Cách quản lý dự án hiệu quả không phải nhà lãnh đạo nào cũng biết

Quản lý dự án luôn đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chiến lược toàn diện của bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án. Bài viết dưới đây hãy cùng ERPViet tìm hiểu chi tiết về cách quản lý dự án hiệu quả nhé!

Mục lục:

I. Cách xác định phương pháp quản lý dự án phù hợp

II. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

1. Phương pháp quản lý dự án Agile

2. Phương pháp quản lý bằng mô hình Waterfall

3. Phương pháp dự án tinh gọn LEAN

4. Phương pháp quản lý dự án Kanban

5. Phương pháp quản lý dự án nước rút SCRUM

6. Phương pháp quản lý chất lượng dự án Six Sigma

I. Cách xác định phương pháp quản lý dự án phù hợp

Việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp là rất quan trọng vì nó xác định cách tiếp cận và ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại của dự án. Vì vậy, trong mỗi dự án, việc dành thời gian để chọn một phương pháp phù hợp với hoàn cảnh là điều cực kỳ quan trọng.

Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về định nghĩa "quản lý dự án" và cách tìm phương pháp quản lý dự án tốt nhất.

1. Quản lý dự án là gì?

Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng một cách hiệu quả các quy trình quản lý được xác định cho dự án.

2. Phương pháp quản lý dự án là gì?

Theo PMI, phương pháp quản lý dự án là một hệ thống các quy tắc, kỹ thuật, phương pháp và quy trình được xây dựng và áp dụng trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi cách quản lý dự án được thiết kế để phục vụ một mục tiêu chiến lược cụ thể của doanh nghiệp, và do đó có các cách tiếp cận khác nhau.

Các cách tiếp cận này được phân loại thành các mô hình khác nhau, với các nguyên tắc, chủ đề, khung vận hành và quy trình riêng biệt, nhưng đồng thời hòa quyện thành một cấu trúc nhất định để quản lý và định hướng dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

3. Xác định cách quản lý dự án hiệu quả ta có thể thực hiện các bước 

Bước 1: Đánh giá mức độ phức tạp của các yếu tố trong dự án, bao gồm dự án, khách hàng, nguồn lực có sẵn và ràng buộc của dự án, thời gian, công cụ và con người. Liệt kê các yếu tố này và phân loại chúng theo đơn giản hoặc phức tạp.

Bước 2: Xem xét độ linh hoạt của môi trường làm việc. Nếu bạn thường làm việc trong một môi trường năng động, luôn tìm kiếm sự thay đổi và phát triển, phương pháp Agile có thể phù hợp. Nếu bạn thường làm việc với yêu cầu, kế hoạch, thời gian và ngân sách cố định, phương pháp Waterfall có thể hiệu quả hơn.

Bước 3: Xác định những gì mang lại nhiều giá trị nhất. Lập danh sách nhu cầu của khách hàng (hoặc các bên liên quan/người dùng cuối) và sử dụng nó để lựa chọn phương pháp làm việc tốt nhất để đáp ứng các nhu cầu đó. Ví dụ, nếu khách hàng yêu cầu cập nhật và thay đổi liên tục, cần chọn một phương pháp có chu kỳ ngắn để duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và cung cấp giá trị tốt hơn.

Bước 4: Xác định mục tiêu của dự án. Phương pháp quản lý dự án là công cụ để đưa bạn đến mục tiêu. Một phương pháp tốt là phương pháp giúp bạn đạt được mục tiêu chiến lược một cách trực tiếp, mang lại nhiều lợi ích và ít tác động tiêu cực nhất.

Bước 5: Đánh giá giá trị doanh nghiệp mà bạn đề cao. Cuối cùng, các cách quản lý dự án vẫn phải được thực hiện bởi nhân viên của bạn - những người có ý kiến, giá trị và thói quen riêng. Thay vì tìm kiếm một phương pháp "hot" và áp đặt nó lên nhân viên, hãy sử dụng nguồn nhân lực có sẵn, làm việc cùng nhau, thống nhất và xây dựng một phương pháp phù hợp dựa trên khả năng thực tế, không chỉ dựa trên lý thuyết - điều này là bền vững và có thể duy trì lâu dài.

II. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

1. Phương pháp quản lý dự án Agile

Agile (viết tắt của Agile Software Development) được định nghĩa là một khái niệm phát triển phần mềm linh hoạt, được áp dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu chuyển giao sản phẩm nhanh chóng cho người dùng.

Agile không chỉ đơn thuần là một phương pháp, mà còn là một triết lý dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).

Hiện nay, triết lý Agile đã vượt ra khỏi phạm vi gốc của mình trong phát triển phần mềm và đã có sự ảnh hưởng đáng kể trong cách làm việc, quản lý và sản xuất trong nhiều ngành khác như sản xuất, dịch vụ, bán hàng, marketing, giáo dục, và trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất ngày nay, được gọi là các phương pháp "họ Agile".

Ưu điểm của Agile:

• Thực hiện thay đổi dễ dàng: Dự án được chia thành các phần nhỏ độc lập, giúp thay đổi dễ dàng tại bất kỳ giai đoạn nào.

• Không cần nắm thông tin ngay từ đầu: Phù hợp với dự án chưa rõ mục tiêu cuối cùng, không yêu cầu đầy đủ thông tin từ đầu.

• Bàn giao nhanh hơn: Chia nhỏ dự án cho phép kiểm tra và sửa lỗi nhanh chóng, tạo điều kiện cho bàn giao công việc nhất quán và thành công hơn.

• Chú trọng phản hồi từ khách hàng và người dùng: Cả khách hàng và người dùng cuối cùng đóng góp ý kiến và phản hồi, tạo ảnh hưởng tích cực đến sản phẩm cuối cùng.

• Cải tiến liên tục: Khuyến khích thành viên và khách hàng cung cấp phản hồi, giúp kiểm tra và cải thiện sản phẩm nhiều lần.

Nhược điểm của Agile:

• Khó lên kế hoạch dự án: Khó xác định thời gian bàn giao sản phẩm cuối cùng do dự án được chia thành các phần riêng biệt với thời gian bàn giao khác nhau.

• Đòi hỏi đào tạo chi tiết: Phương pháp Agile phức tạp hơn, yêu cầu đào tạo để nắm vững phương pháp, đặc biệt ở giai đoạn đầu.

• Thiếu tài liệu hướng dẫn: Vì Agile thay đổi nhiều, thường thiếu tài liệu hướng dẫn phù hợp từ đầu. Mặc dù không quan trọng nhưng vẫn cần thiết.

• Yêu cầu hợp tác để thành công: Đòi hỏi cam kết về thời gian từ cả hai bên trong suốt dự án và sự tham gia tích cực của người dùng để phương pháp này hoạt động.

• Chi phí cao: Chi phí thực hiện theo Agile thường cao hơn so với các phương pháp khác.

2. Phương pháp quản lý bằng mô hình thác nước Waterfall

Mô hình thác nước là một cách quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và liên tiếp, được coi là một trong những mô hình dễ hiểu và dễ quản lí nhất hiện nay.

Theo mô hình Waterfall, sau khi xác định phạm vi dự án, các nhóm được giao công việc với mục tiêu và lịch trình cụ thể. Mỗi nhóm đảm nhiệm một phần của dự án và tuân thủ quy trình tuần tự, trong đó giai đoạn mới chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó hoàn thành.

Ưu điểm của Waterfall:

• Kế hoạch chặt chẽ: Phương pháp Waterfall phù hợp nếu có kế hoạch, quy trình và dự trù phát sinh từ đầu.

• Đơn giản và dễ sử dụng: Mô hình này đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu.

• Quy trình rõ ràng: Waterfall cho phép phân phối dự án dễ dàng và nhanh chóng, cũng như phân bổ chi phí hợp lý.

• Phù hợp với dự án nhỏ: Waterfall thích hợp cho các dự án nhỏ và không có nhiều yêu cầu mới trong quá trình triển khai.

• Quản lý và theo dõi tiến độ dễ dàng: Mỗi giai đoạn của Waterfall có quy trình cụ thể, danh sách nhiệm vụ rõ ràng và kết quả dễ dự đoán, giúp quản lý và theo dõi tiến độ dự án.

Nhược điểm của Waterfall:

• Thích ứng kém: Waterfall thiếu khả năng thích ứng với thay đổi trong quá trình phát triển. Không cho phép điều chỉnh kế hoạch ban đầu khi gặp vấn đề bất ngờ.

• Bỏ qua phản hồi người dùng: Với quá trình tuần tự và nghiêm ngặt, Waterfall khó xử lý các yêu cầu phát sinh từ khách hàng trong quá trình triển khai dự án.

• Kiểm thử chậm: Waterfall để kiểm thử vào cuối vòng đời, làm tăng nguy cơ phải làm lại từ đầu nếu dự án không hiệu quả.

3. Phương pháp dự án tinh gọn LEAN

Lean là một mô hình tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Nó bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống.

Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp. Nó tập trung vào loại bỏ lãng phí, cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Mục tiêu của Lean là tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Ưu điểm của Lean:

• Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của nguyên liệu đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Điều này giúp giảm chi phí thuê nhà kho và nhân công quản lí.

• Tăng năng suất và tính linh hoạt: Di chuyển công nhân từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình sản xuất. Ngoài ra, giúp giảm thiểu thời gian sản xuất để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Loại bỏ hao phí: Loại bỏ chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ. Lean giúp loại bỏ các nút thắt gây lãng phí thời gian trong dây chuyền sản xuất.

• Cải thiện chất lượng: Giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi bằng cách loại bỏ hao phí. Lean đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell - hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực.

• Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Cho phép nhân viên tham gia vào cải tiến chất lượng sản phẩm, thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ.

• Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí.

Nhược điểm của Lean:

• Vấn đề cung ứng: Lean phụ thuộc vào nhà cung ứng để tránh gây gián đoạn. Nếu có vấn đề với nhà cung ứng, dây chuyền sản xuất có thể bị tạm dừng. Điều này tạo ra gánh nặng về chi phí và khó khăn trong việc tìm nhà cung ứng phù hợp.

• Chi phí vận hành cao: Tháo dỡ hệ thống cũ và áp dụng Lean có thể đòi hỏi chi phí đào tạo nhân lực, thuê nhà quản lý kinh nghiệm cao hơn, đầu tư vào máy móc và thiết bị mới.

• Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: Lean yêu cầu sự thay đổi và kiểm soát chất lượng liên tục, nhưng không phải tất cả nhân viên đều sẵn lòng tham gia. Sự khó khăn trong việc thay đổi và sự khác biệt trong cách làm việc có thể tạo ra sự không đồng thuận.

• Khách hàng không hài lòng: Gián đoạn trong chuỗi cung ứng ảnh hưởng đến khách hàng. Giao hàng trễ hoặc trì hoãn là một vấn đề cần được giải quyết trong quy trình Lean.

4. Phương pháp quản lý dự án Kanban

Kanban, từ tiếng Nhật có nghĩa là "thẻ thị giác" (kết hợp từ "kan" có nghĩa là thị giác và "ban" có nghĩa là thẻ), là một công cụ trực quan giúp bạn có thể dễ dàng quan sát vị trí của từng tác vụ trong quy trình công việc.

Bảng Kanban được phân chia thành nhiều cột tương ứng với các giai đoạn trong quy trình làm việc. Các cột này có thể được tùy chỉnh tuỳ theo dự án mà bạn đang làm việc.

Kanban có những ưu điểm sau:

• Tạo sự minh bạch: Mọi người đều có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các nhiệm vụ, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc. Mỗi thành viên có thể nhanh chóng cập nhật trạng thái của dự án hoặc nhiệm vụ.

• Giảm chi phí và lãng phí trực tiếp: Hệ thống Kanban cải thiện quản lý lưu lượng và hàng tồn kho bằng cách hỗ trợ trực tiếp các hệ thống hiện có của công ty, đảm bảo hoạt động hàng tồn kho trơn tru hơn.

• Phát hiện vướng mắc trong quy trình làm việc: Bằng việc xây dựng một bảng Kanban và điền thông tin về các nhiệm vụ, bạn sẽ nhận ra rằng một số cột có thể quá tải với công việc. Điều này giúp bạn nhận biết và giải quyết những tắc nghẽn trong quy trình làm việc.

• Hệ thống đơn giản, dễ hiểu: Kanban linh hoạt và dễ sử dụng, phù hợp với bất kỳ đội nhóm hay quy mô dự án nào.

Kanban cũng có một số nhược điểm:

• Tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày: Kanban thúc đẩy việc thực hiện nhiệm vụ, nhưng có thể đôi khi bỏ qua chiến lược và kết quả quan trọng hơn.

• Thiếu khung thời gian cho từng giai đoạn: Vì cột chỉ được gắn nhãn với các giai đoạn như "phải thực hiện," "đang thực hiện," và "hoàn thành," việc xác định thời gian chính xác cho các công việc có thể khó khăn.

• Yêu cầu cập nhật định kỳ: Nhóm phải nhấn mạnh sự quan trọng của việc cập nhật bảng Kanban, nếu không, thông tin trên bảng có thể trở nên không chính xác.

• Khó áp dụng cho các hệ thống phức tạp: Kanban có thể gặp khó khăn khi áp dụng cho các hệ thống có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan mật thiết với nhau.

• Không đảm bảo chất lượng đầu ra: Kanban tập trung vào việc đảm bảo luồng công việc trôi chảy, nhưng nếu một công việc không được thực hiện đúng, việc làm lại có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn.

5. Phương pháp quản lý dự án nước rút SCRUM

Scrum là một phương pháp phát triển phần mềm theo Agile, tuân thủ các nguyên tắc của Agile.

Scrum là một khung quản lý dự án phổ biến được áp dụng cho các dự án đơn giản với nhóm phát triển nhỏ, đến các dự án phức tạp yêu cầu khung thời gian cố định.

Phương pháp Scrum giúp công ty và tổ chức chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý và hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng trong một khoảng thời gian quy định, gọi là "Sprint" (thường là 2-4 tuần). Nhóm Scrum thường sử dụng bảng để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc).

Ưu điểm của Scrum bao gồm:

• Các thành viên trong nhóm có cái nhìn rõ ràng về nhiệm vụ của mình và có thể giải quyết các câu hỏi trong các "Sprint" tiếp theo.

• Các dự án lớn được chia thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý và hoàn thành.

• Scrum giúp quản lý dự án hiệu quả hơn, sử dụng thời gian và ngân sách tốt hơn.

• Tăng tính minh bạch trong tất cả các giai đoạn của dự án.

• Tập trung vào giảm thiểu lỗi và đảm bảo chất lượng cao.

• Linh hoạt trong việc thay đổi và mở rộng sản phẩm.

Nhược điểm của Scrum bao gồm:

• Phụ thuộc vào sự tận tâm và năng lực của các thành viên trong nhóm. Nếu có thành viên không tham gia hoặc không hoàn thành công việc, dự án có thể gặp rủi ro.

• Vai trò Scrum Master đóng vai trò quan trọng và nếu không được thực hiện đúng, có thể làm chậm tiến độ dự án.

• Scrum thích hợp cho nhóm từ 3-9 người, gặp khó khăn trong việc quản lý các nhóm dự án lớn hơn.

• Các cuộc họp hàng ngày có thể làm phiền thành viên trong nhóm.

• Sự ra đi bất ngờ của một thành viên có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

• Scrum không áp dụng ngày giao sản phẩm và giới hạn thời gian chạy "Sprint".

6. Phương pháp quản lý chất lượng dự án Six Sigma

6 Sigma (Six Sigma, hay 6σ) là một phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng, không chỉ tập trung vào các sản phẩm bị lỗi mà còn đo lường các khả năng gây lỗi. Mục tiêu của 6 Sigma là cải thiện quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra, thay vì tìm giải pháp ngắn hạn hoặc tạm thời.

Hệ phương pháp này mang đến một tư duy mới cho các doanh nghiệp bằng việc đầu tư vào cải thiện quy trình để ngăn chặn lỗi xảy ra và tạo ra sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

6 Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong quá trình và tìm cách khắc phục chúng, tiến gần tới mức "không lỗi" từ giai đoạn đầu tiên. Mục tiêu của 6 Sigma là khi một quy trình chỉ có tối đa 3,4 lỗi trên mỗi triệu cơ hội (sản phẩm), nó đạt được tiêu chuẩn 6 Sigma.

Đặc điểm của 6 Sigma bao gồm:

• Tập trung vào lợi nhuận tài chính có thể đo lường và định lượng.

• Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng.

• Dữ liệu và số liệu thống kê là cơ sở để ra quyết định, thay vì dựa trên giả định hoặc phỏng đoán.

Ưu điểm của 6 Sigma bao gồm:

• Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Các dự án 6 Sigma nhận diện và loại bỏ lãng phí trong công việc, tài nguyên không hợp lý, vật tư quá định mức, cải tiến phương pháp quản lý... Điều này mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.

• Giảm thiểu lỗi và chi phí sửa hàng: Áp dụng 6 Sigma giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh sau do sản phẩm lỗi gây ra, bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu, uy tín công ty...

• Xây dựng hệ thống quản lý ổn định: 6 Sigma đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý quy chuẩn hoàn chỉnh hơn.

• Giảm thiểu lỗi của con người và sự phụ thuộc vào con người: Áp dụng 6 Sigma giúp tăng năng suất, giảm công việc lãng phí do sản phẩm lỗi gây ra, và giảm sự phụ thuộc vào nhân sự có kỹ năng cao.

• Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Áp dụng 6 Sigma đòi hỏi nguồn nhân lực có kiến thức về hoạt động của công ty và được đào tạo cách thực hiện, từ đó tạo điều kiện thực hiện kế hoạch và mục tiêu tham vọng hơn.

• Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: 6 Sigma giúp tăng đáng kể sự tin tưởng của khách hàng và tạo lợi ích về thị phần cho các công ty áp dụng chương trình cải tiến như 6 Sigma.

Nhược điểm của 6 Sigma bao gồm:

• Chú trọng cải tiến chất lượng hơn là cắt giảm chi phí. Đạt tiêu chuẩn 6 Sigma thường đòi hỏi đầu tư vào thiết bị tốt hơn, máy móc kiểm tra, kiểm soát chất lượng và dung sai chặt chẽ hơn, tiêu tốn nhiều tài nguyên.

• Không phù hợp trong các lĩnh vực ít lợi nhuận do yêu cầu thời gian và chi phí lớn.

• Có tính cứng nhắc trong quy trình và mâu thuẫn với sự đổi mới và sáng tạo. Một số cách tiếp cận sáng tạo như sai lệch trong sản xuất, sự dư thừa, các giải pháp bất thường và nghiên cứu không đầy đủ không phù hợp với nguyên tắc 6 Sigma.

• Đòi hỏi lực lượng lao động có kỹ năng cao và việc kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của nhân viên cần được thực hiện thường xuyên.

• Chuyển đổi từ các khái niệm lý thuyết thành ứng dụng thực tế có nhiều rào cản thời gian cần giải quyết.

Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu về những cách quản lý dự án. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về công cụ hay phần mềm hỗ trợ quản lý dự án. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Tìm hiểu chi tiết phần mềm ERPViet: https://erpviet.vn/gioi-thieu-erpviet/

Đăng ký dùng thử ERPViet: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/