Quản lý sản xuất hiện nay đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Những nỗ lực trong lĩnh vực này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận, đồng thời là yếu tố quyết định cho sự vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất luôn tìm kiếm những công cụ hỗ trợ cho quá trình quản lý doanh nghiệp của mình, nổi bật trong số đó là hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện ERP.

I. Những khó khăn trong quản lý doanh nghiệp sản xuất

1.Quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt. Việc dự đoán nhu cầu thị trường một cách chính xác là rất khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng. Nếu doanh nghiệp không có khả năng dự đoán đúng, họ có thể rơi vào tình trạng thừa hàng tồn kho hoặc thiếu hụt sản phẩm, dẫn đến mất mát doanh thu và khách hàng.

2.Chi phí sản xuất cao

Chi phí sản xuất luôn là một yếu tố quyết định đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Biến động giá nguyên liệu là một trong những nguyên nhân chính làm tăng chi phí sản xuất. Khi giá nguyên liệu tăng cao, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá bán sản phẩm, điều này có thể khiến họ mất khách hàng nếu không có chiến lược giá hợp lý.

Bên cạnh đó, chi phí lao động cũng là một yếu tố quan trọng. Tăng lương và các khoản chi phí bảo hiểm xã hội cho công nhân có thể tạo ra áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn kinh tế khó khăn.

3.Quản lý chất lượng

Đảm bảo chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp sản xuất. Một sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng có thể dẫn đến khiếu nại từ khách hàng, làm giảm uy tín và danh tiếng của thương hiệu. Việc duy trì quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả trong sản xuất là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần phải thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và thường xuyên kiểm tra, đánh giá để phát hiện sớm các vấn đề.

4.Công nghệ và đổi mới

Trong ngành sản xuất, việc cập nhật công nghệ mới là rất cần thiết để nâng cao hiệu suất và giảm chi phí. Tuy nhiên, việc đầu tư vào công nghệ mới thường đòi hỏi một khoản chi phí lớn và có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hơn nữa, việc triển khai công nghệ mới không chỉ đơn thuần là mua sắm thiết bị mà còn bao gồm việc đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng thành thạo công nghệ đó. Điều này có thể tốn thời gian và nguồn lực, nhưng nếu không thực hiện tốt, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh.

5.Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc theo dõi và xử lý các tác vụ như chấm công, hồ sơ nhân viên và đơn từ nghỉ phép. Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc chấm công trở nên phức tạp, dễ xảy ra sai sót và ảnh hưởng đến tính chính xác trong tính lương. Quản lý hồ sơ nhân viên cũng trở nên khó khăn khi cần đảm bảo tất cả thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác, tránh những vấn đề pháp lý hoặc khó khăn trong đánh giá hiệu suất. Đồng thời, quá trình xử lý đơn từ nghỉ phép có thể rối rắm và mất thời gian, đặc biệt khi có nhiều yêu cầu cùng lúc, dẫn đến sự không hài lòng từ nhân viên. Giao tiếp giữa nhân viên và bộ phận nhân sự cũng trở nên phức tạp, khiến nhân viên khó tiếp cận thông tin cần thiết.  

II. Giới thiệu về ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp tích hợp và quản lý các hoạt động kinh doanh chính như kế toán, nhân sự, quản lý kho, mua hàng, sản xuất và bán hàng trong một nền tảng duy nhất. ERP cho phép các phòng ban trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin một cách đồng bộ, chính xác và theo thời gian thực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Các đặc điểm chính của ERP:

• Tích hợp dữ liệu: ERP kết nối và tích hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, giúp tạo ra một nguồn thông tin thống nhất. Điều này giúp cải thiện tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giảm thiểu sự can thiệp của con người và giúp tăng cường hiệu quả hoạt động.
• Quản lý tài nguyên: ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài nguyên như nhân lực, nguyên vật liệu, và tài chính một cách hiệu quả hơn.
• Phân tích và báo cáo: Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và kịp thời.
• Tính linh hoạt và mở rộng: Nhiều hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu phát triển của họ, giúp đáp ứng các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

III. Cách ERP hỗ trợ quản lý doanh nghiệp sản xuất

1.Quản lý chuỗi cung ứng

Theo dõi nguyên vật liệu: ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng tồn kho nguyên vật liệu một cách chính xác. Hệ thống cung cấp thông tin về số lượng, vị trí và thời gian sử dụng của nguyên liệu, giúp đảm bảo rằng không thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu.

Quản lý nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin về nhà cung cấp, theo dõi hiệu suất và lịch sử giao dịch, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.

2.Lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất: ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế và dự báo, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.

Quản lý lịch trình sản xuất: Hệ thống cho phép lập lịch sản xuất một cách linh hoạt, điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi về đơn hàng hoặc nguyên liệu.

3.Quản lý quy trình sản xuất

Theo dõi tiến độ sản xuất: ERP cung cấp khả năng theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sản xuất và điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.

Quản lý chất lượng: Hệ thống ERP tích hợp các công cụ kiểm soát chất lượng, cho phép doanh nghiệp theo dõi và ghi nhận các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình sản xuất.

4.Quản lý tài chính

Tính toán chi phí sản xuất: ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích chi phí sản xuất, từ đó xác định được mức chi phí cho từng sản phẩm, giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

Tích hợp tài chính và kế toán: Hệ thống tự động hóa các quy trình tài chính, từ việc lập hóa đơn đến theo dõi thanh toán, giúp cải thiện tính chính xác và giảm thiểu sai sót.

5.Quản lý nhân sự

Theo dõi thời gian làm việc: ERP cho phép doanh nghiệp quản lý chấm công và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương.

Quản lý đào tạo và phát triển nhân lực: Hệ thống giúp theo dõi các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, từ đó nâng cao năng lực làm việc và hiệu suất sản xuất.

6.Phân tích và báo cáo

Báo cáo tình hình sản xuất: ERP cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình sản xuất, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chiến lược.

Phân tích dữ liệu: Hệ thống cho phép phân tích dữ liệu lịch sử và dự báo xu hướng tương lai, từ đó giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và điều chỉnh chiến lược sản xuất.

IV. Lợi ích khi sử dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp sản xuất

Việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng năng suất lao động: Tự động hóa các quy trình thủ công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Dữ liệu được cập nhật liên tục và báo cáo phân tích chi tiết giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Quản lý chất lượng chặt chẽ trong mọi khâu sản xuất, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.
• Giảm chi phí vận hành: Tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và sử dụng hiệu quả nguồn lực.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, chính xác và cung cấp dịch vụ sau bán hàng tốt hơn.

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng ERP không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp sản xuất nâng cao năng lực cạnh tranh. Đầu tư vào hệ thống ERP là đầu tư cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài của doanh nghiệp.