Hai doanh nghiệp cùng triển khai ERP nhưng nhận về hai mức chi phí chênh nhau rất xa, điều này không có gì lạ. Chi phí triển khai ERP không phải một con số cố định mà là kết quả của nhiều biến số, từ việc doanh nghiệp lớn hay nhỏ, cần bao nhiêu phân hệ, có phải tùy chỉnh hay không, cho đến cách nhà cung cấp tính phí license và hỗ trợ. Nếu có yêu cầu phát triển thêm tính năng riêng, chi phí phát triển phần mềm cũng là một biến số cần tính ngay từ đầu. Hiểu rõ từng yếu tố giúp doanh nghiệp biết khoản nào có thể kiểm soát, khoản nào cần đàm phán và khoản nào nên đặt kế hoạch dự phòng. Bài viết dưới đây điểm qua 9 yếu tố hàng đầu và cách mỗi yếu tố tác động đến ngân sách ERP của bạn.
Quy mô quyết định khối lượng công việc của dự án: số nhân sự, số phòng ban, chi nhánh, kho, pháp nhân, lượng giao dịch hằng ngày và lượng dữ liệu cần chuyển sang hệ thống mới. Doanh nghiệp càng lớn thì càng nhiều đối tượng cần khảo sát, cấu hình, phân quyền và đào tạo, nên chi phí dịch vụ tăng theo, thường nhanh hơn chi phí phần mềm.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn giải pháp đóng gói hoặc trên đám mây, trả theo tháng hoặc theo năm để giảm vốn đầu tư ban đầu. Doanh nghiệp lớn thường chia dự án thành nhiều giai đoạn, như ERPViet từng khởi động triển khai chuyển đổi số giai đoạn 3 cho CTCP Thống Nhất Hà Nội, để phân bổ ngân sách theo thời gian.
Số phân hệ và chiều sâu chức năng là yếu tố dễ thấy nhất trong báo giá. ERPViet gồm nhiều phân hệ như bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, CRM, tài chính kế toán, nhân sự và dự án. Mỗi phân hệ thêm vào làm tăng phí sử dụng nếu giá tính theo ứng dụng, đồng thời tăng công khảo sát, cấu hình và đào tạo.
Chiều sâu chức năng cũng khác nhau theo loại hình doanh nghiệp: sản xuất cần thêm định mức nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và kiểm soát chất lượng, trong khi thương mại hay dịch vụ tập trung vào bán hàng, kho và chăm sóc khách hàng. Cách hợp lý là bắt đầu bằng những phân hệ thật sự cần thiết rồi mở rộng dần. Bạn có thể tham khảo giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất và giải pháp ERP cho doanh nghiệp phân phối để so sánh phạm vi.
Xem thêm: Giới thiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet
Tùy chỉnh chính là phần chi phí phát triển phần mềm trong dự án ERP: báo cáo riêng, biểu mẫu riêng, luồng phê duyệt riêng hay tính năng mà chức năng chuẩn chưa đáp ứng. Các hệ thống ERP viết theo yêu cầu thường có giá khá cao, và tùy chỉnh nhiều cũng làm thời gian triển khai kéo dài. Chi phí còn tiếp diễn về sau, vì mỗi lần nâng cấp phiên bản đều phải kiểm tra lại các phần đã sửa. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu và bài Lập trình ERP là gì? Tầm quan trọng và các yếu tố cần lưu ý.
Tích hợp là chi phí kết nối ERP với các hệ thống như POS, thương mại điện tử, hóa đơn điện tử hay ngân hàng. Mức độ khó phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài: nếu API không được chuẩn hóa hoặc hệ thống cũ thiếu đồng bộ, công sức tích hợp sẽ tăng. Ở ERPViet, phân hệ kế toán có thể đồng bộ với hóa đơn điện tử và hỗ trợ import sổ phụ ngân hàng, nên doanh nghiệp nên liệt kê đầy đủ các điểm kết nối cần thiết trước khi chốt giá.
Xem thêm: Phần mềm quản lý ngân hàng điện tử
Theo thông tin ERPViet công bố, giá phần mềm tăng theo số lượng người dùng, bên cạnh số lượng ứng dụng được sử dụng. Đây là cách tính phổ biến ở nhiều nhà cung cấp, với mô hình thuê bao theo tháng hoặc theo năm thì khoản phí này lặp lại và cộng dồn theo thời gian.
Số người dùng còn kéo theo chi phí gián tiếp như đào tạo, phân quyền và hỗ trợ. Vì vậy doanh nghiệp nên phân biệt nhóm người dùng thao tác thường xuyên với nhóm chỉ xem báo cáo hoặc phê duyệt, rồi hỏi nhà cung cấp cách tính phù hợp cho từng nhóm. Bạn có thể xem báo giá ERPViet để hình dung cách giá được trình bày theo tháng.
Phương pháp triển khai có hai tầng. Tầng thứ nhất là mô hình hạ tầng: On-premise cần máy chủ, license cơ sở dữ liệu và nhân sự IT vận hành nên chi phí dồn vào giai đoạn đầu; Cloud không cần đầu tư phần cứng nên chi phí ban đầu thấp hơn, đổi lại là phí thuê bao định kỳ; Hybrid kết hợp cả hai. Tầng thứ hai là cách thực hiện: triển khai đồng loạt hay từng giai đoạn, tự làm hay giao cho nhà cung cấp.
Triển khai theo giai đoạn thường giúp chia nhỏ ngân sách và giảm rủi ro, còn triển khai đồng loạt có thể rút ngắn thời gian nhưng rủi ro tập trung hơn. ERPViet có dịch vụ cho thuê Cloud ERP cho doanh nghiệp không muốn tự vận hành máy chủ, và dịch vụ triển khai trọn gói cho doanh nghiệp muốn có một đầu mối từ khảo sát đến vận hành.
Phí license là khoản trả để được quyền sử dụng phần mềm, có thể tính theo người dùng, theo module hoặc theo gói, trả một lần hoặc thuê bao định kỳ. Với ERP của nước ngoài, doanh nghiệp thường phải trả thêm phí tư vấn cùng tiền bản quyền, nên tổng chi phí cần được tính trên toàn bộ các khoản này, không chỉ riêng giá phần mềm.
Khi so sánh, doanh nghiệp nên hỏi rõ cách tính (theo tên người dùng hay đồng thời), chi phí khi thêm module, điều kiện gia hạn, quyền nâng cấp và mức trần tăng giá hằng năm. ERPViet giới thiệu lợi thế là không cần mua bản quyền và doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào đơn vị cung ứng phần mềm, điều giúp kế hoạch chi phí dài hạn dễ dự đoán hơn.
Dự án càng kéo dài thì chi phí càng tăng, vì phí tư vấn thường tính theo công, nhân viên nội bộ phải tham gia lâu hơn và việc chạy song song hệ thống cũ với hệ thống mới tiếp tục tốn kém. Ngược lại, đẩy tiến độ quá gấp cũng có thể đòi hỏi huy động thêm nhân lực cùng lúc.
Những nguyên nhân thường làm dự án chậm gồm khảo sát sơ sài, dữ liệu chưa được làm sạch, yêu cầu thay đổi liên tục và thiếu người dùng chủ chốt tham gia. Chuẩn bị kỹ ở giai đoạn đầu, chốt phạm vi rõ ràng và có đầu mối chịu trách nhiệm là cách hiệu quả nhất để giữ tiến độ trong ngân sách. Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử ERPViet để bộ phận nghiệp vụ chốt yêu cầu sớm hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất ERPViet
Nhà cung cấp ảnh hưởng đến chi phí qua mô hình giá (bản quyền hay thuê bao), phạm vi module có sẵn, quy mô đội ngũ triển khai và chất lượng hỗ trợ. Sản phẩm phổ biến thường có nhiều tài liệu và nhiều đơn vị tư vấn quen thuộc, nhưng phổ biến không đồng nghĩa với phù hợp: một sản phẩm quá rộng so với nhu cầu có thể làm doanh nghiệp trả cho những chức năng không dùng đến.
Khi chọn nhà cung cấp, nên xem kinh nghiệm trong cùng ngành, dự án tham chiếu, mức độ phụ thuộc về sau và khả năng hỗ trợ sau triển khai. ERPViet là giải pháp của IZISolution, từng đạt Giải thưởng Sao Khuê, có trang báo giá công khai và cho phép dùng thử, giúp doanh nghiệp đánh giá trước khi quyết định. Bạn có thể xem thêm bài ERP và dịch vụ thuê ngoài (Outsourcing) để hiểu thêm các hình thức hợp tác.
Bảo trì gồm cập nhật phiên bản, sửa lỗi, hỗ trợ người dùng, sao lưu và giám sát hệ thống. Với phần mềm mua bản quyền, phí bảo trì thường tính hằng năm. Với mô hình tự vận hành On-premise, doanh nghiệp còn phải chịu chi phí hạ tầng và nhân sự IT, còn với Cloud, một phần các công việc này đã nằm trong phí thuê bao.
Phần tùy chỉnh càng nhiều thì bảo trì càng tốn, vì mỗi lần nâng cấp phải kiểm tra lại. Doanh nghiệp nên làm rõ phạm vi hỗ trợ, thời gian phản hồi và cách tính phí khi ký hợp đồng, đồng thời thương lượng trần tăng giá hằng năm. Trong dịch vụ Cloud ERP, ERPViet nêu lộ trình có hỗ trợ triển khai trực tuyến 24/7, là điểm đáng đưa vào bảng so sánh các đề xuất.
Chi phí triển khai ERP chịu tác động của cả yếu tố doanh nghiệp (quy mô, số người dùng, phạm vi) lẫn yếu tố giải pháp (tùy chỉnh, license, phương pháp, nhà cung cấp) và yếu tố thời gian (tiến độ, bảo trì). Doanh nghiệp càng hiểu rõ từng yếu tố thì càng dễ so sánh báo giá, đặt ngân sách thực tế và tránh các khoản phát sinh ngoài dự kiến.
Nếu bạn đang cần ước tính chi phí cho dự án của mình, hãy xem báo giá ERPViet, đăng ký dùng thử hoặc liên hệ đội ngũ ERPViet để được tư vấn theo hiện trạng doanh nghiệp.
| ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI ERPVIET |
| Chuyển đổi số doanh nghiệp với giải pháp công nghệ của IZISolution! Đăng ký ngay để nhận sự tư vấn chuyên sâu, đội ngũ chuyên gia tận tâm của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và khám phá những cơ hội đầy tiềm năng trong thế giới số. ĐĂNG KÝ NGAY |
Văn phòng Hà Nội: Tầng 7, Tòa nhà Hoàng Ngọc, Số 4, Ngõ 82, Phố Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
[email protected]
0936 468 469
