Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản trị kiểm soát hiệu quả các nguồn lực triển khai, kiểm soát tốt và hiệu quả nhiều dự án cùng lúc. Chi tiết về phần mềm quản trị dự án, sử dụng phần mềm nào là tốt nhất đều sẽ được viết trong bài dưới đây.

Để các dự án hoạt động hiệu quả, nhà quản trị phải làm những gì?

1. Quản lý dự án tích hợp

Là các tiến trình nhằm đảm bảo rằng các yếu tố khác nhau trong một dự án được phối hợp một cách đồng bộ, thông qua ba tiến trình:

Xây dựng kế hoạch dự án
Thực hiện kế hoạch dự án
Quản lý, giám sát và ghi nhận các thay đổi đối với kế hoạch dự án.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 01

Quản trị dự án

Quản lý dự án tích hợp thường hướng đến vấn đề phối hợp tất cả các phương diện của kế hoạch dự án và mang tính tương tác cao. Lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lô gích, chi tiết hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Kiểm soát thay đổi tác động đến kế hoạch dự án và từ đó tác động đến tiến trình thực hiện. Như vậy 3 tiến trình này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

Có 2 công cụ cơ bản thường được sử dụng trong lĩnh vực này là: Quản trị giá trị thu được (Earned Value Method – EVM) và phần mềm quản lý dự án. EVM là một phương pháp quản lý dự án tích hợp được sử dụng để kết hợp tất cả các tiến trình và đo lường hiệu quả dự án qua suốt các giai đoạn.

Xem thêm: Quản trị các dự án

2. Quản lý phạm vi dự án

Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.
Quản lý phạm vi dự án bao gồm khởi tạo dự án, lập kế hoạch phạm vi dự án, xác định chính xác phạm vi dự án, kiểm tra phạm vi, cụ thể hơn gồm có:

Xác định chi tiết các yêu cầu về sản phẩm của dự án và các công việc sẽ được tạo nên kế hoạch dự án
Kiểm tra chi tiết đó bằng kỹ thuật đo lường
Kiểm soát các thay đổi đối với các tiến trình này

3. Quản lý thời gian dự án

Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào.

4. Quản lý chi phí dự án

Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 02

Quản lý chi phí dự án

Các công việc trong lĩnh vực này là xây dựng các ước lượng chi phí về nguồn lực, đồng thời theo dõi sát sao các khoản chi phí để đảm bảo rằng dự án ở trong khuôn khổ ngân sách cho phép.

5. Quản lý chất lượng dự án

Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà bảo trợ (chủ đầu tư). Quản lý chất lượng dự án bao gồm các công việc hoạch định chất lượng dự án, đảm bảo chất lượng dự án, kiểm soát chất lượng dự án.

6. Quản lý nguồn nhân lực dự án

Là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu? Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các công việc sau:

Xây dựng cấu trúc tổ chức dự án phù hợp với cấu trúc tổ chức mẹ.
Thực hiện tuyển dụng cho dự án.
Phát triển nhóm dự án.

7. Quản lý truyền thông dự án

Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý, giữa các nhóm quản lý dự án. Thông qua quản lý việc trao đổi thông tin có thể trả lời các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? Quản lý truyền thông gồm các công việc sau:

Lập kế hoạch truyền thông
Thiết kế hệ thống tìm kiếm thông tin
Báo cáo về thành quả của nhóm và dự án.
Thực hiện kế hoạch quản lý truyền thông để kết thúc dự án

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 03

Quản lý truyền thông dự án

8. Quản lý rủi ro dự án

Là việc nhận diện các nhân tố rủi ro trong dự án, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. Quản lý rủi ro bao gồm các công việc sau:

Lập kế hoạch quản lý rủi ro
Nhận diện rủi ro
Phân tích định tính
Phân tích định lượng
Xây dựng kế hoạch đối phó rủi ro
Giám sát và phản ứng tích cực với rủi ro

9. Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết các vấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp? Quản lý mua ngoài cho dự án bao gồm các công việc sau:

Lập kế hoạch mua ngoài cho dự án
Lập kế hoạch mời thầu
Quản lý công tác mời thầu cho dự án
Chọn nhà cung cấp
Quản lý và xây dựng các tài liệu mua ngoài
Kết thúc các hợp đồng

Những sai lầm mà nhà quản trị gặp phải khi quản lý nhiều dự án:

1. Sai lầm trong quản lý kĩ năng thành viên nhóm

Nguồn lực của nhóm là một thứ vô cùng thiết yếu. Phân họ làm đúng việc là yêu cầu rất quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án. Một người lãnh đạo giỏi biết làm thế nào để có được các kết quả tối ưu từ những người đang làm việc cho mình, và họ biết chính xác rằng làm thế nào để kết nối các kĩ năng và khả năng của từng thành viên trong nhóm với nhiệm vụ được giao.

Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực

Ví dụ việc thuê tới ba lập trình viên website (developer) chưa chắc đã là điều cần thiết. Bạn phải biết được những điểm mạnh cũng như điểm yếu của mỗi thành viên trong việc tổ chức cơ sở dữ liệu, lập trình, hay thiết kế giao diện người dùng (UI) để có thể tận dụng năng lực tối ưu của từng người.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 04

Kỹ năng quản lý nhóm là rất cần thiết trong quản lý dự án

2. Bổ nhiệm một nhà quản lý dự án không giỏi

Việc nhận trách nhiệm cho một dự án và điều hành nó không hề dễ dàng. Nó thậm chí còn khó hơn nữa nếu người được giao phó chưa có kinh nghiệm trong quản lý dự án. Với những dự án có tầm quan trọng cao hay với những dự án có quy mô lớn hơn 10 thành viên, thì tốt nhất là giao chúng cho một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm trong tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, từ việc báo cáo cho đến quản lý rủi ro và kì vọng.

Đừng bao giờ thỏa hiệp với một nhà quản lý dự án chưa đủ trình độ khi thực hiện một dự án quan trọng. Nếu dự án bạn đang cần làm là một dự án phát triển website phức tạp thì đừng dại dột mà giao nó cho một người quản lý dự án với kinh nghiệm kĩ thuật bằng 0. Về mặt lí thuyết, một người quản lý dự án giỏi phải có năng lực giải quyết mọi vấn đề. Còn trong thực tế, một nhà quản lý dự án thành công thường chỉ có khả năng chuyên sâu trong một lĩnh vực dự án nhất định.

Xem thêm: Vai trò của lãnh đạo khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

3. Không gian quản lý được phạm vi công việc

Phạm vi ở đây không phải lúc nào cũng giữ nguyên. Có khi nó sẽ yêu cầu sự điều chỉnh, và người quản lý dự án nên có một quy trình quản lý phạm vi trong cơ chế quản lý của mình nhằm giải quyết những tình huống đòi hỏi thay đổi phạm vi công việc; đồng thời biết và hiểu được chính xác yêu cầu đó sẽ ảnh hưởng tới mọi việc khác từ ngân sách đến tiến độ như thế nào.

Lúc đó, một người quản lý dự án cần phải ra quyết định có nên đồng tình và chấp nhận sự thay đổi đó không. Ngược lại với những gì người ta thường nói, vấn đề phổ biến nhất trong vấn đề quản lý phạm vi một dự án không phải là chuyện chấp nhận những yêu cầu phát sinh mà là khi các chủ quản lý dự án không thể điều chỉnh tiến độ và ngân sách theo những yêu cầu đó.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 05

Không kiểm soát được toàn bộ công việc

4. Kĩ năng lập tiến độ công việc kém

Tiến độ dự án được sinh ra là có lí do của nó. Đó là chúng sẽ giúp cho dự án đi đúng quy trình (và kết thúc đúng thời gian quy định), và cũng là một trong thước đo quan trọng nhất của sự thành công của dựa án. Nó cũng giúp tránh hiệu ứng domino, kéo một loạt nhiệm vụ trong dự án thất bại theo.

Những nhà quản lý dự án phải lên tiến độ này một cách khó khăn, họ phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án biết tiến độ của dự án là gì, và được thông báo khi có bất kì thay đổi nào xảy ra. Một trong những “bất ngờ” thường hay gặp nhất là khi một khách hàng không biết gì về tiến độ đang diễn ra. Vì thế hãy chắc chắn rằng tổng tiến độ dự án luôn luôn hiển thị một cách rõ ràng và mọi người đều biết đến.

5. Vấn đề về cái tôi

Các nhà quản lý dự án không bao giờ nên có một cái tôi quá lớn mà nó gây tiêu cực tới những thành viên trong đội đưa ra ý kiến của mình. Tuy quyết định cuối cùng luôn nằm trên bờ vai của nhà quản lý dự án, nhưng nếu làm việc theo “cách của tôi mới là đúng” rất nguy hiểm và dẫn đến việc những thành viên trong nhóm không dám đóng góp các thông tin phản hồi giá trị.

Và nếu một người quản lý dự án với cái tôi quá cao sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác người đó rất tinh vi và làm giảm tinh thần của nhóm. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu để đạt được mục tiêu đề ra, chứ không phải trở thành “vua” của người khác.

6. Đánh giá thấp công sức

Những nhà quản lý dự án phải chắc chắn họ luôn thực tế với việc dự án yêu cầu cái gì nhằm ngăn chặn các vấn đề phát sinh trong lúc triển khai. Nhiều khi trong lúc lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án thường có thói quen xoa dịu khách hàng của họ và đảm bảo không có bất kì nào liên quan đến chi phí, tiến độ hay ngân sách của một dự án mớ.

Điều này có thể dẫn đến một hiệu ứng là những nhà quản lý dự án non trẻ sẽ do dự trong việc phản ánh những đòi hỏi hay khó khăn liên quan đến các yêu cầu của dự án. Việc đánh giá thấp công sức cần có để thực hiện dự án này sẽ trở nên cực kì vất vả, bởi nếu bạn hứa hẹn quá nhiều với khách hàng thì gánh nặng sẽ dồn lên các thành viên trong nhóm, họ sẽ bị ép phải làm việc nhanh hơn và rẻ hơn so với những gì họ xứng đáng.

7. Chuyện bé xé ra to

Khi xuất hiện các vấn đề về dự án, chúng cần phải được phát hiện và giải quyết ngay lập tức. Cho dù đó là một sự hiểu nhầm trong yêu cầu của dự án bởi một thành viên và bắt buộc phải làm lại từ đầu, hay là một sai lầm trong việc lên dự toán, thì việc của người quản lý dự án phải chỉ ra những vấn đề này một cách rõ ràng và chịu trách nhiệm cho nó. Rất nhiều dự án gặp phải vấn đề nhỏ nhưng rồi trở thành vấn đề rất lớn và làm mất lòng tin của khách hàng, cũng như những người thực hiện dự án. Vậy nên, mỗi khi một vấn đề mới lộ diện, hãy giải quyết nó ngay lập tức.

8. Không biết cách xin sự giúp đỡ

Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vai trò một nhà quản lý, hãy kêu gọi sư trợ giúp. Bạn không cần phải biết tất cả mọi thứ, việc bạn kiêu ngạo và không chịu tìm kiếm sự giúp đỡ có thể đẩy dự án của bạn vào một mối nguy nghiêm trọng. Nếu nó là vấn đề chuyên môn mang tính kĩ thuật mà bạn cần trợ giúp, hãy bắt đầu bằng việc xin lời khuyên từ chính đội nhóm của mình.

Nếu bạn cần hỗ trợ quản lý khách hàng hay dự án, hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp hay quản lý cấp trên. Quan trọng nhất là phải trung thực và lạc quan với yêu cầu của mình và bạn nhận thấy khi tìm kiếm sự giúp đỡ, không có ai coi thường bạn cả, thậm chí họ còn tôn trọng khả năng của bạn hơn.

9. Đồng ý với mọi thứ

Là một quản lý dự án, bạn nên linh động và luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng của mình. Nhưng việc luôn luôn đồng ý là một thói quen xấu mà cuối cùng có thể khiến các dự án vượt khỏi phạm vi kiểm soát, và những thành viên trong nhóm phải làm việc quá sức. Với cương vị là một quản lý dự án, bạn cần phải biết khi nào là đủ, và quan trọng hơn hết là làm thế nào để từ chối yêu cầu của khách hàng một cách khéo léo mà thời gian và ngân sách không cho phép.

10. Bỏ qua những lỗi lầm của thành viên trong nhóm

Con người luôn tạo ra sai lầm. Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là phát hiện các sai lầm của thành viên trong đội và giải quyết nó ngay lập tức với phong cách hòa nhã và tích cực. Nếu khách hàng của bạn bị ảnh hưởng, hãy thông báo cho họ kế hoạch bạn sẽ làm thế nào để xử lí sai lầm, quan trọng nhất là chúng sẽ không lặp lại và bạn làm thế nào để phòng tránh chúng trong tương lai. Khi không thể phát hiện ra những lỗi lầm và nơi văn hóa không còn quan tâm đến chất lượng nữa thì điều này có thể dẫn đến một thất bại thảm hại.

Với tư cách là một quản lý dự án, nhiệm vụ và mối ưu tiên cao nhất của bạn chính là sự thành công của khách hàng. Do vậy điều này có thể dẫn đến những quyết định, cho dù với ý đồ tốt, vẫn không mang đến kết quả tốt cho dự án và nó cũng không khiến cho các thành viên trong nhóm hài lòng. Trở thành một quản lý dự án không phải là một việc dễ dàng và kể cả khi sai lầm xảy ra, nhưng biết được những lỗi sai thường gặp nhất này có thể giúp bạn phòng tránh và bảo vệ dự án của mình.

Phần mềm quản lý dự án giải quyết được những vấn đề gì của doanh nghiệp?

Giúp nhà quản trị tránh được những sai lầm trong việc ra quyết định
Kiểm soát được hiệu quả các công việc cũng như các nguồn lực điều động cho công việc
Theo sát được tiến độ của mọi dự án đảm bảo thời gian hợp lí
Đánh giá chính xác được năng lực, đóng góp của từng thành viên trong đội triển khai dự án

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 06

Phần mềm quản lý dự án mang đến những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp

Do kiểm soát được toàn bộ quá trình thực hiện dự án nên nhà quản trị cũng có thể đánh giá được những thiếu sót, những hạn chế về nguồn lực để tìm kiếm sự trợ giúp hợp lý. Chính bởi những lý do trên, phần mềm quản trị dự án là một lựa chọn tốt nhất cho các nhà quản trị

Phần mềm quản lý dự án của ERPViet

Giúp doanh nghiệp kiểm soát được các dự án đang triển khai, dự báo nhu cầu, xây dựng lịch trình, lên kế hoạch triển khai, và phân tích dữ liệu để có thể quản lý dự án tốt nhất và gia tăng lợi nhuận.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ 07

Phần mềm quản lý dự án của ERPViet

Ưu điểm: Quản lý hiệu quả các dự án của doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý cho các dự án.
Giá trị mang lại: Giúp kiểm soát hiệu quả các dự án và hạn chế tối đa sự lãng phí nguồn lực
Tính năng: Quản trị dự án theo thời gian thực, theo dõi tất cả các hoạt động của dự án, từ những cái tổng thể đến những chi tiết nhỏ, từ hợp đồng của khách hàng đến việc thanh toán. Theo dõi được chi tiết từng giai đoạn của dự án và kiểm soát hiệu quả nhân sự thực hiện dự án. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Với phần mềm quản trị dự án của ERPViet, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng hiệu quả để quản lý tốt các dự án của công ty.
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý dự án: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

ERPViet