Doanh nghiệp Việt triển khai phần mềm OPENERP: Đã sẵn sàng chưa và cần chuẩn bị gì?

1. Khi nào doanh nghiệp cần đến phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP?

Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu, quy trình và yêu cầu riêng biệt. Để có thể thu hẹp khoảng cách với các doanh nghiệp lớn trong nước và trên thế giới nhanh chóng thì các doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ. Hệ thống phần mềm OpenERP được đánh giá là một trong những hệ thống vượt trội, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các mảng hoạt động của chính mình. Hệ thống này sẽ đồng bộ tất cả các dữ liệu của các phòng ban trong tổ chức, đảm bảo sự chính xác của các luồng thông tin. Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP, toàn bộ chuỗi quy trình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, đến tay người tiêu dùng đều được sắp xếp hợp lý, dễ dàng đánh giá hiệu quả.

>>> Đọc thêm: Tổng quan về phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP

Thực hiện một dự án ERP đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự đầu tư công phu cả về thời gian và tiền bạc. Vì vậy các doanh nghiệp trước khi chính thức triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP, cần phải cân nhắc về nhu cầu của chính mình, liệu OpenERP có phải là sự lựa chọn hợp lý.

Phần mềm OpenERP được xây dựng trên nền tảng Odoo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Ưu điểm của hệ thống phần mềm OpenERP, liệu có phải là điều bạn đang cần?

Tự động hóa quy trình, tiết kiệm nguồn lực

Hệ thống OpenERP cho phép các doanh nghiệp, tổ chức tự động hóa quy trình kinh doanh, lên kế hoạch, tổ chức quản lý các đầu việc mà không cần đến quá nhiều sự trợ giúp từ phía con người. Điều này sẽ giúp giải phóng thời gian của các nhân viên. Thay vì mất thời gian nhập liệu dữ liệu, lên kế hoạch, quản lý các nhiệm vụ thì thời gian tiết kiệm được có thể được sử dụng để tập trung vào các cải tiến, những đề xuất sáng tạo nhằm đưa doanh nghiệp lên cao hơn.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực, tăng năng suất mà còn làm giảm thiếu đáng kể chi phí vận hành.

Ít lỗi hơn, hiệu quả hơn

Các quy trình thực hiện thủ công thường dễ bị dính lỗi, có thể tốn rất nhiều thời gian để rà soát lại. Điều này sẽ làm giảm thiểu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, làm chậm tiến độ của các đầu việc, dự án. Không gì tốt hơn một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP. Thông qua việc tự động hóa, các lỗi sẽ được hạn chế ở mức thấp nhất.

Truyền thông tốt hơn, năng suất cao hơn

Một trong những ưu điểm nổi trội của phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP chính là sự kết nối thông minh giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua các mô-đun doanh nghiệp sử dụng, sự tương tác nội bộ trong tổ chức sẽ được gia tăng đáng kể. Đồng thời sự tương tác giữa khách hàng, nhà cung cấp và doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện. Quá trình tương tác cũng sẽ diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn và ít xung đột hơn.

Quản lý thông tin tốt hơn

Hầu hết các doanh nghiệp trước đây đều sử dụng nhiều hệ thống phần mềm trong cùng một tổ chức. Điều này có nghĩa là mỗi bộ phận có thể giữ riêng cho mình những nguồn thông tin quan trọng mà để chia sẻ với bộ phận khác bạn sẽ cần phải có sự đồng ý của người phụ trách bộ phận đó. Thông tin muốn được chia sẻ thành công cần trải qua nhiều bước, trước khi thực sự đến được tay người cần chúng.

Ví dụ, khách hàng có câu hỏi về quá trình thanh toán có thể sẽ không nhận được câu trả lời ngay lập tức vì họ đang gọi đến bộ phận chăm sóc khách hàng. Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ phải liên hệ với bộ phận kế toán hoặc bộ phận bán hàng để kiểm tra thông tin. Những việc như vậy sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP có thể giải quyết tốt vấn đề này, đồng thời gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với nhãn hàng hoặc doanh nghiệp, tránh những ảnh hưởng xấu đến doanh thu và thị phần của doanh nghiệp.

Đo lường hiệu suất tốt hơn

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP cho phép nhân viên ở tất cả các cấp độ từ nhân viên bán hàng cho đến giám đốc điều hành cấp cao đều có thể hiểu về quy trình vận hành cũng như nhiệm vụ của chính mình. Hệ thống sẽ đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách công bằng. Đây chính là động lực khiến nhân viên các bộ phận nỗ lực hơn để được ghi nhận đúng mức. Đồng thời người quản lý không nhất thiết phải có mặt để giám sát các hoạt động của nhân viên 24/24.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần cải tiến những điều kể trên, thì chắc chắn bạn cần đến hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP.

>>> Đọc thêm: Lợi ích khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP

Vậy câu hỏi thứ 2, và cũng là câu hỏi khá quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp đang có ý định triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP: “Doanh nghiệp của bạn cần chuẩn bị những gì trước khi triển khai OpenERP?”

Chúng ta hãy cùng xem xét một loạt các điều kiện để xem doanh nghiệp của bạn đã thực sự sẵn sàng hay chưa nhé!

Hiểu rằng phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP không giống nhau ở tất cả các doanh nghiệp

Như bạn biết, mỗi doanh nghiệp ở mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có một cơ cấu, mục tiêu và nhu cầu khác nhau. Chính vì vậy, mặc dù cùng mang tên gọi “hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP” nhưng các doanh nghiệp khác nhau không sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP giống nhau. OpenERP được tạo thành dựa trên nền tảng Odoo, với hơn 20 mô-đun chính và hơn 3000 mô-đun tùy chỉnh. Vì vậy, sự lựa chọn của bạn là vô cùng phong phú.

Doanh nghiệp Việt triển khai phần mềm OPENERP: Đã sẵn sàng chưa và cần chuẩn bị gì 02

Phần mềm OpenERP tích hợp nhiều mô-đun khác nhau, phù hợp với nhiều doanh nghiệp

Nhiều sự lựa chọn sẽ chỉ tốt trong trường hợp bạn thấu hiểu doanh nghiệp của chính mình, thấu hiểu nhu cầu thực sự trong quá trình triển khai vận hành một bộ máy.

Chính vì vậy, quá trình trao đổi bước đầu với nhà cung cấp được cho là quá trình quan trọng nhất, tránh việc doanh nghiệp lãng phí nhiều tiền vào một hệ thống không có giá trị sử dụng nhiều trong tương lai, tiết kiệm được tối đa thời gian triển khai và vận hành về sau này.

Chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP đáng tin cậy

Một nhà cung ứng đáng tin cậy là người không những chỉ ra cho bạn những ưu điểm khi bạn triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP mà còn phải cho bạn thấy rõ những khó khăn trong quá trình triển khai. Với OpenERP, nếu bạn không đủ kiên nhẫn, và không thực sự kiên trì, bạn sẽ dễ nản lòng và cảm thấy phần mềm này không đáp ứng được như cầu của bạn.

Một nhà cung ứng đáng tin cậy là người có thể giúp bạn giữ bí mật những quy trình, những công thức bí mật mà chỉ doanh nghiệp bạn mới sở hữu. Họ sẽ là người có thể đảm bảo không đem bán hoặc sử dụng nguồn data khách hàng quý giá mà phải mất rất nhiều năm doanh nghiệp của bạn mới có thể thu về được.

Mặc dù có cam kết trong hợp đồng, nhưng chắc chắn một nhà cung ứng phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP đáng tin cậy sẽ giúp bạn an tâm hơn.

Sẵn sàng trao cho nhà cung ứng tất cả tài liệu yêu cầu đề xuất

Thiết lập yêu cầu đề xuất thật chi tiết cụ thể đối với cả doanh nghiệp của bạn cũng như với nhà cung ứng phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP. Quá trình thiết lập này sẽ đem đến cho bạn cơ hội được nhìn lại vấn đề một cách tổng thể nhất, đào sâu vào nhu cầu của doanh nghiệp, để đảm bảo phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP bạn sắp sử dụng sẽ thực sự có hiệu quả.

Bạn phải liệt kê toàn bộ các thông tin vào cùng một bảng, sắp xếp lại cơ sở dữ liệu để có thể gửi đến nhà cung cấp, đây chính là nguyên nhân vì sao bạn cần phải tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Mở một cuộc trò chuyện thực sự với toàn bộ doanh nghiệp

Trước khi triển khai, bạn đừng quên rằng, bên cạnh bạn, những nhà cung ứng phần mềm cho bạn, thì nhân viên, trưởng các phòng ban chính là những người sau này sẽ thực sự sống chết cùng với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP. Vì vậy, một cuộc nói chuyện (nói chuyện chứ không phải thông báo) cởi mở chính là điều cần thiết để tập hợp được ý chí và sở nguyện chung của tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp, cùng đồng lòng nhất trí để có thể triển khai dự án thành công. Đồng thời cũng có thể xác định lại vai trò của từng cá nhân trong quá trình triển khai sau này.

Doanh nghiệp Việt triển khai phần mềm OPENERP: Đã sẵn sàng chưa và cần chuẩn bị gì 03

Phần mềm mã nguồn mở OpenERP được đánh giá hiệu quả vượt trội hơn phần mềm mã nguồn đóng

Nhận thức được toàn bộ những lợi ích cũng như khó khăn tiềm ẩn

Trước khi chính thức bắt tay vào việc lên kế hoạch triển khai, chủ doanh nghiệp và các trưởng bộ phận cần phải làm việc với nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP để có thể nhận thức được đầy đủ những lợi ích cũng như khó khăn tiềm ẩn mà doanh nghiệp có thể đối mặt. Việc này sẽ giúp những người tham gia trực tiếp vào quá trình có thể chuẩn bị cho mình một tâm thế tốt nhất. Đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt, việc này sẽ giúp bạn hiểu nhanh hơn các vấn đề, đặc biệt khi bạn không phải là người trong ngành công nghệ thông tin.

>>> Đọc thêm: Những khó khăn khi doanh nghiệp triển khai OpenERP

Sẵn sàng chấp nhận các thay đổi

Việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP có thể khiến doanh nghiệp phải thay đổi hoặc sắp xếp lại nhân sự, quy trình một chút để thích ứng với hệ thống triển khai. Việc thay đổi này thường sẽ không tránh khỏi, vì vậy, các doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng. Cũng lưu ý thêm rằng, doanh nghiệp không nên thay đổi quá nhiều hoặc toàn bộ để có thể thích ứng với phần mềm. Việc này có thể làm đảo lộn trật tự của doanh nghiệp từ trước đến nay, ảnh hưởng đến quá trình vận hành, doanh thu của doanh nghiệp.

Chuẩn bị tài chính sẵn sàng

Như bạn đã biết, một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP đầy đủ có thể tiêu tốn của bạn rất nhiều tiền bạc. Tuy nhiên, nó là một khoản nhất định phải chi để có thể đổi về doanh thu cao hơn và vị trí vững chắc hơn trên thị trường. Chính vì vậy, doanh nghiệp của bạn cần cân nhắc kỹ để có thể đưa đến kết luận và chuẩn bị sẵn sàng một nguồn tài chính để triển khai.

Và bây giờ, nếu bạn đã sẵn sàng cho việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP, hãy hành động ngay lập tức, liên hệ với nhà cung cấp để thảo luận các vấn đề về hợp đồng, chi phí. Chắc chắn với những chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ sớm thu được thành công với phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất trên thế giới OpenERP.

ERPViet luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt quá trình triển khai OpenERP.
Đăng ký dùng thử phần mềm: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/
LIÊN HỆ VỚI ERPVIET ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN DỊCH VỤ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT

ERPViet