trình và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, ERP trở thành "xương sống" trong việc vận hành doanh nghiệp hiện đại.

Tuy nhiên, để hệ thống ERP thực sự phát huy hiệu quả, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng không kém. Nhân viên cần được trang bị các kỹ năng phù hợp để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, khai thác tối đa các tính năng của ERP và tránh những sai sót không đáng có. Việc thiếu kỹ năng hoặc không hiểu rõ cách vận hành ERP có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, giảm hiệu suất làm việc và ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp.

Do đó, việc xác định và đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhân viên không chỉ giúp họ làm chủ hệ thống ERP mà còn nâng cao năng suất, tối ưu hóa quy trình và cải thiện chất lượng ra quyết định trong doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 chiến lược quản trị nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

                      Hướng dẫn doanh nghiệp dược lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất

II. Những kỹ năng cần có khi làm việc với ERP

Để sử dụng hệ thống ERP hiệu quả, nhân viên cần được trang bị một loạt các kỹ năng chuyên môn và mềm, giúp họ làm chủ công cụ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng mà mỗi nhân viên nên có khi làm việc với ERP:

2.1. Kỹ năng công nghệ thông tin

Kỹ năng công nghệ thông tin là nền tảng quan trọng để nhân viên có thể làm việc hiệu quả với hệ thống ERP. Đây không chỉ là khả năng sử dụng phần mềm mà còn bao gồm việc hiểu cách hệ thống vận hành, xử lý các thao tác cơ bản và giải quyết các vấn đề kỹ thuật đơn giản.

Nhân viên cần biết cách truy cập hệ thống, thực hiện các thao tác như nhập liệu, tìm kiếm thông tin, xuất báo cáo và sử dụng các công cụ hỗ trợ trong ERP. Đồng thời, họ cũng cần nắm được cách tương tác với các module khác nhau trong hệ thống để đảm bảo quy trình làm việc được liên kết chặt chẽ.

Ngoài ra, việc hiểu về các nguyên tắc vận hành phần mềm, như cách lưu trữ dữ liệu, đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận, và quản lý quyền truy cập cũng rất quan trọng. Kỹ năng này giúp nhân viên không chỉ làm việc hiệu quả mà còn giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng ERP.

2.2. Hiểu biết về quy trình kinh doanh

Hiểu biết về quy trình kinh doanh là một kỹ năng thiết yếu khi làm việc với hệ thống ERP, bởi ERP được thiết kế để tích hợp và tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp. Nhân viên cần nắm rõ cách các phòng ban vận hành, từ tài chính, kế toán, sản xuất, kho vận đến chăm sóc khách hàng, để đảm bảo việc sử dụng ERP phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ quy trình kinh doanh giúp nhân viên biết cách kết nối các chức năng của ERP với các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Chẳng hạn, họ cần hiểu luồng công việc từ đặt hàng, quản lý tồn kho, sản xuất, giao hàng đến thanh toán để sử dụng các module ERP một cách chính xác và hiệu quả.

2.3. Kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu

Kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu là một trong những yếu tố cốt lõi để khai thác tối đa hiệu quả của hệ thống ERP. ERP cung cấp một lượng lớn dữ liệu theo thời gian thực, từ thông tin về tài chính, sản xuất, tồn kho, đến hiệu suất kinh doanh. Do đó, nhân viên cần có khả năng đọc hiểu, phân tích và xử lý dữ liệu để đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

Nhân viên cần biết cách sử dụng các công cụ và tính năng của ERP để tìm kiếm, lọc, tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu. Điều này bao gồm việc tạo các báo cáo chi tiết hoặc biểu đồ phân tích nhằm hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kỹ năng phân tích dữ liệu còn giúp nhân viên nhận diện xu hướng, dự đoán rủi ro và cơ hội, cũng như phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong vận hành. Ví dụ, họ có thể phân tích số liệu tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, hoặc sử dụng dữ liệu tài chính để tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận.

Cuối cùng, việc xử lý dữ liệu hiệu quả không chỉ giúp nâng cao chất lượng ra quyết định mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong toàn bộ hệ thống ERP, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược.

2.4. Kiến thức bảo mật thông tin
Kiến thức bảo mật thông tin là kỹ năng đặc biệt quan trọng khi làm việc với hệ thống ERP, bởi đây là nơi lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, từ thông tin tài chính, khách hàng, đến các quy trình vận hành. Nhân viên cần hiểu rõ về các nguyên tắc bảo mật để đảm bảo dữ liệu trong hệ thống ERP được bảo vệ an toàn, tránh các rủi ro như rò rỉ, mất mát, hoặc bị xâm nhập trái phép.

Một số kiến thức cơ bản về bảo mật thông tin mà nhân viên cần có bao gồm:

• Quản lý tài khoản và quyền truy cập: Nắm rõ cách sử dụng tài khoản cá nhân, bảo mật mật khẩu, và tuân thủ các quy định về phân quyền truy cập trong hệ thống ERP. Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập vào các module hoặc dữ liệu nhạy cảm.
• Nhận diện rủi ro bảo mật: Hiểu về các nguy cơ tiềm ẩn như phần mềm độc hại, tấn công mạng, hoặc lạm dụng quyền truy cập, từ đó có biện pháp phòng ngừa kịp thời.
• Tuân thủ quy định bảo mật: Nhân viên cần tuân thủ các chính sách bảo mật của doanh nghiệp, chẳng hạn như không chia sẻ thông tin đăng nhập, không tải xuống hoặc cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc vào hệ thống ERP.
• Sử dụng các công cụ bảo mật: Biết cách sử dụng các tính năng bảo mật của hệ thống ERP, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố, hoặc theo dõi lịch sử truy cập để phát hiện các hành vi bất thường.

Bên cạnh đó, việc nâng cao nhận thức về bảo mật thông tin qua các khóa đào tạo cũng rất cần thiết, giúp nhân viên cập nhật các phương pháp bảo vệ dữ liệu mới nhất và hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc duy trì an toàn cho hệ thống ERP. Với kiến thức bảo mật vững vàng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động vận hành.

Xem thêm: 4 mẹo bảo mật dữ liệu khi triển khai phần mềm ERP

III. Phương pháp phát triển kỹ năng cho nhân viên

Để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp đào tạo và phát triển phù hợp nhằm đảm bảo họ có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt khi sử dụng hệ thống ERP và các công cụ quản lý hiện đại. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả:

• Đào tạo chuyên sâu: Tổ chức các khóa học chuyên sâu về hệ thống ERP, quy trình kinh doanh, bảo mật thông tin và phân tích dữ liệu; Mời chuyên gia hoặc nhà cung cấp ERP tham gia giảng dạy để đảm bảo nhân viên nắm vững kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành.
• Học thông qua thực hành: Tạo điều kiện cho nhân viên trực tiếp làm việc trên hệ thống ERP, thực hành các tình huống thực tế để nâng cao khả năng xử lý và ứng dụng; Xây dựng môi trường mô phỏng, nơi nhân viên có thể thử nghiệm các chức năng của hệ thống mà không ảnh hưởng đến dữ liệu thật.
• Đào tạo tại chỗ (On-the-job training): Kết hợp việc đào tạo với công việc thực tế, giúp nhân viên học hỏi thông qua các nhiệm vụ hàng ngày; Cử nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn, hỗ trợ những người mới để tạo sự gắn kết và chia sẻ kiến thức trong đội ngũ.
• Tổ chức hội thảo và chia sẻ kinh nghiệm: Tổ chức các buổi hội thảo, nơi nhân viên có thể trao đổi kinh nghiệm, thảo luận về các vấn đề thực tế và đưa ra giải pháp; Khuyến khích nhân viên trình bày các sáng kiến hoặc cải tiến liên quan đến việc sử dụng hệ thống ERP.
• Đánh giá và phản hồi: Thường xuyên đánh giá năng lực của nhân viên thông qua các bài kiểm tra, tình huống thực tế hoặc kết quả công việc; Cung cấp phản hồi rõ ràng, giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân.

Bằng cách áp dụng các phương pháp trên, doanh nghiệp không chỉ nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mà còn đảm bảo sự thành công trong việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Việc sử dụng ERP hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào hệ thống mà còn ở kỹ năng của nhân viên. Những kỹ năng như hiểu biết công nghệ, phân tích dữ liệu, giải quyết vấn đề hay bảo mật thông tin đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc với ERP.

Để tối ưu hóa hiệu quả của ERP, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên. Đây không chỉ là cách để nâng cao hiệu suất mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại số hóa.