Các cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ - Nên chọn cách quản lý nào?

Có nhiều cách khác nhau để quản lý chuỗi cửa hàng. Đâu là cách quản lý hiệu quả nhất? Hãy cùng phân tích các cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ để tìm ra câu trả lời. Hiện nay, cách quản lý chuỗi cửa hàng phổ biến nhất gồm có: Quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng Excel, quản lý bằng phần mềm offline và quản lý chuỗi bằng phần mềm online.

4 cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ phổ biến

Cách 1: Quản lý chuỗi cửa hàng bằng sổ sách

Sử dụng sổ sách để quản lý cửa hàng là cách phổ biến, được sử dụng từ lâu. Hiện nay, nhiều cửa hàng bán lẻ với quy mô nhỏ vẫn đang sử dụng cách này. Chi tiết các mặt hàng nhập, thu chi, doanh số sẽ được ghi chép lại. Cách quản lý bán hàng bằng sổ sách yêu cầu tính tỉ mỉ, cẩn thận để tránh sai sót.

Ưu điểm của quản lý bằng sổ sách

• Không tốn nhiều chi phí đầu tư quản lý, vận hành

• Linh hoạt, dễ chỉnh sửa

Nhược điểm khi quản lý bằng sổ sách

• Dễ sai sót, thất thoát

• Mất thời gian thu thập và quản lý dữ liệu

• Khó tổng hợp báo cáo

• Lưu trữ thông tin khó khăn

• Bảo mật thông tin kém

Với đặc điểm này, cách quản lý bằng sổ sách chỉ hợp với cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh cá nhân, gia đình.

Xem thêm: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa hiệu quả bằng phần mềm tốt nhất

Cách 2: Quản lý chuỗi bán lẻ bằng Excel

Excel là phần mềm được nhiều cửa hàng sử dụng. Excel có giao diện đơn giản và rất phổ biến. Hơn nữa, có thể sử dụng excel trên nhiều thiết bị. 

Ưu điểm của cách quản lý bán lẻ bằng excel

• Dễ dàng tạo/chỉnh sửa các file quản lý dữ liệu

• Lưu trữ dữ liệu nhanh gọn hơn cách thủ công bằng giấy tờ

• Việc tổng hợp báo cáo sẽ đơn giản nếu am hiểu phần mềm

Nhược điểm của quản lý bằng excel

• Excel không thực sự dễ dùng. Muốn quản lý hiệu quả cần phải có kiến thức về excel

• Nhà quản lý không thể phân quyền cho nhân viên trên excel. File dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, rất thiếu chuyên nghiệp và thiếu bảo mật

• Excel không phải là một hệ thống, nó không tích hợp được với các phần mềm quản lý khác. Tính đồng bộ dữ liệu không có

Quản lý bằng excel hợp với các cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng có kiến thức nhất định về excel.


Xem thêm: Bí quyết giúp nhân viên chủ động sử dụng hệ thống CRM hiệu quả

Cách 3: Quản lý chuỗi bán lẻ bằng phần mềm offline

Quản lý chuỗi bán lẻ bằng phần mềm offline rất phổ biến hiện nay. Đây là công cụ tiện ích cho các chuỗi cửa hàng. Phần mềm có khá nhiều tiện ích như: quản lý hoạt động bán hàng, quản lý nhập hàng, khách hàng, nhân viên,...

Ưu điểm của cách quản lý chuỗi cửa hàng bằng phần mềm offline

• Cập nhật, lưu trữ dữ liệu bán hàng đơn giản và thuận tiện hơn, giảm thao tác thủ công

• Dữ liệu được tổng hợp thành báo cáo, dễ theo dõi doanh thu, chi phí

• Quản lý offline không phụ thuộc vào mạng internet, có thể nhập dữ liệu khi offline

• Tính bảo mật cao hơn, có khả năng phân quyền cơ bản cho nhân viên

Nhược điểm của quản lý chuỗi bán lẻ bằng phần mềm offline

• Nếu sử dụng để quản lý chuỗi, cần có kết nối internet để gửi/đồng bộ dữ liệu

• Vấn đề bảo mật dữ liệu không thực sự cao

• Tính năng của phần mềm còn nhiều hạn chế, thiếu sự đồng bộ, tập trung dữ liệu

• Nhà quản trị nắm thông tin chậm, dẫn tới nắm bắt xu hướng chậm, chậm ra các quyết định, chiến lược quan trọng để phát triển chuỗi cửa hàng

Quản lý bằng phần mềm offline hợp với chuỗi cửa hàng quy mô nhỏ hoặc các cửa hàng nhỏ lẻ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý hệ thống nhà phân phối tốt nhất 2022

Cách 4: Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ bằng phần mềm online

Các chuỗi cửa hàng lớn, chuyên nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm online để quản lý. Phần mềm online có rất nhiều ưu điểm, do đó, các chuỗi bán lẻ lớn đều sử dụng.

Ưu điểm của cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ bằng phần mềm online

• Cách quản lý chuỗi cửa hàng sử dụng phần mềm online khắc phục được mọi nhược điểm của các cách quản lý phía trên.

• Quản lý mọi hoạt động kinh doanh theo cách hiệu quả, tránh sai sót, thất thoát

• Bên cạnh đó, chuỗi cửa hàng có thể quản lý kho hàng, quản lý tài chính, nhân sự tốt hơn.

• Giải phóng sức lao động, thay thế nhiều bước quản lý thủ công. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

• Có thể phân quyền sử dụng, tính bảo mật cao, truy cứu trách nhiệm rõ ràng, nâng cao tự giác, tính trung thực và năng suất làm việc của nhân viên,

• Phần mềm quản lý online chuyên nghiệp còn có thể tích hợp với thương mại điện tử, quản lý dữ liệu tập trung.

• Báo cáo mọi thông tin nhanh chóng, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt, kịp thời đưa ra các quyết định quan trọng.

Nhược điểm của quản lý chuỗi bán lẻ bằng phần mềm online

• Chi phí đầu tư cao hơn so với các cách quản lý khác

• Cần có kiến thức, kinh nghiệm để lựa chọn phần mềm quản lý online phù hợp, hiệu quả

Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ sử dụng phần mềm online rất hợp với các chuỗi nhà hàng lớn, hoặc các chuỗi bán lẻ đi theo hướng chuyên nghiệp.
Xem thêm: Bảng giá phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu? Phần mềm quản lý erpviet

Kinh nghiệm quản lý chuỗi bán lẻ hiệu quả

1. Quản lý các hoạt động bán hàng tại cửa hàng bán lẻ

Khó khăn trong quản lý bán hàng của chuỗi cửa hàng là gì?

• Khó kiểm soát việc tạo đơn hàng, báo giá

• Khó kiểm soát doanh số, thống kê, báo cáo

• Thanh toán khó khăn, giảm trải nghiệm khách hàng

• Lo lắng vấn đề trung thực của nhân viên

• Sai sót trong nhập dữ liệu bán hàng

Giải pháp quản lý chuỗi bán lẻ trong khâu bán hàng: Sử dụng phần mềm

• Sử dụng phần mềm bán hàng phù hợp với nghiệp vụ: Phần mềm có quy trình bán hàng rõ ràng. Lưu mọi thao tác tạo/sửa/xóa/in hoá đơn của nhân viên bán hàng.

• Tích hợp công cụ thông minh: Máy quét mã vạch, máy in hoá đơn, máy POS, QR code,...

• Tự động lưu trữ, tổng hợp báo cáo, gửi dữ liệu về hệ thống quản lý trung tâm.

→ Giảm thao tác thủ công, phục vụ nhiều khách hàng hơn, tăng doanh số, tăng trải nghiệm khách hàng. Phần mềm quản lý tăng trách nhiệm, sự chủ động của nhân viên trong ca làm việc. Tránh thất thoát, sai sót.

2. Quản lý và lưu chuyển hàng hóa trong chuỗi bán lẻ

Có những khó khăn gì trong quản lý hàng hoá chuỗi bán lẻ?

• Xuất nhập kho khó khăn, nhiều thủ tục, thao tác

• Số liệu tồn kho không chính xác

• Mất nhiều thời gian kiểm đếm

• Hàng hoá hư hại, thất thoát

• Lưu chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh chậm

Giải quyết vấn đề quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý

• Phần mềm tích hợp thiết bị nhập liệu, kiểm đếm thông minh: Barcode, QRcode,...

• Quản lý thông tin sản phẩm, vị trí hàng hoá.

• Truy xuất thông tin tồn kho nhanh → xuất nhập kho nhanh → lưu chuyển hàng hóa nhanh chóng, linh hoạt.

→ Giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức. Tăng năng suất lao động. Hàng hoá lưu chuyển linh hoạt, tránh tồn kho và hư hại.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý chuỗi siêu thị tốt nhất và phổ biến nhất

3. Quản lý tài chính trong chuỗi cửa hàng bán lẻ

Khó khăn doanh nghiệp bán lẻ gặp phải về tài chính là gì?

• Khó quản lý dòng tiền và quản lý nguồn vốn

• Cập nhật các báo cáo doanh thu, tính lãi lỗ chậm

• Không tối ưu hoá được lợi nhuận và tái đầu tư chậm hoặc đầu tư sai chỗ

Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ sẽ giúp ích điều gì?

• Báo cáo doanh thu nhanh chóng, theo thời gian thực

• Xuất các báo cáo tài chính nhanh chóng, nhà quản trị nắm bắt thông tin nhanh

→ Giảm thời gian tính toán lợi nhuận, xác định được nhu cầu thị trường, đưa ra các dự đoán xu hướng và chiến lược đầu tư.

4. Kinh nghiệm gia tăng doanh số từ chăm sóc khách hàng

Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cũ bỏ lỡ khách hàng như thế nào?

• Quản lý data khách hàng lẻ tẻ, rời rạc, thiếu thông tin

• Không có cách phân loại đối tượng, khiến việc chăm sóc không hiệu quả

• Không có chiến lược chăm sóc khách hàng

• Bỏ lỡ khách hàng cũ tiềm năng do không hiểu khách hàng

Quản lý chuỗi bằng phần mềm sẽ giải quyết các vấn đề này

• Nhập và lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, đồng bộ, tập trung

• Hỗ trợ phân nhóm đối tượng khách hàng

• Đánh dấu tiến trình chăm sóc cho từng khách hàng cụ thể

→ Hiểu khách hàng, có chiến lược chăm sóc phù hợp với từng đối tượng khách hàng cụ thể, theo dõi quá trình chăm sóc → Tỷ lệ khách hàng quay trở lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ tăng → Tăng doanh số bán hàng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ - Thay đổi hay giậm chân tại chỗ?

Như vậy, các cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ trên đây đang được sử dụng phổ biến. Trong đó, quản lý chuỗi bán lẻ sử dụng phần mềm online đang là giải pháp hiệu quả nhất dành cho các chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp. Hãy liên hệ tới chuyên gia công nghệ thông tin, chuyển đổi số để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp bán lẻ.

Hotline: 0936 468 469

Website: https://erpviet.vn